第一篇

一、什么是檔案的電子信息化

現(xiàn)如今是一個對于信息的溝通要求非常高的時期，可以通過計算機等先進的辦公儀器對于電子文檔進行迅速的傳播和處理；能夠分享電子文件，而且再也不用受到距離長短和時間多少的制約；而且計算的有著儲存數(shù)量非常大的特點，所以說，可以憑借這些計算機手段把一個紙質檔案管理局十幾年、幾十年或者是更長時間的館內儲藏文件都儲存在電腦里面，所有的對象在隨意的地區(qū)、隨意的時間都可以對于這些儲存的檔案進行查詢和閱讀。能夠對電子文檔進行儲存，這些傳播媒介都有著保存時間比較長、便捷傳播、存儲、讀取，而且外面的環(huán)境對于這些電子文檔的制約都比較小，而且特別安全、穩(wěn)定。

二、檔案管理信息化在我國當前的狀態(tài)

沒有對電子檔案樹立比較強的意識。在有些管理人士來看現(xiàn)如今的電子存檔比起來以往的普通紙質存檔，沒有實在的感覺，這些人覺得只要是傳統(tǒng)的紙質檔案還完好，它們的檔案管理就不會出現(xiàn)差錯，這就讓管理人士對于信息技能的使用缺少主動性。另外，因為電子檔案在管理的過程中比較復雜，在不是很長的時間內不能有好的效果呈現(xiàn)，而且還要有一定的專業(yè)知識來支撐，這就讓檔案管理人士對于電子檔案的管理失去了信心，當然也就不主動承擔電子檔案的管理工作了，從而沒有對電子檔案樹立比較強的意識。

檔案管理的準確化、流程化不夠有待增強。基本工作的規(guī)范化、準確化是檔案管理信息化的基本條件。因為有些以前留下的問題，檔案館工作有些不是很好的的基礎，它們的檔案紙質質量也非常的不好，特別是對檔案目錄的細化不是很高，讓系統(tǒng)軟件轉移的可能性非常低，這對于檔案管理也有著一定的限制。

沒有從互聯(lián)網(wǎng)信息技能特征和進步上思考檔案管理的技能準則、組織工作流程標準，光盤是基本上所有檔案的資料，現(xiàn)如今的目錄準則、檔案規(guī)劃、分類方式和有關規(guī)定對于它們的推動已經(jīng)非常不適合。檔案管理計算機軟件的信息管理技能不是特別強。現(xiàn)如今的檔案管理中，信息原來的承載量的通用性不夠。在檔案機構中因為他們使用的計算機沒有統(tǒng)一的型號，規(guī)模也是各種各樣的，它們的檔案軟件一把都是為自己開通的，這就讓這些計算機軟件之間不兼容。所以說，這就是一點很大的缺陷。因為不能實現(xiàn)共同使用，在存檔之后的讀取只能在一臺計算機上進行，這就導致了工作效率的大大減慢。

三、電子檔案管理的信息化未來發(fā)展動態(tài)

現(xiàn)如今，辦公自動水平、沒有紙作業(yè)等技術已然變成了大家生活、學習和工作中的主要方式，檔案的處理方法也伴隨著這些技術的普及發(fā)生了非常大的轉變，這些轉變主要表現(xiàn)在檔案工作人員面臨的是越來越多的以光盤為主要傳播媒介的計算機閱讀方式的方案。信息搜索人員所所用的信息內容檢查搜索，可以是不一樣的計算機閱讀方式檔案中的一類，而且要保證所提供信息的含量，就要求有一個求真求精的流程，這樣才能讓計算機閱讀方式檔案有著真實、價值和條理的性能，為使用者提供越來越完美的服務，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化的進步，檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為了現(xiàn)如今檔案管理的必要動向。

檔案管理的信息化是一個全面、長時間而且特別詳細的工作，而且它要求檔案管理人員主要的參加到其中。它們的管理意識、管理形態(tài)、管理設施和檔案管理人士的水平等等都對檔案管理的信息化有著十分主要的作用。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的如此之快的這個時代，檔案管理進入電子信息管理是這個時期所賦予我們的使用，它的推動也一定是所有檔案管理工作的必然發(fā)展動向。

作者：王春梅 單位：吉林省德惠市環(huán)境監(jiān)測站

第二篇

一、檔案管理信息化建設的重要意義

隨著現(xiàn)代信息技術的廣泛應用,檔案的利用范圍也越來越廣,檔案應用服務方式也在不斷創(chuàng)新。信息化的檔案管理有利于逐步建立起點對點服務、網(wǎng)上咨詢、計算機聯(lián)網(wǎng)查詢等新型利用服務體系,實現(xiàn)高效率、多途徑、寬渠道、全方位的主動地服務模式。通過對檔案信息資源的索引、分類、提取、研判、加工、并網(wǎng)連接與共享,滿足對檔案使用者快捷、精確、高效、實用地需求。以現(xiàn)代科技手段和設備為依托,挖掘檔案信息的浩瀚資源,利用檔案信息的網(wǎng)上公開,可以為使用者提供更加豐富的館藏檔案以及現(xiàn)行的相關文件,從而提高檔案服務的便捷性和及時性。

二、檔案管理信息化建設工作中存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一的標準體系

我國的檔案計算機管理技術于上世紀80年代初起步，而標準制定工作直至90年代末才剛開始，并且制定出臺的相關標準寥寥無幾，內容缺乏系統(tǒng)性、配套性，導致工作流于形式，信息資源分散孤立，采集數(shù)據(jù)的內容、質量標準各異，良莠不齊，造成了極大的人力、物力的浪費。

（二）重設施建設輕信息資源建設的傾向依然存在

檔案信息化建設的重中之重是信息資源建設。很多單位對此有所忽視。常見一些信息化建設中資金投向幾乎全部是設備，信息資源建設投入幾乎沒有或者很少，這種重設施建設輕信息資源建設的錯誤，導致信息化的應用成果不明顯。

（三）人員知識結構“老化”，重視程度不夠

一些有豐富紙質檔案管理經(jīng)驗的人員在管理理論基礎、館藏原則、管理方法和技術上已熟門熟路，但對以電子計算機、應用軟件、信息存儲、電子檢索、發(fā)布、利用等技術“一竅不通”，而年輕、掌握計算機知識的檔案管理人員確僅僅懂得信息化建設所需的技術，對檔案管理的基本原則和管理流程卻知之甚少。各別單位還存在對檔案工作人、財、物的投入不夠，檔案工作人員的經(jīng)濟、政治待遇得不到應有的保障等問題。

三、加快檔案管理信息化建設的建議

（一）加快檔案信息標準規(guī)范化建設步伐

所謂檔案信息化的標準規(guī)范主要是指：管理標準規(guī)范、業(yè)務標準規(guī)范和技術標準規(guī)范。標準規(guī)范既是檔案信息化建設的“行業(yè)法規(guī)”，又是衡量檔案管理工作水平的一個重要標志。自上而下地組織制定標準規(guī)范是亟待解決的問題。一方面，檔案信息化建設涵蓋技術、法制、體制、機制問題，須從政府和國家層面入手，協(xié)調和解決與之相關的問題。另一方面，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，檔案信息化建設更加需要講求標準化和規(guī)范化，因此自上而下更加需要統(tǒng)籌規(guī)劃，以便最終達成高度的信息共享。

（二）提升檔案管理人員業(yè)務水平

檔案工作的發(fā)展和變化對檔案管理工作者提出了新的要求，新時期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網(wǎng)絡信息技術。建設高素質的專業(yè)人才隊伍，既要組織檔案管理人員掌握基本知識，又要熟練掌握計算機操作技術，靈活運用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務能力和綜合素質。

（三）提高認識，加大設施投入

檔案管理部門要充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平。從自身實際出發(fā)制定一套完整的檔案管理制度；引進先進的檔案管理軟件，借助先進的檔案管理技術，實行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

作者：趙海燕 單位：沾化縣交通運輸局

第三篇

一、我國檔案管理的概況和信息化時代對其的影響

檔案是一種能被傳輸、傳達的信息，它是以文件、圖像等載體體現(xiàn)出來的信息。在現(xiàn)代社會，我國的網(wǎng)絡技術水平也在不斷提高，檔案管理的數(shù)字化要依靠科學技術的發(fā)展來實現(xiàn)，這已經(jīng)成為我國檔案管理現(xiàn)階段的必然趨勢。在這種趨勢下，很多檔案信息都可以從檔案的實體中分離出來，實現(xiàn)資料的及時共享，為人們獲取信息帶了方便。這樣一來，檔案管理工作將可以通過網(wǎng)絡技術進行有效的管理，為檔案管理未來的智能化奠定了基礎。

二、數(shù)字化檔案管理的內涵和優(yōu)點

在我國第十三屆國際檔案大會上，美國提出了物理檔案和實體檔案庫的相對應的虛擬檔案。所以，發(fā)達國家已經(jīng)開始對檔案數(shù)字圖書館的建設，并且出現(xiàn)了數(shù)字化管理的概念。數(shù)字化檔案管理就是指把傳統(tǒng)的紙張、錄音帶等為傳播介質的原始材料，采用掃描、壓縮、轉化的方式制成圖片、聲音等文件，并且圖片的文件可以通過文字識別技術來表現(xiàn)，在應用存儲的技術等圖片的時候可以通過大容量的媒介來表現(xiàn)，也可以通過各種比較方便的查詢工具達到查詢檢索的目的。信息使用者可以把這些信息發(fā)布到網(wǎng)絡上，企業(yè)內部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，以此來實現(xiàn)文件的共享，達到數(shù)字化檔案管理的新型網(wǎng)絡檔案管理技術。它的使用技術建立在計算機技術的基礎上，使用者通過數(shù)字化的手段，保證管理的準確性和高速性，憑借高速寬帶通信技術為主要的管理系統(tǒng)。數(shù)字化檔案管理包括很多的方賣弄。這里只對四個方面進行闡述。

1.現(xiàn)代化的通信、計算機網(wǎng)絡、多媒體技術為管理的設施，在管理的內部建立一個計算機網(wǎng)絡平臺，在外部建立一個高速的寬帶分享型網(wǎng)絡，

2.數(shù)字化管理在各個時間段、各個學科的檔案信息庫的信息為主要的資源，這些資料包含傳統(tǒng)檔案，以及對其轉化后的辦公自動化的電子文檔和各個職能部門的信息庫。

3.數(shù)字化管理以智能化的處理技術為主要的技術，把以往的數(shù)據(jù)庫變成基本的知識信息，使用常用的語言進行全網(wǎng)絡的搜索。

4.建立起全方位、整體化的檔案管理體系，及時的搜集各種各樣的信息資源，并且可以為檔案信息提供更為嚴密的保密措施和環(huán)境。

數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)的檔案管理擁有以下的優(yōu)勢：

1.信息管理數(shù)字化。檔案管理人員在管理時可以采用現(xiàn)在高科技的網(wǎng)絡技術，完成數(shù)字化的管理。來提高檔案管理的安全性、時效性等優(yōu)點，互聯(lián)網(wǎng)的可視性、專業(yè)性可以為管理人員提供及時的查詢和瀏覽功能。

2.資源管理虛擬化。通過互聯(lián)網(wǎng)和檔案館相互對檔案進行及時的管理，可以達到檔案管理的穩(wěn)定性和時效性，避免在檔案借閱中的不及時和漏記等現(xiàn)象，從而達到對檔案信息資源的便捷性管理。

3.管理信息檔案數(shù)字化管理具有智能性。檔案管理人員可以利用先進的軟件和系統(tǒng)對信息的智能化搜索。搜索的速度要比普通的查閱快好幾倍，這樣不僅可以提高搜索的效率，還可以擴展搜索的范圍，查閱到有有用的信息和資料，還可以對資料進行加密安全的管理，保證檔案的安全性。比如某市1964年、1980年、1996年總體規(guī)劃圖，2003年“1918”道路工程建設兩年大會戰(zhàn)情況等進行了數(shù)字化。這種數(shù)字化不僅提高了檔案的保存年限，更對比較珍貴的資料進行了智能化的管理，方便使用者查閱。

4.用戶使用方便化。用戶可以在不同的時間、不同的地點使用互聯(lián)網(wǎng)進行信息的查閱，不受地域和時間的限制，這樣可以幫助用戶取得更及時、準確的信息，節(jié)省了用戶的時間和精力，提高工作效率。檢索速度快只需要幾秒鐘，而且還提高了信息的保存年限，至少100年。信息的真實性也有了一定的保證，在一定的時間內不會受到人為或者自然的損害，導致信息的失真。所以實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以令使用者在世界的有網(wǎng)絡信號的位置可以查詢到想知道的信息。

三、數(shù)字化檔案管理的重要性

（一）是時發(fā)表展的必然需求

從我國信息數(shù)字化的發(fā)展來看，其在歷史的發(fā)展中受到很多因素的制約，網(wǎng)絡技術的發(fā)展并沒有引起檔案管理者重視度。信息需求者者在需要信息時，不能得到及時、準確的服務，致使我國的檔案管理的效率和服務，大大落后與世界的先進國家。隨著我國經(jīng)濟和科技的飛速發(fā)展，特別是我國加入了WTO以后，檔案管理的數(shù)字化在這幾年迅速發(fā)展，適應了社會發(fā)展的需要。所以如果現(xiàn)在不加強對檔案數(shù)字化管理的建設，不能利用現(xiàn)在國際上的先進的數(shù)字化的技術，我國檔案管理就不能實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展，必將落后于時代的發(fā)展。

（二）檔案管理數(shù)字化是提高我國的國際競爭力的有力手段

數(shù)字化檔案管理是在舊的檔案管理模式上的創(chuàng)新，是參與攻擊競爭的有力武器，是我國科學技術發(fā)展的具體體現(xiàn)。它不但可以提高管理的效率，更包含多種語言、文字和文化，這些都為我國在國際環(huán)境下的發(fā)展，提供了必要基礎條件。

（三）檔案管理數(shù)字化還可以加強科學研究、普及知識的力度，為社會更好的服務

數(shù)字化檔案管理可以提供更為準確和快速的信息，方便信息利用者的搜說。而且所提供的信息一定是具有權威性和可利用價值的信息，既能夠滿足科學領域的需求，也能夠滿足教育領域的需求，對我國的科教興國戰(zhàn)略有著巨大的促進作用。

（四）可以完善檔案管理工作，提升檔案管理工作的社會影響力

數(shù)字化的檔案管理對計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術的廣泛應用，實現(xiàn)了科技在信息領域的具體應用，實現(xiàn)了檔案管理體系、機構的整頓和改革，從檔案信息管理角度實現(xiàn)了信息傳遞的準確性和真實性以及廣泛性，真正的達到對檔案信息的共享，實現(xiàn)了檔案事業(yè)發(fā)展的飛躍，提高了其在社會活動中的地位。

四、結論

總得來說，大概介紹，分析了加強檔案管理的數(shù)字化對我國社會發(fā)展的具體意義。加強檔案的數(shù)字化管理是時發(fā)表展的必然需求，運用現(xiàn)在先進的科學技術手段完善對檔案的管理，才能促進我國信息化的發(fā)展，為人們提供更好的信息服務。

作者：楊湘潭 單位：五礦二十三冶建設集團有限公司

第四篇

一、網(wǎng)絡化檔案管理的特點及優(yōu)勢

（一）網(wǎng)絡化檔案管理可以將管理對象數(shù)字化

網(wǎng)絡化的檔案管理并不是改變檔案原有的性質與內容，只是在其形式、載體還有管理與使用方式上作出改變。在檔案形式與載體上，不再單單采用傳統(tǒng)的紙質載體，而是進一步多樣化發(fā)展，以計算機等現(xiàn)代化信息技術處理載體為核心，不斷發(fā)展，不斷完善。

（二）網(wǎng)絡化檔案管理可以實現(xiàn)信息服務網(wǎng)絡化

傳統(tǒng)的檔案管理下，各類的信息資源是相對獨立的，缺少一定的關聯(lián)性，但是網(wǎng)絡化的檔案管理下，自動化的管理技術會將檔案管理與文書、資料、圖書、報刊等信息資源的管理結合起來，以一體化的管理手段，把高校內部的所有信息資源連成一片，開成一個完整、科學的高校內部信息資源系統(tǒng)，實現(xiàn)全校信息資源的共享，以便于使用者更有效地進行信息的存取與利用，提高高校內部檔案信息的利用效率。

（三）網(wǎng)絡化的檔案管理可以實現(xiàn)檔案收集的網(wǎng)絡化

檔案收集的工作雖然專業(yè)性相對不強，但是如何最大限度收集檔案信息成了決定室藏的水平，決定了高校檔案室的身價。網(wǎng)絡化的檔案管理下，檔案管理的工作者可以利用現(xiàn)代的信息技術與網(wǎng)絡技術，進行網(wǎng)上電子文件的傳輸，提高了檔案收集的便利性與廣泛性。

二、高校進行網(wǎng)絡化檔案管理的對策分析

（一）轉變觀念，建立現(xiàn)代檔案管理理念

目前，大部分的高校已經(jīng)擁有自己的檔案信息管理平臺，可以進行基本上網(wǎng)絡化檔案管理工作。但是從信息管理平臺的投入使用來看，那是遠遠不夠的。另外，部分高校在開展網(wǎng)絡化檔案管理工作時，缺少整體規(guī)劃，會出現(xiàn)個別的學院獨立于學校整體檔案系統(tǒng)之外，擁有一套獨立的教務管理信息系統(tǒng)、人事管理信息系統(tǒng)、招生就業(yè)管理信息系統(tǒng)等，各自為政，學院與學院之間缺少溝通與共享，沒有從根本上實現(xiàn)全校數(shù)據(jù)的共享與交換。所以，對于高校而言，要實現(xiàn)網(wǎng)絡化的檔案管理，就必須從觀念上出發(fā)，隨著信息時代的更新，轉變觀念，不斷吸收新時代帶來的技術成果，將高校的檔案管理工作與現(xiàn)代化信息技術相結合，積極探索，不斷創(chuàng)新，不斷發(fā)展新業(yè)務，全面樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念。

（二）加大投入力度，建立符合高校特點的檔案管理信息平臺

現(xiàn)階段，很多的高校在檔案管理信息平臺的重視不夠，資金與人力資源的投入相對較少，大多數(shù)檔案管理信息平臺都是從軟件公司直接購買的，只有少部分的高校是與軟件公司共同開發(fā)的，雖然軟件公司會根據(jù)高校的特點進行調整，但是在具體的操作中還是會遇到很多問題的，很多高校具體的要求是沒辦法達到的。所以，網(wǎng)絡化的檔案管理是需要一定的軟硬件設施作為配套的。高校應該加大網(wǎng)絡化檔案管理的投入力度，增加相應的硬件設備，根據(jù)高校的實際情況，與知名度高的軟件公司合作，設計適合高校實際的檔案管理信息平臺。另外，高校也要加強對專業(yè)人員的培養(yǎng)力度，可以根據(jù)高校自身的特點，有針對性地進行自主開發(fā)，打造符合高校實際的數(shù)字化信息平臺。

（三）更新檔案管理的業(yè)務知識，全面提高檔案工作者的綜合素質

部分高校由于人力資源的限制，很多的檔案管理者并非是科班出身，在檔案業(yè)務知識與業(yè)務能力上存在一定的局限性，隨著科學技術與信息化技術的不斷深入發(fā)展，檔案管理的設備不管是數(shù)量上，還是種類上與形式上都有了很大的不同，這就對檔案管理工作的綜合素質提出了更高的要求。所以，高校實行網(wǎng)絡化檔案管理，就要加大對檔案管理工作者的培訓力度，讓檔案管理工作者跟得上日新月異的信息技術水平，多學習，優(yōu)化自身的知識結構，樹立良好的檔案信息管理意識，積極奉獻，從思想重視檔案管理工作，不斷創(chuàng)新，探索更好的信息化建設方法，提高專業(yè)的業(yè)務知識水平，增加業(yè)務能力，加強與外部的聯(lián)系與合作，積極引入新的方法，為高校的網(wǎng)絡化檔案管理提高堅實的人才保證，盡快實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

三、結語

傳統(tǒng)的檔案管理，僅能實現(xiàn)單一數(shù)據(jù)的管理，存取不便，不利于管理與利用，不能適應高校日益發(fā)展的需要，不能為高校的長遠發(fā)展提供有效的信息。所以，傳統(tǒng)的檔案管理終將被淘汰。而隨著時代與科技信息的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡化的檔案管理應運而生。系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化的檔案管理，一方面可以節(jié)省更多的資金與勞動力成本，另一方面可以提高高校檔案信息的利用率，從長遠來說，具有不可估量的積極意義。所以，對于高校來言，應該轉變觀念，重視高校的檔案管理工作，建立現(xiàn)代化的檔案管理理念，加大投入，不斷完善檔案管理的軟硬件設施，提高高校的檔案管理效率。

作者：于蓓蓓 單位：江蘇省鹽城技師學院

第五篇

一、高校檔案信息化建設存在問題

據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國高校檔案信息化建設中或多或少存在著問題，但可悲的是沒有被發(fā)現(xiàn)，依然采取以往的管理方式，嚴重制約影響著高校檔案信息化管理工作的發(fā)展。

（一）制度與法律不健全

經(jīng)過分析，筆者認為，在高校檔案信息化建設中都存在著制度與法律得不健全。雖然一些學校有電子文件的法律法規(guī)，但不是很全面，不能滿足日益發(fā)展的需要或者不盡完善。這種狀況長期存在著，而且無人管理。

（二）存在管理觀念問題

觀念是長期滯留下來的，依然習慣于傳統(tǒng)的手工檔案管理模式和方法，重“硬件”輕軟件環(huán)境，重檔案信息資源建設、輕檔案信息資源利用等落后觀念。這些觀念的存在，筆者認為是人的問題。首先突破改變的是人要有檔案管理的創(chuàng)新理念，也要與信息化時代的需要相適應。

（三）基礎設施不完善導致

一般來說，高校檔案信息化建設的硬件設施包括存儲器、計算機、復印機、刻錄機等。在這些設備中如果缺少應有的資金來源保障的話，就不能很好的為之服務，也會導致信息化發(fā)展慢的原因，不能滿足于檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設。

二、高校檔案管理信息化建設有效措施

高校檔案管理信息化建設中存在問題是一種常見問題，但是如何解決是每個學校檔案管理工作者的重要任務。結合實際筆者談談這方面的心得。

（一）檔案人員要樹立正確意識

這一點很重要，檔案管理人員要運用現(xiàn)代技術和信息技術應用于檔案管理工作中，工作中要不斷創(chuàng)新檔案管理工作，更要積極接受繼續(xù)教育及終身教育，努力培養(yǎng)自己具有更深的層次、更高的綜合素質，把自己從一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)?ldquo;檔案信息管理者”。

（二）做好目標工作責任制

這就要求檔案管理人員將本單位形成的電子文件的收集、保管等工作納入自己崗位職責范圍，并落實到人。更要保證本單位產(chǎn)生的電子文件真實、完整、安全地保存，并適時通過數(shù)字化校園上的檔案管理系統(tǒng)上載到檔案室的服務器。

（三）完善檔案隊伍的建設

在這一點中筆者認為必須要有專業(yè)的團隊來管理。這個團隊的建設必須要有要引進相關領域人才，和對現(xiàn)有檔案工作人員進行針對性的培訓，不斷提高自身素養(yǎng)，恪守檔案工作紀律，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》。

三、總結

不管怎么說，檔案信息化建設是高校檔案工作的重要內容，它服務的對象是學生，學生是高校的主體。從這一點來說，檔案管理人員要逐步完善學生檔案在收集和整理過程中的科學化、系統(tǒng)化，方便學生檔案的利用和查找，增加學生檔案的使用價值，發(fā)揮檔案應有的作用。筆者認為，這既是高校提高檔案信息化程度的標志之一,也是充分發(fā)揮高校檔案信息化管理平臺對提升高校檔案的管理效率和效益,擴大其規(guī)模、延展其功能、強化其開放性的重要體現(xiàn)。

作者：崔海生 單位：云南林業(yè)職業(yè)技術學院

第六篇

一、創(chuàng)新驅動發(fā)展

（一）創(chuàng)新文化是推動高校檔案工作信息化建設的驅動力

因此，必須重視科技創(chuàng)新文化軟實力的建設，用科學發(fā)展觀梳理高校檔案工作發(fā)展思路，建立科學合理、成本低廉、優(yōu)質高效的創(chuàng)新體制，讓激勵創(chuàng)新、敢為人先的創(chuàng)新文化植入到每個人思想里，落實到工作中。創(chuàng)新不僅是一種理念，更是知識、能力和責任的體現(xiàn)，只有形成以創(chuàng)新求發(fā)展的價值取向，與時俱進的創(chuàng)新動力，才能推動檔案工作由傳統(tǒng)到信息化的轉變。實現(xiàn)基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系模式，是一項以信息化為特征，以信息技術為核心的深刻變革，必然會對傳統(tǒng)的檔案工作理念和手段帶來巨大的沖擊和挑戰(zhàn)。同時，我們工作中的教條主義、經(jīng)驗主義、自以為是的態(tài)度、守舊觀念和傳統(tǒng)習慣是檔案工作創(chuàng)新和轉變工作模式的最大障礙，創(chuàng)新文化建設是突破障礙實現(xiàn)檔案工作跨越式發(fā)展的根本動力。也是提升高校檔案工作創(chuàng)新能力的根本之策。因此，必須深入探索和掌握基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系的科學規(guī)律，創(chuàng)新檔案管理工作理論和實踐，以創(chuàng)新驅動檔案工作信息化建設，真正推動一場基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系革命，實現(xiàn)高校檔案工作信息化建設又好又快的發(fā)展。

（二）觀念更新，觀念更新

是自我否定、自我變革和自我超越的過程是艱難、痛苦的強制性的轉變，如同破繭出蛾，需要沖破陳舊觀念的束縛，破除固有的思維方式，改變現(xiàn)行的工作方法和行為習慣。觀念不更新，眼光就短淺，思路就封閉，就設計不出具有創(chuàng)新性、突破性的高校檔案工作信息化建設方案，就建不成基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系。高校檔案管理工作必須解放思想、更新觀念、創(chuàng)新變革、破除封閉僵化觀念、確立科學先進理念，開創(chuàng)檔案工作信息化建設的新局面。追趕上時發(fā)表展的步伐、

（三）制度應當創(chuàng)新

創(chuàng)新的制度應當是保障和規(guī)范信息化建設和工作模式變革的制度，再造基于信息化環(huán)境下的新制度，廣泛包容高校建設和發(fā)展相關的全部要素，重新調整內部與外部的關系，上級與下級的關系，部門與部門的關系，崗位與崗位的關系。保證基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系成為高校管理工作信息化體系中的有機組成部分，用制度去規(guī)范和約束高校各項工作的運行程序，使檔案工作程序成為高校各項工作運行程序中的必經(jīng)之路。加強對執(zhí)行制度的情況進行考核，通過考核有效規(guī)范教職工的活動和行為，持續(xù)提高教職工的檔案意識和培養(yǎng)保存憑證、留存檔案的自覺性，促進、保障和規(guī)范高校檔案信息化建設。

（四）技術規(guī)則立新

技術規(guī)則是指預先在高校信息化建設規(guī)劃和設計思想內嵌入檔案管理工作信息化相關的技術，通過技術設置來迫使人們遵守規(guī)則，最終達到對高校檔案信息化建設規(guī)劃和設計思想的主動認知和踐行。在由傳統(tǒng)工作模式向信息化工作模式轉型的過程中，會遇到由守舊觀念和傳統(tǒng)習慣而形成的巨大阻力。技術規(guī)則是破除障礙的最好利器，比如在需要限速的道路上設置減速帶強制車輛在該路段減速以防止交通事故的發(fā)生。通過設置技術規(guī)則，強制性的倒逼著信息化體系中的所有單元（系統(tǒng)）、所有節(jié)點（部門）、所有終端（崗位）、甚至每一個人，都必須主動適應變化，融入檔案工作體系，按照程序工作，確保執(zhí)行落崗，規(guī)則落實。否則將無法勝任工作

（五）知識必須更新

我們在高校檔案工作息化建設的知識和認識程度上遇到了玻璃幕墻現(xiàn)象，我們現(xiàn)在只能認識和看到高校檔案工作息化建設的表面卻無法透視和探及本質。這就要求我們克服自滿和畏懼情緒，加強學習和大膽吸納新知識、新技術、新方法、新手段，突破實踐與理論，專業(yè)與業(yè)余，封閉與開放，實體與虛擬，現(xiàn)實與未來的界限，豐富知識結構，彌補信息化技術知識的不足。當前，風起云涌的檔案工作息化浪潮和工作模式變革，對高校檔案工作者的創(chuàng)新意識、知識結構和綜合能力，提出了更高的要求，創(chuàng)新意識不是無源之水，無土之木。創(chuàng)新意識有賴于知識的積累，豐厚的知識貯藏和良好的綜合素質。在推進檔案工作轉型發(fā)展和工作模式轉變的過程中，我們必須在學習中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中積累知識。

（六）思路也要刷新，檔案工作者同樣是檔案工作信息化的建設者

必須通觀國內、國外信息化發(fā)展趨勢，厘清高校檔案工作信息化建設需求現(xiàn)狀，放小利識大局，拋棄拿來主義，買來主義，死搬硬套的現(xiàn)象，避免重復建設和建成過時的東西。不能只圍繞檔案管理系統(tǒng)軟件和服務器打轉轉，而要結合高校檔案工作實際，創(chuàng)新性的提出校園檔案云、信息校園、云校園等概念，在更高的起點上參與謀劃高校檔案工作信息化建設。強化全局統(tǒng)籌跨界管理，嚴格把跨職能、跨系統(tǒng)互通性作為衡量檔案工作信息化建設的標準，實現(xiàn)向系統(tǒng)融合、規(guī)則統(tǒng)一、操作一體、信息共享的基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系轉型。

二、統(tǒng)籌規(guī)劃、頂層設計、統(tǒng)一建設，檔案工作是高校各項工作的重要組成部分，任何一項管理工作都與檔案工作密切相關

例如，在行政管理工作和活動中產(chǎn)生了行政類檔案，在教學管理工作和活動中產(chǎn)生了教學類檔案，在財務管理工作和活動中產(chǎn)生了財會類檔案等。由此可見，檔案所需要的文件材料絕大部分不是在檔案管理機構和檔案工作人員的工作與活動中產(chǎn)生的，而是在各職能部門每天的工作和活動中產(chǎn)生的。檔案管理工作與學校的各項工作緊密相連，是高校管理體系中不可缺少的組成部分。因此，只靠檔案館自身搞檔案信息化建設困難很大，高校檔案工作信息化建設必須統(tǒng)籌規(guī)劃，進入高校信息化建設的頂層設計，將高校檔案工作信息化體系設計自上而下的落實到具體文件材料形成的初始點上，使基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系延伸至各職能部門的工作和活動中，使傳統(tǒng)的樹形化的工作體系轉變?yōu)樾畔⒒木W(wǎng)絡狀的工作體系。高校檔案工作信息化建設頂層設計的基本原則，就是要統(tǒng)籌所有的與檔案工作有關的信息資源、重建包含檔案工作信息化內容的各項規(guī)章制度、信息系統(tǒng)，考慮到高校檔案工作信息化規(guī)劃的戰(zhàn)略性、前瞻性、統(tǒng)一性。

所謂戰(zhàn)略性是指高校檔案工作信息化體系只是高校管理工作信息化體系中的一個子系統(tǒng)，它要配合整個高校信息化建設的發(fā)展格局和發(fā)展戰(zhàn)略，要融入高校信息化建設的總戰(zhàn)略和信息化體系，而不能與其相悖；前瞻性是指檔案工作信息化是逐步建設完成的，需要幾年、十幾年甚至更長的時間，所以既要考慮到中短期的檔案工作信息化可持續(xù)性即人力、物力、技術保障等問題，又要考慮到和規(guī)劃好遠期目標及各個發(fā)展階段的無縫連接，符合基于信息系統(tǒng)的體系工作模式的發(fā)展方向；統(tǒng)一性是指檔案工作信息化建設過程中，要充分考慮到檔案資源建設的多元性、廣泛性，對高校檔案工作信息化建設進行全方位、全過程的精細規(guī)劃。實行統(tǒng)一領導管理，統(tǒng)一規(guī)劃計劃、統(tǒng)一技術體制，無論是在頂層設計或實踐推進過程中必須避免由檔案管理部門獨自進行信息化建設的規(guī)劃與設計，而是引進檔案管理部門參與高校信息化建設的規(guī)劃與設計，把檔案工作信息化建設融合到高校信息化建設體系中，形成頂層規(guī)劃、聯(lián)合設計、集中投入、系統(tǒng)集成、配套發(fā)展的思路。打破信息化建設村村點火、戶戶冒煙的體制機制性壁壘，逐步建設成為跨職能、跨領域、跨業(yè)務的一體化檔案工作保障體系，實現(xiàn)系統(tǒng)兼容，體系運轉，信息共享，標準統(tǒng)一，動態(tài)管理，減少層次、避免重復、化繁為簡、降低成本、提高效率，一鍵歸檔。

三、基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系

系統(tǒng)是指由若干相互聯(lián)系和相互作用的要素組成具有一定結構和功能的有機整體。當前，高校各職能部門根據(jù)業(yè)務需求對信息數(shù)據(jù)資源獨立規(guī)劃和建設，，已形成了由財務、資產(chǎn)、教學、檔案等管理系統(tǒng)構成的復雜而龐大的系統(tǒng)群，但是構成這些系統(tǒng)的硬件和軟件都是封閉管理、獨立運行的，結果在高校的信息化建設中造成了各種系統(tǒng)獨立設置、信息不能共享的信息孤島，并在一定程度上存在著基礎設施和基礎數(shù)據(jù)重復建設和重復投資的問題。如果能夠設計一個架構，將上述獨立運行的各種管理系統(tǒng)整合集成起來，就可以實現(xiàn)信息化水平、綜合管理能力和工作效率的大幅度躍升。而將這些系統(tǒng)有效整合起來的架構就是體系，簡單的說，體系就是將各種不同的系統(tǒng)集成起來組成的一個整體。所謂系統(tǒng)集成（SI，SystemIntegration），就是將各個分離的設備、功能和信息等集成到相互關聯(lián)的、統(tǒng)一和協(xié)調的體系之中，使設施和信息資源達到共享，實現(xiàn)集中、高效、便利、實時的管理。實現(xiàn)各種不同功能系統(tǒng)集成的一體化形式，是檔案工作信息化建設的基礎。基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系是指為實現(xiàn)檔案工作的信息化管理能力，由各種既可以獨立運行與管理，又可以整體同步、協(xié)調運轉與管理的系統(tǒng)構成，并以“文件材料運行回路和人為回路”的方式不斷調整與完善的系統(tǒng)。能夠實現(xiàn)人的檔案工作意志，體現(xiàn)人的檔案工作目的和檔案工作企圖的系統(tǒng)集合，被稱為檔案工作信息化體系。基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系模式的前提是數(shù)字技術、網(wǎng)絡技術、信息技術及其應用。

檔案是由人的工作和活動而形成，必然在人與人之間建立聯(lián)系或聯(lián)動機制，能夠建設成為體系。將高校各項工作、工作單元、工作要素連接起來形成“神經(jīng)系”，其中任何一個節(jié)點出現(xiàn)活動都會引起體系的注意，各類信息系統(tǒng)之間的信息共享和有效轉遞是實現(xiàn)檔案工作信息化的關鍵。基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系模式的突出特點表現(xiàn)在：一是收文管理、行文管理、職能管理、項目管理（教學、學生、科研、設備、財務等）、檔案管理、查詢管理、用戶管理、數(shù)據(jù)管理、技術支持等模塊一體，各系統(tǒng)互通、互聯(lián)、聯(lián)動操作。信息形成、信息采集、信息傳遞、信息處理實時監(jiān)控，實現(xiàn)從各項業(yè)務終端到檔案工作中樞的無縫連接。二是打破了檔案工作以及其他各項工作相互分割的界限，實現(xiàn)了各類信息共享和各項工作標準化、規(guī)范化。三是檔案由實體空間向虛擬空間拓展，并受到虛擬空間的制約和影響，檔案工作體系模式將離不開網(wǎng)絡技術和信息技術的支持。四是檔案工作體系模式更加重視個人的作用，基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系模式對個人的綜合素質和能力提出了新的更嚴格的要求。在網(wǎng)狀結構的檔案工作體系模式中，每一個人都是檔案工作體系上的一個節(jié)點，其自覺性、主動性、積極性和綜合能力的發(fā)揮，直接影響到檔案工作的效率和質量。

檔案工作信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，包括了基礎設施建設，內部與外部的組織機構建設，軟件系統(tǒng)及體系建設，系統(tǒng)技術支持、安全保障、災難備份與恢復體系建設，信息化技術與檔案業(yè)務及檔案管理意識培養(yǎng)機制的建設等，是一項綜合性、系統(tǒng)性、創(chuàng)新性工程。高校檔案工作信息化建設牽涉到高校工作的方方面面，是一個動態(tài)的、漸進的、長期的過程，它的整體性和協(xié)調性是非常重要的，沒有高校領導層的重視、參與、協(xié)調和督查就不可能無遺漏地布置和落實。因此，高校檔案工作信息化建設必須堅持統(tǒng)籌規(guī)劃，頂層設計，統(tǒng)一建設，破舊立新，系統(tǒng)集成，信息共享，形成基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系，才能推進高校檔案工作信息化建設健康、穩(wěn)步、快速發(fā)展。

作者：何強 單位：濟南大學檔案館