電子信息職稱范文談代建工程檔案的開展

　　摘 要：代建工程檔案是代業(yè)主(或建設方)在整個工程建設過程中包括從立項、審批、招投標、建設、竣工驗收備案等一系列活動中直接形成的文字、圖表、聲像等各種形式的有價值的歷史記錄。做好工程檔案建檔工作是保證工程建成后工程建設檔案齊全完整進館的關鍵。本文根據(jù)筆者多年來從事工程檔案工作，闡述如何有效促進代建工程檔案的建檔工作，以供參考。

　　關鍵詞：代建制,工程檔案,建檔,論文發(fā)表,管理

　　實行“代建制”，將政府投資項目進行適當?shù)募小⒔y(tǒng)一管理，有利于提高政府投資項目管理的專業(yè)化水平，對于控制投資和提高投資效益可以發(fā)揮積極作用。是地方政府在改革政府投資項目建設實施模式中的一項制度創(chuàng)新

　　政府投資項目“代建制”，是指政府投資項目經(jīng)過規(guī)定的程序，委托有相應資質(zhì)的工程管理公司或具備相應工程管理能力的其它企業(yè)，代理投資人或建設單位組織和管理項目的建設。

　　代建工程檔案是在整個工程建設過程中包括從立項、審批、招投標、建設、竣工驗收備案等一系列活動中直接形成的文字、圖表、聲像等各種形式的有價值的歷史記錄。做好工程檔案建檔工作是保證工程建成后工程建設檔案齊全完整進館的關鍵。筆者以為要做好代建工程檔案的建檔工作，主要應從以下幾個方面入手。

　　一、積極做好工程檔案建檔準備與提前介入工作

　　為保證工程建設資料歸檔的齊全、準確、系統(tǒng)，從項目的提出及可行性研究階段開始，到委托招投標、簽定各類合同，所產(chǎn)生的大量行政批復、技術、經(jīng)濟的文件、圖表，檔案部門就要做到積極參與，認真做好工程建檔前的準備工作。

　　1、首先，建立健全代建工程檔案工作規(guī)章制度。所謂“不以規(guī)矩，不成方圓”，必要的規(guī)章制度是搞好檔案工作的關鍵，代建單位要結合自己的實際情況，制定出一套切實可行的規(guī)章制度，工程檔案工作規(guī)范，崗位職責等。用工作規(guī)范來促使工程檔案工作向規(guī)范化、標準化方向發(fā)展，在檔案的整理過程中不僅要根據(jù)基建材料的形成規(guī)律與特點，按照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328----2001)進行整理，還要根據(jù)建設單位所屬行業(yè)檔案實體分類的特點，結合本地區(qū)的實際，按年度與單項工程去設置類目，以確保工程檔案整理的科學化和規(guī)范化。用崗位職責來明確檔案專(兼)職人員各應承擔的責任與義務，避免工作中的扯皮球現(xiàn)象。

　　2、做好組織協(xié)調(diào)統(tǒng)一工作。資料工作交底，代建單位在施工總包單位進場開始施工前，必須組織各施工總包單位進行交底工作，內(nèi)容包括：該工程項目的質(zhì)量目標(如爭創(chuàng)魯班或省優(yōu)良樣板等)，資料質(zhì)量要求，工作過程的控制，預防資料工作通病問題。

　　其次，建立檔案工作人員、責任網(wǎng)絡結構圖。合理的檔案工作網(wǎng)絡是開展工程檔案建檔工作以及整個工程建設過程檔案收集齊全、整理規(guī)范的有力保證。同時也是將檔案工作落實到人，明確個人職責，因此，代建檔案部門應與各施工總包單位的項目經(jīng)理、兼職(專職)檔案人員及時溝通、協(xié)商將每一個工程項目的檔案工作人員網(wǎng)絡建立起來。也就是在同一個工程項目中各參與的施工單位確定后，就及時明確每一個參與施工單位必須形成資料的項目經(jīng)理與具體負責管理資料人員名單。

　　第三，做好工程參與施工單位資料人員的檔案室業(yè)務培訓工作。在每年的工程建設中不同的建設項目往往通過招標的形式，由具備資質(zhì)的不同中標單位獲得不同建設的承建權，同一個施工單位在一年內(nèi)也會獲得不同建設單位的承建權面不同的建設單位對資料的收集整理要求也不盡一致，因此，在檔案工作人員網(wǎng)絡建立起來后，及時組織工程參與施工單位資料人員的檔案業(yè)務培訓是一項非常重要的工作。為節(jié)省時間，可以將同一時期開工的不同的施工單位、監(jiān)理單位的資料負責人員集中起來進行統(tǒng)一的培訓，在培訓中將本單位檔案工作規(guī)章制度、歸檔套數(shù)、歸檔時間、歸檔要求、檔案人員進行檔案資料預驗收時間、檔案工作規(guī)范等都一一地講解清楚。使資料人員有的放矢地開展工作，避免了工程竣工后出現(xiàn)復印件過多、整理格式不規(guī)范等現(xiàn)象。

　　二、做好工程檔案全程跟蹤、同步管理與業(yè)務指導工作

　　工程檔案工作從工程建設的提出、可行性研究、論證到計劃審批，從計劃安排、勘察設計、招投標、報建、施工、竣工驗收到交付使用，每一個階段，每一個環(huán)節(jié)都有相應的資料產(chǎn)生，因此，要求檔案專(兼)職人員對每一個階段，每一個環(huán)節(jié)中可能形成的資料要做到心中有數(shù)，按工程進度同期收集，按工程的重要程度結合專業(yè)、密級安全存放。隨時關注工程建設的進度以及與相關單位資料管理人員收集資料的情況并與之保持密切的聯(lián)系，代建設單位要負責組織業(yè)主、監(jiān)理、施工總包單位定期檢查活動，及時指導與檢查文件材料收集是否完整、整理是否規(guī)范。對碰到的檔案整理中的問題給予及時指導解決，避免資料驗收時大量案卷的重復返工現(xiàn)象，也避免了資料的散失。

　　為了有效地提高和保證工程資料的整體水平，應積極地推行文件資料與工程進度“同步”管理原則。即工程建設開始與建檔工作同步進行、工程建設過程與工程資料的積累、整理、檢查工作同步進行;工程竣工驗收后提交二套原件(一套歸城市建設檔案館保存、一 套建設單位保存)合格的工程檔案與驗收同步進行。使工程檔案從最初收集、積累、整理到最后的資料竣工驗收，每一步都與工程建設進度同步，保證工程檔案的齊全、完整與系統(tǒng)。

　　三、做好工程檔案歸檔檢查與利用工作

　　“歸檔”是檔案進入檔案館的最后一道關口，做好檔案的歸檔檢查工作是保證進館檔案質(zhì)量的關鍵環(huán)節(jié)之一。

　　首先，做好歸檔前的鑒定工作。根據(jù)基建工程檔案歸檔范圍，結合城市規(guī)劃與建設檔案歸檔范圍的相關規(guī)定，將不屬于歸檔范圍或?qū)窈蠼ㄖ锏木S護改建、擴建與管理沒有參考價值的部分及時剔除。對應歸檔部分的檔案保管期限劃分是否合適，不同期限的資料是否有混裝等現(xiàn)象進行重點檢查及更正。

　　其次，做好歸檔案卷質(zhì)量檢查工作。案卷質(zhì)量是檔案工作好壞的的衡量標準，通常存在書寫材料不合格，分類不當，卷內(nèi)目錄與案卷標題擬寫不清楚不能有效地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容、文件材料不齊全、關聯(lián)性差等到問題，因此，在案卷質(zhì)量的檢查中要重點就可能出現(xiàn)問題或常常出現(xiàn)問題部分材料的進行重點檢查與把關。

　　第三，完善工程檔案的歸檔程序。工程檔案的形成周期較長，短則數(shù)月，長則數(shù)年，因此，檔案部門應該明確歸檔的具體時間要求。已歸檔的資料應做好歸檔移交待續(xù)的簽收審核工作，并由專人負責管理，妥善保管，以便施工中隨時的查用。

　　四、加快工程檔案信息數(shù)字化建設工作

　　在工程建設行業(yè)，設計領域是計算機應用較早、程度較高的領域。目前很多的設計部門計算機出圖率達到90%以上，甲級設計單位已達到100%。隨著電子文件技術應用的深入和整個建設項目信息化的推進，如何有組織管理，逐漸積累數(shù)量龐大的又以電子介質(zhì)和紙質(zhì)形式并存的建設項目設計文件，成為今后工程檔案管理首先要解決的問題。筆者以為工程檔案的數(shù)字化是趨勢所向，主要包括兩方面的內(nèi)容;一是對現(xiàn)有館藏工程檔案室的數(shù)字化，即將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案掃描。目前情況下，應將工作重點放在工程建成后利用頻繁、而目前設計或施工單位又有數(shù)字化基礎的資料收集上，尤其是在CAD等到各類制圖軟件上形成的設計階段的設計圖以及在設計圖基礎上形成竣工階段的竣工圖，應作為工程檔案數(shù)字化的重點來抓這樣一方面充分利用了各參與建設單位已有的基礎來促進或帶動建設單位檔案的數(shù)字化，同時也使檔案館節(jié)約了人力、物力、財力。具體的做法，可以采用光盤形式進行歸檔，并且在工程項目招標書中就注明，中標部門必須提供紙質(zhì)與電子版兩套相同的圖紙，在工程竣工后移交建設單位檔案館保存。這樣不僅為今后方便快捷地查找利用提供了可能，也避免原件的頻繁利用。

　　綜上所述，做好代建工程檔案工作，任重而道遠，正因為重點工程檔案的重要性以及責任的重大，更需要代建工程檔案建檔工作的有效開展，檔案人員更應積極主動地提前介入其中，積極做好工程檔案的建檔工作，確保工程竣工后檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，為業(yè)主、或使用方工程再建設以及維修、改建、擴建、產(chǎn)權維護、土地使用、審計等到工作做堅實的后盾。