一、扣政策
　　我們寫(xiě)工作總結(jié)，往往要對(duì)前一段工作進(jìn)行全面、審慎的回顧，即對(duì)前一段工作在貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策、依法行政和實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的情況進(jìn)行審視。所謂扣政策，具體地講，一是有無(wú)違法、違背中央指示精神、違背客觀規(guī)律、侵犯群眾利益的行政行為被作為經(jīng)驗(yàn)在總結(jié)；二是理論上的提法是否符合黨報(bào)黨刊中的輿論子向和跟新提法；三是引用的政策法規(guī)是否得當(dāng)。如果政策使用不當(dāng)，或有錯(cuò)誤，那么，總結(jié)出來(lái)的經(jīng)驗(yàn)也是不正確的；如果推廣，則是有害無(wú)益的，甚至?xí)斐蓯毫佑绊?。例如?times;×省疾病控制中心為原免疫規(guī)劃所所長(zhǎng)×××發(fā)文求情，這單位發(fā)文及一系列為貪官求情的工作，即使幾經(jīng)周折、勞神費(fèi)力，也不宜寫(xiě)進(jìn)工作總結(jié)之中。

　　二、抓特色
　　所謂“特色”，是指事物所表現(xiàn)的獨(dú)特色彩和風(fēng)格。就一份總結(jié)而言，一是指內(nèi)容⊥的獨(dú)特風(fēng)格。有的秘書(shū)寫(xiě)總結(jié)，喜歡套用老模式，平鋪直敘，記“流水賬”，連重點(diǎn)也不突出，就更談不止有什么特色了。單位或部門的工作總結(jié)，要突出“你無(wú)我有，你有我優(yōu)，你優(yōu)我神”的工作成績(jī)，寫(xiě)作的重心應(yīng)當(dāng)是反映當(dāng)?shù)毓ぷ髦杏歇?dú)特性和創(chuàng)造性的東西。要寫(xiě)出自己“這一個(gè)”的特色，要唱好“地方戲”和“拿手戲”。而對(duì)于那些照抄照轉(zhuǎn)一般化的工作情況，年年可套、家家可用的 “常規(guī)性武器”，各級(jí)各地乃至全國(guó)都適用的“普通話”，就沒(méi)有必要寫(xiě)人總結(jié)之中。那樣的材料即使報(bào)上去也不會(huì)有多大用處。在當(dāng)今“快餐化”的時(shí)代，生活、工作節(jié)奏已不斷加快，閱文者總是希望在最短的時(shí)間內(nèi)閱讀盡量多的文字，獲取盡可能多的信息。因此，只有突出文章的特色，盡量縮短文章的篇幅，才能達(dá)到閱文者的要求。二是指在形式上要突出特色。工作總結(jié)的標(biāo)題要突出全面工作總的特色，文章各個(gè)部分要緊扣主旨突出各個(gè)方面的特色，每一段的開(kāi)頭也要概括本段要旨。目前流行一種將具體事實(shí)與數(shù)據(jù)用黑體標(biāo)出作為小標(biāo)題，讓閱文者在一兩分鐘內(nèi)就能讀完一份經(jīng)驗(yàn)材料主干的做法，值得借鑒。
 

　　三、找典型
　　典型的作用巨大，效果明顯，一個(gè)好的典型就是一面鮮明的旗幟，對(duì)于廣大群眾是一種非?，F(xiàn)實(shí)、直觀的教育和引導(dǎo)，比一般的說(shuō)教更具說(shuō)服力和感召力。一份總結(jié)是否有用，同其所反映的內(nèi)容與事跡的典型程度有很大的關(guān)系。有的單位或部門的工作總結(jié)，東拼西湊找材料，方方面面有成績(jī)，就是通篇難找一個(gè)有一定分量的典型，這樣的總結(jié)對(duì)工作又有何益呢？領(lǐng)導(dǎo)的總結(jié)性講話離不開(kāi)一條條活生生的典型經(jīng)驗(yàn)，辦公室主任最感興趣的是下級(jí)總結(jié)中的典型材料，而秘書(shū)則往往為得到一個(gè)典型事例．更是打爛了電話，甚至“踏破鐵鞋”。那么，怎樣才能尋找到典型呢？除了平時(shí)在工作中要注意培養(yǎng)典型外，還可以從效果、做法、認(rèn)識(shí)等三個(gè)方面去發(fā)現(xiàn)典型。首先是從效果上找典型。某項(xiàng)工作產(chǎn)生了最佳效果，取得了顯著成績(jī)，才能引起人們的關(guān)注和領(lǐng)導(dǎo)的重視。對(duì)于本地區(qū)本單位實(shí)踐中創(chuàng)造出來(lái)的、能夠解決人們最關(guān)心的問(wèn)題而又優(yōu)于別處的最佳處置方案及工作經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)當(dāng)敏銳地抓住并及時(shí)地撰寫(xiě)。模范集體和先進(jìn)個(gè)人都有科學(xué)的經(jīng)驗(yàn)值得推廣。其次是從做法上找典型。某方面工作能取得實(shí)效，自然離不開(kāi)科學(xué)的管理和先進(jìn)的做法。但如果某項(xiàng)工作略見(jiàn)成效或效果暫時(shí)不明顯，也可總結(jié)比以前有所改過(guò)、比別人先進(jìn)，特別是有創(chuàng)意的典型做法。再次是從認(rèn)識(shí)上找典型。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，認(rèn)識(shí)的深化、觀點(diǎn)的亮化和主題的升華，寫(xiě)進(jìn)總結(jié)中，仍然不乏深刻的典型意義。
 

  　四、清材料
　　材料是文章的基本要件，無(wú)論理論材料還是事實(shí)材料，都要做到真實(shí)、新穎、貼切、有力，所引政策法規(guī)、名人名言、領(lǐng)導(dǎo)講話、群眾評(píng)價(jià)等都必須準(zhǔn)確無(wú)誤，不能斷章取義、拼湊曲解，更不能“想當(dāng)然”?？偨Y(jié)中常見(jiàn)的一些所謂的“群眾評(píng)價(jià)”，不像群眾的口吻，倒像秘書(shū)的杜撰；所引政策法規(guī)條文有些已經(jīng)過(guò)時(shí)或不夠貼切。事實(shí)材料就更有講究。要真實(shí)，就不能虛構(gòu)杜撰，過(guò)去那些“村騙鄉(xiāng)，鄉(xiāng)騙縣，一直騙到國(guó)務(wù)院”的統(tǒng)計(jì)數(shù)字害人不淺。2006年4月13日國(guó)家發(fā)改委為防止各地GDP指標(biāo)層層分解、層層加碼的問(wèn)題，專門發(fā)出《關(guān)于請(qǐng)各地區(qū)科學(xué)確定本地區(qū)“十一五”時(shí)期經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的通知》，說(shuō)明國(guó)家對(duì)預(yù)報(bào)數(shù)字準(zhǔn)確度的重視。同時(shí)，材料一定要新，要選擇最新的事實(shí)和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，今年的材料可謂新，去年的材料還算新，前年的材料也許就是“陳芝麻”了。要貼切，就要用一根紅線貫串所有的材料，即圍繞中心來(lái)精心選擇材料。在修改和審核時(shí)，對(duì)于那些虛假的、過(guò)時(shí)的、“外圍”的材料，要毫不吝惜、堅(jiān)決擯棄。
 

　　五、理思路
　　寫(xiě)得好的總結(jié)，思路往往是很清晰的，猶如一位出色的導(dǎo)游，預(yù)先設(shè)計(jì)好路線，將你有順序地引到一個(gè)個(gè)游覽景點(diǎn)一樣，看完所有的景點(diǎn)而行程絲毫不亂。我們寫(xiě)工作總結(jié)，一般是按照“基本情況——主要做法——成績(jī)及經(jīng)驗(yàn)——存在問(wèn)題及教訓(xùn)——下一步打算”的思路來(lái)結(jié)構(gòu)文章；還是采用“橫式結(jié)構(gòu)”，分別按照各個(gè)方面的工作來(lái)寫(xiě)，邊寫(xiě)做法、成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)，邊寫(xiě)存在的問(wèn)題及教訓(xùn)和打算。具體總結(jié)某一方面的工作時(shí)，是先寫(xiě)做了什么工作，談重要性，次寫(xiě)做法與效果，后用典型集體和個(gè)人的事例來(lái)予以說(shuō)明，按照“做了什么——怎樣做的（情況與做法）——做得怎樣（成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)）”來(lái)構(gòu)思；還是只寫(xiě)“做了什么”與“做得怎樣”，而略去“怎樣做的”這一部分呢？即使在一段話中，上下旬之間也存在一個(gè)思路途接的問(wèn)題。
 

　　六、刪冗文
　　梁實(shí)秋先生說(shuō)：“文學(xué)作品無(wú)不崇尚簡(jiǎn)練，簡(jiǎn)練乃一切古典藝術(shù)之美的極則。”這同樣也是我們寫(xiě)總結(jié)所追求的最佳境界。簡(jiǎn)練就是簡(jiǎn)要而又精練，就是“少而精”?？偨Y(jié)要簡(jiǎn)練，就要講究立意精辟，結(jié)構(gòu)精巧，材料精確，敘議精當(dāng)，文筆精悍?？磥?lái)要寫(xiě)出高質(zhì)量的總結(jié)，還真須下一番功夫不可。當(dāng)然，“簡(jiǎn)潔”是相對(duì)而言，不是越短越好，也不是一切總結(jié)皆作短文。譬如，全國(guó)黨代會(huì)的報(bào)告，一萬(wàn)余字便是“少”了。一個(gè)企業(yè)的年度工作忠結(jié)，一萬(wàn)字便太多了。1992年北京市好公文評(píng)選中，膺選一等獎(jiǎng)的首鋼總公司的年度工作總結(jié)，只用了1900余字。言之有物，短文長(zhǎng)看；言之無(wú)物，長(zhǎng)文短看。有的同志熱衷于“做文章”，可謂 “妙筆生花”，觀點(diǎn)精心提煉，內(nèi)容苦心剪裁，文字刻意潤(rùn)色。既有“四六旬”，也有百分比；既有面上概括，也有典型事例。念起來(lái)朗朗上口，聽(tīng)起來(lái)熱熱鬧鬧，內(nèi)容卻是空空蕩蕩。你去審視它的每句話，會(huì)驚奇地發(fā)現(xiàn)，有用的句子寥寥無(wú)幾，整個(gè)文章除了耽誤聽(tīng)眾（讀者）的時(shí)間以外，毫無(wú)實(shí)際意義。要使文章精練，—個(gè)行之有效的方法就是要提高文章的含金量，刪去一切冗文，爭(zhēng)取在盡量少的文字中含有最大的信息量。一份工作總結(jié)能夠在最短的篇幅內(nèi)傳達(dá)最大的信息量，往往給人以單位領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)干練、辦公室辦事果斷、信息來(lái)源廣泛、秘書(shū)知識(shí)豐富的良好印象；既能對(duì)工作作出客觀的評(píng)價(jià)，又能使人在愉快之中受到啟迪。