一、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理特點(diǎn)

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式和手段等，受限與當(dāng)時的技術(shù)，主要是手工的方式進(jìn)行檔案的整理和利用等各種工作，對于紙質(zhì)檔案的保存和保護(hù)等工作都是用傳統(tǒng)的物理和化學(xué)技術(shù)進(jìn)行，在紙質(zhì)檔案管理工作的后期，雖然采用了一些計(jì)算機(jī)等進(jìn)行輔助的管理，但是由于當(dāng)時的計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)還都不發(fā)達(dá)，因此當(dāng)時的計(jì)算機(jī)輔助對檔案的管理功能都比較單一，對于檔案管理技術(shù)的研究等也都是以紙制的檔案管理為主，圍繞紙質(zhì)實(shí)體檔案的整理和保管等進(jìn)行研究，由于我國的歷史悠久，對于傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理也有很長的歷史，因此很多研究都是基礎(chǔ)我國傳統(tǒng)歷史中對檔案管理經(jīng)驗(yàn)和改進(jìn)，值得注意的是，由于歷史學(xué)家研究歷史和編寫一些歷史文獻(xiàn)的需要，對歷史檔案進(jìn)行了簡單的分類和整理方法進(jìn)行了研究，可以說我國對檔案管理進(jìn)行專門研究從20世紀(jì)20年代左右就開始了，只是當(dāng)時的對檔案管理的研究比較粗淺，而且對前人檔案管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)性較強(qiáng)，到了20世紀(jì)40年代左右，我國出現(xiàn)了一些檔案管理學(xué)的著作，這些注重也標(biāo)志著我國檔案管理學(xué)的開始，但是這一時期的檔案管理研究也有一些局限性，主要表現(xiàn)在研究都是關(guān)于檔案管理的方法，而對檔案的分類管理和一些管理的深層理論等涉及較少，在新中國成立以后，檔案管理學(xué)才開始真正成為一個獨(dú)立的科學(xué)，隨后檔案管理的理論等都得到了快速的發(fā)展，檔案管理的研究更加符合實(shí)際檔案管理工作，但是這一時期檔案管理的案件也局限在檔案的分類、排架和保存等。

二、數(shù)字化信息檔案管理的特點(diǎn)

從20世紀(jì)80年代開始，我國的系統(tǒng)論、信息論和控制論等理論開始發(fā)展，同時，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫等基礎(chǔ)設(shè)施也快速發(fā)展，這些都給檔案管理工作提供了理論和實(shí)際的基礎(chǔ)，通過這些理論和技術(shù)的使用，檔案管理進(jìn)行了革命性的發(fā)展，檔案中的內(nèi)容開始脫離紙質(zhì)的載體，檔案中的信息更加概念化，直接對檔案信息進(jìn)行管理和利用。

1.數(shù)字化信息檔案管理的內(nèi)容。在這一階段中，對檔案的管理已經(jīng)不在是紙質(zhì)檔案的管理，對檔案中信息的利用也不局限于檔案中內(nèi)容的需要，更多的是對深層檔案信息的查詢等利用，這一階段對檔案管理的內(nèi)容也從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時的六個環(huán)節(jié)變成八個環(huán)節(jié)，多出了檔案的檢索和編研兩個環(huán)節(jié)，到了20世紀(jì)末，對數(shù)字化的檔案管理已經(jīng)有了簡單的整理、深入檢索、優(yōu)化利用等概念，在2000年的12月，我國檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》，對我國的檔案管理工作提供了法律上的規(guī)范，其中規(guī)定了文書檔案實(shí)行了卷改件原則，各方面的因素都導(dǎo)致傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理在全部檔案管理中的比例越來越小，而在檔案管理工作中對檔案中內(nèi)容的開放和利用越來越受到重視，對檔案的編研工作開始向服務(wù)社會方向轉(zhuǎn)變。

2.數(shù)字化信息方案管理的技術(shù)。在這一時期，隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及應(yīng)用，檔案的管理工作也開始有傳統(tǒng)的手工管理向計(jì)數(shù)機(jī)管理轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)在這一時期的檔案管理工作中得到了全面的應(yīng)用，通過互聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字化的檔案都是以電子文件的形式存在，而傳統(tǒng)的一些紙質(zhì)檔案，也可以通過一些掃描等技術(shù)手段，轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的檔案，這樣數(shù)字化的檔案可以實(shí)現(xiàn)檔案的微縮保存，通過計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理系統(tǒng)，對檔案信息的檢索也更加簡單，通過互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，對檔案信息的管理和利用也可以突破地域和時間的限制，而且不同地域之間的檔案信息可以通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)共享，對檔案的檢索和利用的效率得到了大幅的提高，在2002年的11月，我國頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施剛要》，對我國檔案信息化的建設(shè)和目標(biāo)提出了政策上的引導(dǎo)。

三、檔案管理的知識化

進(jìn)入了21世紀(jì)，社會發(fā)展已經(jīng)到了一個新的階段，對檔案的管理也不在局限在保存和管理，而是把檔案資料作為一個知識資源進(jìn)行管理和使用。

1.知識管理的內(nèi)容。在知識管理階段，對檔案的管理主要就是檔案內(nèi)容的開發(fā)和利用，對檔案的管理變成對檔案中信息進(jìn)行組織、存儲、共享和創(chuàng)新，最大程度上滿足社會的需求，構(gòu)建一個滿足人們需求為目標(biāo)的知識管理體系，這樣檔案管理結(jié)構(gòu)就不再是單純的檔案保存機(jī)構(gòu)，而是一個提供知識服務(wù)型的機(jī)構(gòu)，在對檔案進(jìn)行知識管理階段，檔案管理工作已經(jīng)不再是傳統(tǒng)檔案管理工作內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案管理的每個環(huán)節(jié)都會發(fā)生重大變化，如在檔案的收集階段，知識管理更強(qiáng)調(diào)新的檔案來源，在對檔案的鑒定過程中，不再局限于時間、來源和內(nèi)容等鑒定，而是更加的強(qiáng)調(diào)檔案形成對社會的作用等。

2.知識管理的技術(shù)。對檔案進(jìn)行知識化的管理，離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐，也不再局限于計(jì)算機(jī)技術(shù)，而是包括了編輯、出版、發(fā)行等知識的傳播，但是計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)還是知識管理的基礎(chǔ)和前提，從檔案知識管理的過程來看，對信息技術(shù)進(jìn)行利用的環(huán)境主要有檔案知識的采集可以用到互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫等，在檔案共享的環(huán)節(jié)可以用到文檔管理等技術(shù)，可以說檔案的知識管理中，信息技術(shù)是主要的手段。

本文作者：王楠、趙浩然 單位：遼寧朝陽日報社朝陽市第二醫(yī)院