一、改善軟硬環(huán)境，提高檔案管理的時效性

由于一些單位未嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，加上檔案管理人員自身素質(zhì)不高，使得他們在做檔案基礎(chǔ)工作時，往往漏洞百出，甚至發(fā)生檔案資料填寫錯誤的事情。這些因素的存在，給正常的檔案管理帶來了很多負面影響，甚至直接影響到檔案資料的時效性。面對檔案管理上存在的弊端，我們必須要認真加以改正，要嚴(yán)格按照檔案管理制度和條例來做好各項工作，使檔案室的設(shè)置趨向于合理、科學(xué)化，檔案管理堅持系統(tǒng)化、規(guī)范化的原則，杜絕非檔案管理人員進入檔案室，進而保證檔案室的安全及資料的完整性。

二、加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的能力

要想使單位的檔案管理走向正規(guī)化、科學(xué)化，最大限度地發(fā)揮出檔案作為信息資源的重要作用，主要取決于檔案管理人員的綜合素質(zhì)。單位在選拔檔案管理人才時，不能只注重文化素質(zhì)的要求，同時還要加大對他們在思想政治、職業(yè)道德等方面的教育，促使他們提高對檔案管理重要性的認識。檔案管理人員上崗前，一是必須進行必要的專業(yè)知識培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高他們對檔案管理的工作能力，增強他們的責(zé)任意識，改進他們的工作理念。二是通過專業(yè)培訓(xùn)，使檔案管理人員熟悉和掌握現(xiàn)代化檔案管理的思路和手段，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，優(yōu)化檔案管理程序，進而保證檔案管理走向科學(xué)化、系統(tǒng)化。三是必要時，可以通過“請進來、走出去”的辦法，拓寬檔案管理人員的視野，增加檔案管理人員相互間的橫向交流。

三、細化檔案資料收集，提高檔案資料的完整性和可靠性

無論是個人檔案，還是集體檔案，對領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策、人事任免、處理重大問題都能起到重要的參考作用。因此，在日常工作中，檔案管理人員務(wù)必要重視對各類資料的收集整理，確保檔案資料的連貫性和完整性。做到了這些，對于檔案管理人員來說，基本上就算盡職了。檔案既然作為一種信息資源，對資料的準(zhǔn)確性、完整性要求是非常高的。這就要求檔案管理人員在工作中要具備“三到”，即：心到、眼到，手到。心到就是對檔案重要性有深刻的認識，從思想上達到重視的目的；眼到就是對各種資料的真?zhèn)我朴诒鎰e，對發(fā)現(xiàn)有疑點的資料要及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，進而與資料的來源方進行溝通，確保資料的準(zhǔn)確性；手到就是要對各種資料進行必要的整理、歸納，包括對文件柜的合理設(shè)置，這樣做，便于自己或他人進行查閱。另外，檔案管理人員還可以利用電腦、打印機等現(xiàn)代化辦公手段，將重要的檔案資料進行掃描、復(fù)制，制作成電子文檔加以備份，以提高檔案資料的有效利用率。

四、轉(zhuǎn)變檔案管理理念，提高檔案資料的利用率

在過去，一般文字或圖片等資料一旦被作為檔案來管理，那么就等于是被打入了冷宮，想要再見天日簡直比登天還難。但隨著信息化時代的到來，人們對信息資源越來越重視，對信息資源的需求也越來越多，這就給我們的檔案管理人員提出了一個新的挑戰(zhàn)，必須要注意轉(zhuǎn)變檔案管理理念，積極發(fā)揮檔案作為信息資源所起到的交流和溝通作用。當(dāng)我們在對某項工程進行技術(shù)論證時，免不了要去檔案室查找原始資料。這時候，檔案管理人員就要面臨嚴(yán)峻的考驗。如果對方在未履行相關(guān)手續(xù)，或未得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的許可，檔案管理人員應(yīng)拒絕為其提供一切服務(wù)；但如果對方借閱檔案資料的手續(xù)齊全或得到了領(lǐng)導(dǎo)的認可，這時候檔案管理人員就必須要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)制度和辦理查閱檔案資料的手續(xù)，積極配合對方查找資料。在對方對檔案資料有疑問時，管理人員必須要提供熱情、周到的服務(wù)，根據(jù)自己對資料的掌握情況，給對方一個合理的、有說服力的解答。

五、總結(jié)

綜上所述，我們不難看出，單純依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)不適應(yīng)于現(xiàn)代社會的快節(jié)奏和辦公自動化，必須要借鑒和運用現(xiàn)代信息技術(shù)和先進的管理理念和方法，并做到將傳統(tǒng)與現(xiàn)代有機結(jié)合，將過去神秘的檔案引向公開和開放，積極發(fā)揮資源共享、資源被開發(fā)的作用，以此來滿足社會快速發(fā)展和人們對信息資源的強烈需求。隨著時間的推移，工作經(jīng)驗的積累，相信未來的檔案管理將日趨完美，檔案信息軟件的開發(fā)與利用也會被更多的人所重視，到那時，檔案管理現(xiàn)代化水平會有質(zhì)的飛躍。

作者：王子玉 單位：中共通化市委黨校