一、基層食藥監(jiān)部門人事檔案管理工作中存在的問題

1.基層食藥監(jiān)部門人事檔案管理專業(yè)人員少經驗不足

由于藥監(jiān)部門存在成立時間短，檔案管理專業(yè)人員少，工作任務重的現狀。基層單位普遍沒有配備專門的人事檔案管理部門或專職檔案員，基本上都是由人教部門的人兼職管理，由于專業(yè)不對口專業(yè)培訓時間又短，因此缺乏檔案管理的專業(yè)知識和操作技能，再加上檔案管理手段的滯后，大多數采取的是原始手工操作方法，信息化技術應用程度不高，容易造成檔案材料歸檔不及時、資料收集不完整等問題。從而影響了人事檔案管理的實質效果和應有水平。

2.人事檔案的內容分類材料歸類管理問題有待提升

首先，由于人事檔案本身的特殊性具有材料來源廣泛、名目繁多、內容各異、形式多樣等的特點，從而容易出現檔案材料分散、無序等問題，給人事檔案的內容分類及材料歸類管理造成一定影響。其次，目前基層單位的人事檔案管理主要還是掌握干部的履歷、學歷、考核鑒定、黨團材料等，但對工作績效、獎勵、有較大影響的思想匯報及總結、個人檢查材料以及圖片、聲像資料等電子檔案缺乏有效收集整理，或者是分散收集缺乏整合歸納。

3.人事檔案管理電子信息化程度較低
目前基層食藥監(jiān)部門的檔案電子化管理形式單一內容簡單。人事檔案管理人員大部分仍習慣于手工操作，面對手頭上現有的一些管理資源系統(tǒng)軟件也只是將個人基本情況、檔案目錄等材料進行簡單錄入。對干部在工作生活中形成的原件如評定專業(yè)技術職稱的論文、報告、科研成果、著作等內容都不予以收錄。使得在人事檔案的跨單位利用中實用性不強，仍然必須提供紙質檔案材料，無紙化閱讀檔案基本沒有實施。這樣就大大影響了實際工作效率。再加上基層部門在檔案管理上的經費支出不足也導致人事檔案管理電子信息化程度較低等問題。

4.人事檔案沒有得到充分開發(fā)利用

基層食藥監(jiān)部門干部人事檔案管理工作普遍存在重管理、輕利用的現象。干部人事檔案是組織上知人善任、選賢舉能的依據之一，為基層食藥監(jiān)部門選拔和使用人才提供真實可靠的材料。低效利用致使人事檔案不能在為各級組織人事部門了解人選拔人和使用人的工作中充分的發(fā)揮作用。基層檔案管理人員大部分將時間精力用于檔案的接收、收集、審核、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷等整理以及防火、防蛀、防霉變等倉庫保管工作上，卻忽略了檔案的開發(fā)利用。因為缺乏對人事檔案材料進行認真細致地分析研究，沒有很好的建立完善的人事記錄及人才技能庫，無法充分掌握區(qū)域范圍內的人才信息，因此難以為人事檔案的開發(fā)利用提供專業(yè)支持。同時一直以來人事檔案具有規(guī)范性強保密性高的特點，使得此項管理工作長期處于封閉和半封閉狀態(tài)外界很少并很難了解，也是影響人事檔案低效利用的因素之一。

二、加強基層食藥監(jiān)人事檔案管理創(chuàng)新的措施

1.提高認識，加強基層食藥監(jiān)人事檔案系統(tǒng)化制度化管理

部門領導要提高認識，高度重視檔案工作，認識到人事檔案管理是單位內部管理水平高低、運轉是否正常的重要標志之一。人事檔案工作是一項系統(tǒng)性工作，涵蓋人事部門及其他非人事部門。要求單位各部門都要重視和參與到人事檔案管理工作中來，保證人事檔案管理工作與食藥監(jiān)部門的行政執(zhí)法、日常監(jiān)管等各項工作保持同步。一是可以通過召開專題會議、舉辦人事檔案法規(guī)知識測試等形式多樣的活動，讓全體干部職工認真學習宣傳《檔案法》、《檔案管理條例》等相關檔案知識，使每位檔案管理工作人員都充分認識到人事檔案管理工作是一項基礎性管理工作，人事檔案是一種特殊的、寶貴的信息資源。二是加大對基層食藥監(jiān)人事檔案基礎設施的資金投入，充分給予人員、制度以及經費的保證，不斷改善人事檔案管理條件和設施。三是建立健全人事檔案制度化管理。制定并完善基層食藥監(jiān)局人事檔案管理制度，比如人事檔案計算機管理制度、收集歸檔及人事檔案轉進轉出等一系列工作細則，做到明確職責規(guī)范操作，使檔案工作朝著程序化、規(guī)范化和標準化的方向發(fā)展，確保人事檔案管理工作長效運行。

2.實行繼續(xù)教育培訓，提高基層食藥監(jiān)人事檔案管理人員的專業(yè)技能

為保證人事檔案工作能適用新形勢下食藥監(jiān)的改革發(fā)展要求，提高現有檔案管理隊伍的業(yè)務素質與服務水平就成了當務之急。實行繼續(xù)教育培訓是逐步提高基層食藥監(jiān)人事檔案管理人員的專業(yè)技能的主要途徑。首先加強與當地檔案局的溝通聯系，定期組織業(yè)務培訓。邀請專業(yè)學者開展專題講座，聘請技術能力強的檔案管理工作者對基層人事檔案管理人員進行手把手操作培訓。其次在條件允許的情況下，還可以通過與開設了檔案管理專業(yè)相關的教育機構，尤其是那些在檔案管理專業(yè)領域比較突出的大學建立合作關系，靈活運用整體培訓、個人培訓和輪崗培訓將結合的形式，定期安排基層單位的人事檔案管理人員參觀學習，接受系統(tǒng)、正規(guī)的檔案管理繼續(xù)教育培訓。在系統(tǒng)內部，定期舉行業(yè)務知識比拼形成一種以提高自身綜合素質為榮的競爭氛圍，充分發(fā)揮管理人員的主觀能動性。其次還要鼓勵基層檔案管理工作人員去考取檔案系列專業(yè)技術資格，帶動檔案管理隊伍的整體水平的提高。

3.改善基層食藥監(jiān)人事檔案管理的硬件設施

在人事檔案工作的規(guī)范化管理中，基礎硬件設施是必不可少的重要一環(huán)。因此基層部門領導要提高認識加強重視，加大資金投入不斷改善檔案管理的硬件設施，為人事檔案管理工作營造一個良好的環(huán)境。在安排人事檔案管理辦公場所時，需要仔細考慮檔案用房的各項要求，做到庫房、閱檔室、辦公室“三分開”。建立穩(wěn)固的防火、防潮專用檔案庫房。購置鐵質的檔案柜或新型的專用檔案密集架，以便節(jié)約和合理利用空間。庫房內應設置必要的空調、去濕機、溫濕度器等設備。除此之外，為了適應檔案現代化建設的需要，配備檔案專用計算機、打印機、復印機、數碼相機等設備也是十分必要的。庫房內的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應定期檢查。

4.進一步規(guī)范基層食藥監(jiān)人事檔案業(yè)務工作，構建人事檔案信息化管理模式

從實際管理工作的需要和人事檔案管理規(guī)范化的要求出發(fā)，制定科學的人事檔案分類方案和歸檔范圍，要求基層檔案工作者在實際工作中嚴格遵守人事檔案分類的規(guī)定準確掌握歸類的方法，堅持性質判斷、內容判斷及同一標準的原則進行管理。逐步規(guī)范基層食藥監(jiān)人事檔案業(yè)務工作。首先要規(guī)范基層食藥監(jiān)部門的文件材料收集工作。一是要抓好人事檔案文件材料的形成工作，進一步推行人事檔案材料標準化要求。通過召開專題會議制度印發(fā)通知要求各科室嚴格執(zhí)行人事檔案形成程序及質量要求，做到事實準確、材料完整、手續(xù)完備。如個人制作材料時選用質量好的紙張書寫印刷，禁止使用不耐光、不耐熱、不耐久的書寫文具，并保證材料格式尺寸大小及書寫規(guī)范。二是抓好文件材料的歸檔工作。嚴格歸檔范圍和保管期限表，明確各科室兼職檔案員負責本科室材料的收集工作，并及時移交到檔案室保管。三是抓好聲像檔案材料的規(guī)范整理工作。除了對已歸檔的各種人事檔案的加強整理外還應逐步增加對相關聲像、實物等門類的檔案材料的整理。四是充分利用計算機網絡技術構建基層食藥監(jiān)人事檔案信息化管理模式。從實際出發(fā)，深入開發(fā)基層食藥監(jiān)人事檔案信息資源，盡快建立基層食藥監(jiān)人事檔案數據庫系統(tǒng)。將人事檔案信息利用掃描儀等現代化設備和技術，將文字、圖片等檔案材料轉換成數據資料，實施基層食藥監(jiān)人事檔案的動態(tài)管理和維護，提高人事檔案管理工作的效率，減少因手工調閱造成檔案材料的磨損，延長檔案使用壽命。通過現代化手段全面建立人力資源信息的收集、優(yōu)化、反饋和監(jiān)控系統(tǒng)。

5.提高基層藥監(jiān)人事檔案利用價值和利用率

提高人事檔案利用率對食藥監(jiān)工作的創(chuàng)新和發(fā)展有重要意義。一是調整豐富更新人事檔案內容，提高利用價值。根據基層藥監(jiān)部門干部職工崗位設置的多元化以及新的機構改革后人員崗位的變化，不斷豐富人事檔案信息內容，注意收集反映人員綜合能力、專業(yè)特長、知識結構、能力水平、科研成果等方面的記載材料和數據。對各類人才實行針對性的檔案內容收集和管理，形成科學的藥監(jiān)人事檔案管理體系，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，提高基層藥監(jiān)人事檔案的全面性和實用性。二是轉變觀念，樹立主動服務意識。改變基層檔案管理人員“保管員”的身份，充分發(fā)揮主觀能動性成為檔案開發(fā)利用的直接參與者，讓管理人員利用自己的專業(yè)優(yōu)勢對人事檔案材料進行解讀，為干部人事決策工作當好參謀，進一步做好干部人事檔案方面的咨詢工作。三是增強溝通信息渠道，實現人事檔案信息資源有效共享。

三、總結

傳統(tǒng)的人事檔案管理已經難以滿足現代社會的發(fā)展需求，它必須以一種社會化、開放式的管理形式存在并對舊有模式進行補充。在傳統(tǒng)模式中，人事檔案比較封閉和內向，但是對于人事檔案的保密、保護、方便內部使用具有優(yōu)勢。缺點是過于封閉、利用面不廣，實行規(guī)范化、網絡化管理難度大。因此，如何在新形式下既保證服務面、利用率又防止泄密、丟失等問題的發(fā)生，如何充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢使現代檔案管理更加充實與完善，便一直以來是人事檔案開發(fā)利用的重點和難點。面對這項長期、復雜而重要的基礎性工作我們需要不斷創(chuàng)新工作思路不斷提高工作質量。

作者：廖虹 單位：福建省龍巖市藥品檢驗所