一、高職院校檔案管理的重要性

(一)高職院校檔案管理是其評估工作順利開展的有力支持

高職院校的評估是針對某個特定階段，對其在建設中存在的問題和取得的成就進行鑒定與評價。通過對現狀的評估，高職院校能夠及時的發現建設中存在的問題，找到這些問題的源頭，這樣既可以避免問題的惡化，又可以保證院校各項工作能夠健康順利的開展。高職院校檔案管理是其評估工作的一個重要內容，檔案管理工作的好壞直接影響著高職院校評估結果的好壞。

(二)檔案管理資料是高職院校教學科研的鮮活教材

高職院校作為我國職業教育的主力軍，承擔著為社會培養高層次技術人才的使命，教學任務是其主要任務之一。高職院校除了教學之外，科研工作也是其不可或缺的一項重要的建設內容。因此，高職院校的教學、科研工作始終伴隨著院校的建設發展，它們是以自我創新引領高職院校始終處在時代前沿的保證。高職院校檔案管理可以將現有的教學科研成果收集整理，作為將來進一步改善提高教學科研水平的基礎性材料，這些檔案管理資料無疑是高職院校教學科研的鮮活教材。

二、高職院校檔案管理中存在的問題

檔案工作意義重大，它影響著高職院校的發展步伐和建設水平，同時對于教師的教學和學生的學習也起著不可忽視的作用。因此，在高職院校快速的發展道路上，檔案管理發揮了重要的作用，但是隨著時代的發展，高職院校檔案管理中存在著不少的問題。

(一)高職院校對檔案工作不夠重視

改革開放以來，隨著我國對專業技術人才需求的不斷增加，高等職業教育也隨之快速發展。目前，我國高職院校一直處于規模不斷擴張、招生數量連年攀升的態勢。生源數量的增加又造成了高職院校校舍和教學資源的緊張。為此，高職院校在校園基礎設施、教學儀器設備、師資力量等方面加大了建設力度。而對于檔案工作這種見效慢、產出效果不明顯的工作卻沒有得到應有的重視。由于領導重視不夠，使得高職院校的檔案管理工作難以繼續向前推進。

(二)高職院校對檔案管理工作經費投入不足

檔案管理需要有一支具有專業技術水平的工作人員負責檔案的日常管理。而高職院校經費投入的不足，導致檔案管理工作的嚴重滯后，主要表現在高職院校檔案管理基礎設施薄弱、技術水平落后、人員配備不足、管理方法落后、質量不高、成效不明顯等方面。

(三)檔案管理工作人員的專業性不強

我國的高職院校大多是從以前的中職中專發展而來，檔案管理也是承接以前的體制。在管理人員的配備上，高職院校一直是將那些臨近退休、無力承當教學任務的老教師安排在檔案管理工作崗位上，或者是院校為了吸引高層次人才而承諾的幫助解決配偶工作問題，將其配偶安排在檔案管理工作崗位上。這些檔案管理人員有一個共同特征是，缺乏專業系統的檔案學理論學習與實踐的鍛煉，他們的知識背景與當下的檔案管理工作的專業性和技術性形成鮮明的矛盾，制約著檔案管理工作的規范和質量的提升。

(四)對檔案管理的價值認識不足

檔案是一些有價值的歷史資料，所謂價值就是指這些資料對于現在和將來的工作仍然具有指導意義和參考價值。如果不充分利用，那么這些價值也就蕩然無存。檔案束之高閣只是一堆廢紙。出現這種情況的原因主要有兩個方面:一是高職院校檔案管理人員沒有意識到檔案的重要性，沒有對檔案進行規范整理，建立全面的檔案目錄，以至于檔案需要者無法查到需要的檔案，而造成的供需矛盾;二是高職院校廣大師生對于檔案的價值認識不足，沒有查閱檔案的觀念和習慣。這兩種情況導致了高職院校檔案管理的開發利用工作的長期落后。

三、高職院校創新檔案管理機制的措施

檔案工作是一項基礎性、服務性很強的工作，針對目前高職院校檔案管理工作中存在的問題，為加強檔案管理工作，充分發揮檔案在教學、科研、管理工作中的作用，我們應從以下幾個方面的創新檔案管理工作機制。

(一)加強高職院校的檔案管理制度創新

制度創新是高職院校檔案管理工作贏得新的發展的前提。建立完善的檔案管理工作制度有利于推進檔案管理工作的規范性。目前造成高職院校檔案管理工作效率低下、質量不高的原因在于其檔案管理責任制度和激勵制度的缺失。大多數高職院校都將精力和時間集中在招生和校區與專業的擴建上，以至于荒廢了檔案管理工作的制度建設，使得檔案管理工作責任落實不明確。檔案館藏對于檔案的分類工作、整理工作都是由當班的工作人員共同完成，而完成的質量如何?事后如果出現問題誰來負責?這些責任劃分極不明確，甚至無從談起。而且工作人員對于檔案的維護管理都是誰值班誰負責，換班時沒有規范的交接手續，這種制度的最大弊端就是檔案的遺失、殘缺、損壞現象找不到責任人。工作中出現了疏漏也不用承擔責任，這導致了工作人員責任心的缺失［6］。檔案管理工作激勵機制的缺失主要表現在對檔案管理工作不被重視，缺乏一系列的檔案管理工作考評機制和評價條例，使得檔案工作人員的工作得不到應有的認可，使他們喪失了工作的積極性和熱情。因此，完善高職院校的檔案管理機制，應當首先建立明確的責任制度和激勵制度。

(二)建立完善的檔案收集工作機制

檔案的收集是檔案管理的第一個環節，檔案收集工作的質量決定著其整理、歸類、保管、查閱的工作質量。檔案并不是檔案機構自己形成的，而是在長期不斷地檔案收集中形成的。做好檔案收集工作可以從以下三個方面著手:一是嚴格執行檔案歸檔制度。二是加強對零散文檔收集的制度的建設。一些散落在外的文檔仍然有其重要的檔案價值。這些檔案一般都是由于工作人員的疏忽和檔案收集制度的規范性不高造成的，為此應當有針對性的建立檔案收集制度，以制度建設確保檔案的完整性。三是加強對檔案材料的回收工作。檔案收集不僅僅是檔案管理人員的事情，而且也是全校師生必須共同承擔的事情。當前，高職院校的一些師生缺乏檔案材料的保管意識，有些職能部門和教師在借閱檔案材料后缺乏及時歸還的意識，而有些檔案管理工作人員也缺乏工作的責任心，導致不少外借的檔案材料被損壞或遺失，致使有些檔案材料殘缺不全，給學校的檔案管理帶來了很大的弊端。因此，在建立完善的檔案管理機制的同時，必須注重和規范檔案的外借與回收機制建設。

(三)嚴格遵循檔案管理的工作程序

在檔案的收集過程中，應當保證文件材料的完整，對待需要長期保管的文件材料尤其要注重其完整性。例如對公文文檔的收集與保存，每份文件的原件與附件、原件與印件、請示與批復、原件與轉發文件、同一份文件的不同文字表達等材料的收集都要按照嚴格程序進行收集、整理、歸類、收藏、保管。另外，歸檔文件的完整性應當體現于保管利用的便捷性之中。首先，檔案工作人員要嚴格執行歸檔工作的各項要求，完整收集歸檔現有的文件。其次，檔案工作人員要及時關注文件形成過程中的各種情況，要有責任和義務對成為檔案之前的文件中存在格式錯誤，書寫錯誤等問題向有關人員提出意見，以規范文件的管理和提高檔案的質量，在整理檔案過程中應將收集到的各種文件進行分類、編排形成檔案體系。

(四)處理好檔案保管與利用之間的關系

整理檔案的復雜性一方面在于要保持檔案之間相互聯系性，另一方面要注重檔案的保管與利用。目前高職院校的檔案管理工作不能很好的將檔案之間的聯系性與檔案的實際利用價值有機的統一起來，往往是兼顧檔案的聯系性卻忽視了檔案的實際利用價值，而兼顧了檔案實際利用價值卻又能忽視檔案之間的聯系性。例如高職院校舉辦的某次大型學術研討會，會上產生了書面材料，影音資料和各種圖片資料等，這些資料因為形式的不同而在歸檔時必然會被分開，這就割裂了文件之間的內在聯系性。但是這卻十分有利于檔案的歸類與整理。諸如此類的矛盾在檔案的收集與整理中屢見不鮮。面對此種矛盾我們應當首先要以檔案的保管為重，因為檔案工作的首要職能就是保證檔案材料的安全性和完整性。只有這些檔案能夠被完整的保存下來，檔案的開發利用工作才能夠順利開展。因此在面對保管與有效利用發生矛盾的時候，檔案管理應當將檔案的保管放在首位。同時，尋求能夠實現二者兼顧檔案管理模式。例如在針對某研討會形成的各種不同形式的檔案材料時，我們首先應當保證這些檔案的安全和完整。聲像資料應當與書面資料分開保管，利用專業的技術對其進行專門的維護和保管。同時將這些有著很強的內在聯系和互補性的聲像資料與書面資料放在一起保管以便查閱。為實現兩種功能的兼顧，應當成立嘗試建立專門的索引目錄，在書面紙質檔案索引后面注釋好與之有聯系的聲像資料的位置，這樣便可以兼顧各種形式檔案保管的內在聯系性和完整性。

(五)加強檔案管理人員素質的提高

從某種程度上說，檔案工作是一項著眼于長遠、造福子孫的工作，這也就注定了檔案管理工作的效應的潛在性與長遠性。加強檔案管理人員的素質和思想覺悟對于提升高職院校的檔案管理工作非常重要。檔案管理工作不但復雜繁瑣而且責任重大，稍有不慎就可能造成一些珍貴檔案的遺失。在檔案的收集與整理過程中尤其需要檔案管理人員的認真、細致與耐心。檔案管理人員的綜合素質是檔案事業創新與發展的關鍵。一方面，高職院校要制定檔案管理人才培養計劃，為檔案人員提供必要的業務學習和培訓機會，并建立一支精通檔案專業知識、熟悉計算機網絡技術、高素質、相對穩定的檔案人員隊伍。另一方面，高職院校要加強對檔案管理人員繼續教育的支持力度，使在崗的檔案管理人員及時了解和掌握檔案事業發展的新知識、新動向，提高他們的整體素質;要切實提高檔案人員的待遇，解決他們的后顧之憂，激勵他們愛崗敬業開拓進取、樂于奉獻。同時，高職院校要制定相應的政策，吸引一批年輕優秀的檔案專業人才補充到學校檔案管理隊伍中來，提高檔案管理工作人員的整體業務水平和工作效率。

本文作者：李彤 單位：柳州城市職業學院