一、醫院辦公室檔案管理的特點

（一）檔案管理完整延續

通常而言，醫院辦公室檔案管理人員較為穩定，可以有效地促進檔案管理的延續性與完整性。在日常工作中，醫院辦公室檔案進行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。

（二）檔案文書工作細致

檔案質量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關于醫院發展與建設的媒體相關報道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。

二、醫院辦公室檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理人員緊張

由于工作重點不同，醫院領導易將重點放在醫院的硬件建設與發展上，對檔案建設容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現工作人員職責不明確，保管制度不嚴格及借閱手續無章可依的現象。

（二）現代化管理軟件不足

隨著科技水平的發展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進現代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進行錄入與編輯，但仍適應不了醫院檔案管理的需求。

（三）檔案收集及歸檔不規范

醫院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關文書。因為檔案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質量。

三、醫院辦公室檔案管理的應用

（一）優質醫院辦公室檔案管理是醫院文化建設的重要部分

辦公室檔案是醫院建設與發展的重要見證，對檔案進行合理化管理，其質量的提高可以提升醫院的品牌形象。在實際工作過程中，領導應給予足夠重視，除了完善各項規章制度，保持檔案“藏“的功能外，對檔案價值進行合理開發也應該提上重要的議事日程。優質的醫院辦公室檔案管理，可以真正達到“以檔案促進醫院發展，以檔案成就醫院品牌”的效果。

（二）完整的醫院辦公室檔案管理促進醫院建設與提升

辦公室檔案管理工作重點應該是保持檔案的完整性。同時應努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應定期對醫院辦公室管理工作進行督查與考核，以保證檔案管理工作的質量。對一些臨床糾紛案件檔案，應注重對其檔案價值的開發。完整收集糾紛檔案，仔細分析醫院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報告后，供醫院決策者在今后工作中進行借鑒與指導。

（三）延續的醫院辦公室檔案有利于促進醫院迎檢與審核

為了更好地規范醫院管理與質量控制，每年或者每幾年會對醫院進行分級管理考核與檢查。在各項檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規范性文書及指導性規章制度。檔案管理的延續性就可以幫助醫院從容應對各項檢查，真正做到有備無患。

（四）規范的醫院辦公室檔案管理可以促進醫務人員素質的提高

檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機關取證的重要證據。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對醫院各科室進行檔案相關知識的培訓，告知檔案的用紙規范、裝訂規范及歸檔規范。有條件的，可以在各科室抽調專人進行檔案管理。

（五）醫院辦公室檔案價值的開發利用可以促進醫院發展

醫院辦公室檔案是醫院發展的重要歷史憑證。對其完整、延續性的歸檔后，合理正確地開發其價值，可以促進醫院更好的發展。根據醫院工作的特點，可以對三類檔案進行重點管理，分別為“醫德醫風類”“繼續再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫務人員相關。醫學知識更新速度快，醫療舉措日新月異，醫務人員對新知識對醫療舉措的渴求更明顯。醫務人員是醫院發展的核心力量，可以最大限度地增強醫院的核心競爭力。醫院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對這三類檔案進行信息分析，了解醫院醫務人員的動態變化，了解醫務人員開展繼續再教育的現狀及趨勢。所進行的分析報告，可以為醫院決策者提供參考，促進醫務人員整體水平的提高。

（六）網絡化醫院檔案管理可以促進節約型醫院建設

檔案以文書類居多，每年醫院都會有大量的醫療相關檔案歸檔。按國家規定，醫療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長時間。醫院為了保存相關檔案，需要花巨資添置相關設備。推行網絡化檔案管理后，醫院信息化進程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數字化影像可以減少沖洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節約了檔案成本。有報道稱，某醫院2009年被選全院科室檔案網絡化管理后，共為醫院節約270余萬元。同時，網絡化辦公室檔案管理后，可以根據醫院每個科室的特點，由檔案秘書自行設立分類要求，明確細致地填寫相關檔案內容，有效地提升醫院辦公室檔案管理質量。

四、結束語

醫院辦公室檔案管理是一項長期工作，優質的管理質量可以促進醫院更好地發展。完善醫院辦公室檔案管理，促進管理水平提高，做好醫院發展的“智囊團”。

作者：黃睿一 單位：天津市職業病防治院