有關電力檔案數(shù)字化的探討

　　檔案數(shù)字化是指把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。作者根據(jù)在電力檔案數(shù)字化中的實踐與思考,結合自己多年的工作經(jīng)驗，探討電力檔案數(shù)字化中存在的問題與傳統(tǒng)檔案的對比。為現(xiàn)代電力系統(tǒng)檔案提供一些思路與借鑒。

　　《科技檔案》(季刊)創(chuàng)刊于1991年，由安徽省科技檔案館主辦。本刊致力于宣傳科技進步和檔案工作，以加強科技檔案業(yè)務建設，開發(fā)科技檔案信息資源，服務于經(jīng)濟建設為方向，開展理論研究，普及專業(yè)知識，交流工作經(jīng)驗，注重專業(yè)性、知識性、信息性為一體。

　　二、傳統(tǒng)檔案管理的弊端

　　檔案一般由載體與內(nèi)容兩個部分組成。檔案工作本質(zhì)上是數(shù)字化工作。傳統(tǒng)的檔案工作是連同載體的檔案數(shù)字化工作,是局限于以全宗為原則的,以機構、年代、專題等為單元的狹隘范疇內(nèi)的檔案管理;其整理編目是通過在全宗范圍內(nèi),按分類大綱進行分類→組成案卷→編制檢索目錄等過程來實現(xiàn)的;檔案利用服務則是根據(jù)“編目”提供卷、件為單位的原件。由此可見,傳統(tǒng)的檔案管理工作相當繁瑣,而能提供的檔案信息范圍卻很小(自己的全宗域內(nèi)),且借閱利用必須到檔案室才能進行,又只能局限于一個人利用,還會給原件造成損壞等。顯然,傳統(tǒng)的檔案管理模式,使得檔案工作低效、繁忙,且檔案原件的安全性得不到可靠的保障。

　　三、檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

　　檔案數(shù)字化與檔案管理是兩個緊密相連的不同工作階段。檔案管理是檔案數(shù)字化的工作的基礎和前提條件;檔案數(shù)字化是檔案管理的深入和延伸。檔案數(shù)字化主要是指脫離載體的檔案內(nèi)容的管理,它沖破了傳統(tǒng)檔案管理的全宗、年代、機構等的限制,是廣域的檔案數(shù)字化;檔案的編目可按需要在各類案卷、文件中,尋求同類信息的組合,并打印輸出;文件材料可實行不立卷歸檔,使檔案人員能從繁重的文件材料的分類、組卷、編目工作中解放出來,而把大量的精力投入到檔案的開發(fā)利用中去;檔案的服務利用是通過計算機網(wǎng)絡提供電子文件。由此可見,檔案數(shù)字化是實現(xiàn)從網(wǎng)上收集并提供利用檔案信息的現(xiàn)代化檔案管理。這種現(xiàn)代化檔案管理為檔案信息的利用開辟了最廣闊的前景,是最優(yōu)的檔案管理模式。

　　四、建章立制明確責任,確保電子文檔的完整歸檔

　　首先,按電力企業(yè)工作流程,明確不同專業(yè)電子文件歸檔責任人,其次,明確網(wǎng)絡管理員為電力企業(yè)電子文件在線管理負責人;建立電子文件數(shù)據(jù)庫,分門別類在線管理歸檔的電子文件,并隨時提供在線服務;對歸檔的電子文件隨時予以拷貝脫機保存,防止因誤操作等原因引起電子文件的丟失。第三,明確電力企業(yè)檔案室負責人為本單位電子文件監(jiān)管及脫機保管負責人,建立文件登記制度。

　　電力企業(yè)電子文件材料歸檔要求的變化,要求其檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域,對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導,保護電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。

　　五、檔案整理工作

　　檔案整理工作主要包括檔案鑒定和檔號整理兩部分。檔案鑒定:先鑒定再數(shù)字化,這是進行檔案數(shù)字化工作之前必需做的工作。首先對檔案室室藏擬掃描的紙質(zhì)檔案進行檢查和統(tǒng)計,做到心中有數(shù)。對一些保管期限劃分不合理的,要進行個別調(diào)整。其次,確定永久、長期保存的檔案進行數(shù)字化掃描,短期保存的檔案不掃描,但是近10年檔案室保存的短期檔案,為了利用方便還是有選擇地進行掃描。檔號編制:搞好檔號編制,固定檔案位置,為開展檔案數(shù)字化工作奠定堅實基礎。電力企業(yè)檔號編制是:一年為一個目錄號,一年內(nèi)的檔案案卷號編制采用大流水號,不允許重號;每一卷檔案卷內(nèi)頁號也不允許存在重復、漏號現(xiàn)象,否則,檔號不固定、不標準,檔案數(shù)據(jù)庫就無法建立。

　　電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設的核心是建設檔案信息數(shù)據(jù)庫,并通過網(wǎng)絡平臺進行信息傳遞和信息交流。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫,檔案信息組織形式就發(fā)生了本質(zhì)上的變化,從原先紙張上順序的、線形的方式轉變?yōu)樵谟嬎銠C上的、直接的、網(wǎng)狀的方式,索引文件、超文本技術可以使信息按本身的邏輯關系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結構,依賴先進的智能化數(shù)字化技術,以人工語言或自然語言進行搜索,為用戶提供方便、高效的服務。

　　建立學習型組織,培養(yǎng)造就知識型人才。數(shù)字檔案管理對檔案管理工作者提出了新的要求,目前檔案館管理者的素質(zhì)與檔案數(shù)字化發(fā)展的要求還有較大的差距,迫切需要培養(yǎng)一批既有檔案專業(yè)知識,又有較好計算機信息技術能力的復合型人才。檔案管理部門應為檔案管理人員制定中長期培養(yǎng)目標和年度學習計劃,圍繞現(xiàn)代化檔案管理的目標,通過業(yè)務培訓、學術交流、組織參觀考察等多種形式,為檔案管理者提供多種學習機會。通過經(jīng)常的、堅持不懈的努力,提高檔案管理工作人員的文化層次和業(yè)務水平,使之成為具有創(chuàng)新能力的知識型人才,以適應檔案管理數(shù)字化發(fā)展的要求。

　　六、數(shù)據(jù)檔案的安全管理

　　電力系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案的安全問題,是指為了防止數(shù)據(jù)版本被修改、硬件設備意外損壞、存貯介質(zhì)老化失效、自然災害造成的數(shù)據(jù)丟失、損壞等情況的發(fā)生,通常情況下,我們可采取下述防范措施,即物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術。防火墻技術是實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離與訪問控制的最基本、最流行、最經(jīng)濟的也是很有效的措施之一。防火墻通過設置安全策略,控制(允許、拒絕、檢測)出入網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)包,本身具有較強的抗攻擊能力,可以限制未被授權的用戶進入內(nèi)部網(wǎng)絡,過濾掉不安全的數(shù)據(jù)包。防止入侵者接近本系統(tǒng)的防御設施,限定內(nèi)部網(wǎng)絡用戶訪問特殊站點,保證整個網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全運行。

　　因此,堅持電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設的安全保密原則是一項綜合性的系統(tǒng)工程,對于數(shù)字化后

　　的檔案要防止在網(wǎng)上隨意傳播利用,必須根據(jù)網(wǎng)絡環(huán)境下開展檔案信息服務的特點,采取切實可行的安全防范措施和手段,如采用信息加密、防火墻控制、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等,為檔案數(shù)字化建設提供技術防范依據(jù)和管理保障,構筑起檔案數(shù)字化的安全防護體系。

　　七、檔案數(shù)字化管理建設實施策略

　　一要確定電力系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理的目標,以確立系統(tǒng)的檔案數(shù)字化建設的導向,使檔案數(shù)字化建設順利開展。

　　二要制定檔案數(shù)字化管理的政策與規(guī)范。因為檔案數(shù)字化需要很強的通用性,所以,在實施檔案數(shù)字化過程中,必須合乎其政策與規(guī)范,使檔案管理數(shù)字化建設不會陷入站點間不能聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)不能共享等困境。

　　三要在系統(tǒng)內(nèi)建成檔案工作信息系統(tǒng)需要的通信網(wǎng)絡體系。在電力系統(tǒng)內(nèi)各單位建立站點,形成系統(tǒng)檔案信息系統(tǒng)通訊網(wǎng)絡體系,創(chuàng)造電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化的通訊環(huán)境。

　　四要實現(xiàn)單點的檔案管理數(shù)字化,為全系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化奠定基礎:

　　八、結語

　　電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化工作是一項高科技、高投入的工作,不僅需要有檔案專業(yè)知識的人才,同

　　時也需要懂管理、有創(chuàng)造力的管理人才,而且還需要專業(yè)技術人才。目前檔案管理工作者的知識結構遠遠達不到這個要求,這也成為數(shù)字化工作中的一個障礙。在進行數(shù)字化工作前要加強對檔案工作者的培訓,要能夠熟練掌握硬件設備的操作以及簡單的維護工作,只有這樣,才能順利完成電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化工作。緊跟數(shù)字化檔案，不斷探索才能不斷解決數(shù)字化供電系統(tǒng)檔案中出現(xiàn)的新問題，最終實現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化檔案。