芻議如何確保現代電子檔案安全的措施

　　近年來，我國現代科技的高速發展及計算機技術和網絡技術在檔案管理中的逐步應用，一種新型的檔案載體----電子檔案應運而生。電子文件的大量產生，當今社會經濟、政治、文化、自然環境的發展變化，給檔案文件的安全保護賦予了新的內涵，帶來了前所未有的挑戰。檔案安全保障體系建設，必須立足主動防御的理念，實施全面系統的防護策略。

　　《世界電子元器件》雜志是由信息產業部主管、全國發行的月刊。它權威報道并分析國內外電子元器件行業發展現狀及趨勢，提供半導體、元器件最新設計方案，集研發、應用和解決方案為一體，是了解世界電子元器件行業現狀及發展的重要信息窗口。

　　2010年5月12日，國家檔案局局長楊冬權同志在全國檔案安全體系建設工作會議上提出“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，全面提升檔案部門的安全保障能力”的號召，把檔案安全的重要性提升到一個新的高度。

　　電子檔案不僅使檔案信息資源共享、遠程查詢利用成為了現實，同時也給檔案管理工作帶來了新的要求。由于電子檔案是通過計算機進行操作、傳輸、存貯等處理方式而形成的檔案。與傳統紙質檔案相比有著許多不同的特性。如：非人工識讀性、系統的依賴性、信息的不穩定性、信息的可共享性等等。正是由于這些特性導致了其安全性的問題，同時在電子檔案的輸入、輸出、存貯、傳輸過程中也不可避免地會產生誤操作、丟失、被偷竊、自然災害、病.毒及黑客侵犯等危害。因此，我們對電子檔案的管理要在紙質檔案管理的基礎上采取一些切實可行的安全措施，防患于未然。以確保電子檔案的安全性、完整性和準確性。

　　一、我國現代電子檔案的特點分析

　　1.內容與載體的可分離性，是電子檔案不同于紙質檔案最重要的特性之一。電子檔案是數字化形式，其內容信息可與它的載體分離，它可以從一個載體復制到另一載體，可以從這臺計算機傳輸到另一臺計算機。電子檔案的內容是以數字信號的方式存在于不同的存儲空間，不再具有原先意義上的、有物理邊界的原件。對于傳統的紙質檔案而言，檔案就是原件，電子檔案的出現，則對傳統的檔案觀念提出了挑戰。

　　2.對計算機系統的依賴性。正是由于電子檔案的生成是在計算機系統的支持下完成的，所以如果離開了計算機，電子檔案既看不見也摸不著。其對計算機系統的依賴性體現在：一是數字編碼、二是硬件、三是軟件、四是技術設備更新、五是加密。

　　3.具有快捷性、共享性。在計算機環境中，文件的形式特征發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多方位的組合，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。通過計算機系統，一份檔案可以同時在不同的地方被多人使用，突破了紙質檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價值。

　　4.不穩定性及不安全性。由于電子檔案內容與形式的獨立性，它具有比紙質檔案更不穩定的因素。其原始性、真實性、完整性和安全性方面，都更難以保證。在檔案的原始性方面，電子檔案的原始性不易判斷和確認。電子檔案的生成形式是由實態變為虛態，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態并非完全一致。可以說既是原始的，又是復制的。在檔案的真實性方面，電子檔案極易失真。在將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程中，稍有失誤即會導致檔案信息失實。此外.電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

　　二、確保現代電子檔案安全的管理措施

　　1.要保證電子檔案存儲載體的安全性。一般情況下，電子檔案存儲在移動硬盤、光盤等介質上，所以，要建立—個適合硬盤、光盤保存的環境，諸如溫濕度的控制。存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放、并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。

　　2.要保證電子檔案內容的原始性。電子檔案與傳統紙質檔案不同在于：前者在計算機中產生并存儲于光學磁性材料等載體上，是“無形”的，也就是說形式(存儲介質或載體)和內容(檔案內容)是相互分離的，而且任何人都能通過計算機進入網絡，內容和形式很容易被非法改動、刪除、復制等，改后往往不留有任何痕跡。要保證電子檔案內容的原始性，就必須做好以下幾點：

　　(1)采用簽署技術。對電子檔案進行簽署的目的在于證實該份文件確實出自作者，其內容沒有被他人進行任何改動。電子檔案的簽署技術一般包括證書式數字簽名和手寫式數字簽名。證書式數字簽名的原理是：發方利用自己的不公開的密鑰對發出文件進行加密處理，生成一個字母數字串，與文件一起發出，同時還帶走一個可使其生效的公開密鑰。收方用發方的公開密鑰運用特定的計算方法解碼檢驗數字簽名。手寫式數字簽名是將專門的軟件模塊嵌入文字處理軟件中。作者使用光筆在計算機屏幕上簽名，或使用一種壓敏筆在手寫輸入板上簽名，顯示出來的“筆跡”如同在紙質文件上的親筆簽名一樣。計算機數字轉換器來捕獲手寫簽名，同時對電子檔案的內容、結構等進行打包處理。采用證書式數字簽名者需要向專門的技術管理機構注冊登記，這種機構通常稱為“安全電子郵件認證站點”、“數字證書服務中心”、“數字標識授權機構”等。它的職能是在其管轄的數字協議下對用戶的有效身份進行認證，向用戶發放有限期的密鑰和數字證書等。

　　(2)采用加密技術。采用加密技術可以確保電子檔案內容的非公開性。電子檔案的加密方法有很多種。在傳輸過程中通常采用“雙密鑰碼”進行加密。網絡中的每一個加密通信者擁有一對密鑰：一個是可以公開的加密密鑰，一個是嚴格保密的解密密鑰，發方使用收方的公開密鑰發文，收方只用自己知道的解密密鑰解密。這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發文，而只有收方才能獲得這些加密的文件。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來，這對于傳輸中的電子檔案具有很好的保護效果。

　　(3)采用防寫措施。目前在許多軟件中可以將文件設置為“只讀”狀態，在這種狀態下，只能從計算機上讀取信息，不能對其做任何修改。在計算機外存儲器中，只讀光盤只能供使用者讀出信息而不能追加或擦除信息，一次寫入式光盤可供使用者一次寫入多次讀出，可以追加記錄但不能擦除原來的信息。這種不可逆式記錄介質可以有效地防止用戶更改電子檔案內容，保持電子檔案的原始性和真實性。

　　(4)采用雙套制。“雙套制”即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質文件保存。兩種載體檔案并存要特別注意兩種檔案內容上的一致性，在電子檔案著錄、編號、簽署、更改、更新時應注意保證電子檔案與紙質檔案相符。

　　3.提高計算機系統的安全管理

　　(1)采用身份驗證。為了防止無關人員進入系統對文件或數據訪問，有些系統需要對用戶進行身份驗證，如銀行系統使用用戶密碼驗證，文件管理系統使用管理員代碼驗證等。最常用的方法是給每個合法用戶一個由數字、字母或特定符號組成的“通行字”(Password)，代表該用戶身份。當用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器中有關該用戶的其他資料進行比較驗證，如果驗明他為合法用戶，可接受他進入系統對相關的業務訪問。如果驗證不合格，該用戶就會被拒之系統門外。

　　(2)采用防火墻。網絡防火墻技術是一種用來加強網絡之間訪問控制，防止外部網絡用戶以非法手段通過外部網絡進入內部網絡，訪問內部網絡資源，保護內部網絡操作環境的特殊網絡互聯設備。它對兩個或多個網絡之間傳輸的數據包如鏈接方式按照一定的安全策略來實施檢查.以決定網絡之間的通信是否被允許，并監視網絡運行狀態。這是一種訪問控制技術，它是在某個機構的網絡和外界風格之間設置障礙，阻止對本機構信息資源的非法訪問。也可以阻止機要信息、專利信息從該機構的網絡上非法輸出。防火墻好像是網絡上的一道關卡，它可以控制進、出兩個方向的通信。防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，它通過網絡通信臨控系統監測所有通過防火墻的數據流，凡符合事先制定的網絡安全規定的信息允許通過，不符合的就拒之墻外，使被保護網絡的信息和結構不受侵犯。

　　三、結束語

　　總而言之，隨著新技術的出現，電子檔案信息的安全會得到更為有效的保障，使其在社會生活中發揮更大的作用。對電子檔案和電子檔案的安全問題已經引起了很多檔案工作者的重視，有關的研究工作正在逐步深入進行，相信將會有更多的經驗和技術產生。