隨著時代的進(jìn)步，社會的發(fā)展。檔案在日益發(fā)展的社會生活中體現(xiàn)出越來越重要的地位。越來越多的機(jī)構(gòu)或個人，希望通過分析和研究檔案，追根溯源，從中知過去，解現(xiàn)實，測未來。面對社會各界對檔案工作的關(guān)注，各級檔案部門也紛紛做出回應(yīng)，開展了一系列工作，來滿足社會各界對檔案信息的迫切需求。為了更好地實現(xiàn)檔案信息的有效管理，提供更加貼近用戶、更加專業(yè)的檔案信息服務(wù)，本文通過生態(tài)學(xué)的觀點，分析目前檔案館工作中存在的問題和制約的因素，從一個新的視角來觀察和分析檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案館的生態(tài)學(xué)分析

（一）檔案工作和生態(tài)學(xué)。生態(tài)學(xué)是德國生物學(xué)家恩斯特•海克爾于1869年定義的一個概念，即研究包括人類在內(nèi)的生物或生物群落及其與周圍環(huán)境之間的相互關(guān)系的一門科學(xué)。經(jīng)典的生態(tài)系統(tǒng)概念是“在一定時間和空間的范圍內(nèi)，生物與生物之間，生物與物理環(huán)境之間相互作用，通過物質(zhì)循環(huán)、能量流動和信息傳遞，形成特定的營養(yǎng)結(jié)構(gòu)和生物多樣性，這樣一個功能單位就被稱為生態(tài)系統(tǒng)。”因此從生態(tài)學(xué)的角度看問題，就是要求把研究對象當(dāng)作一個完整的體系或系統(tǒng)。我們以一個地區(qū)的檔案館為例，檔案館正是在一個特定區(qū)域環(huán)境中由文字信息、人、技術(shù)和實踐組成的比較完善且相對獨立的系統(tǒng)，他同時具備生態(tài)系統(tǒng)的共享性和相互依存性。

（二）檔案館的生態(tài)學(xué)環(huán)境。下面我們從三個角度和層面對檔案館生態(tài)系統(tǒng)進(jìn)行分析。一是以檔案館為整體，結(jié)合外部環(huán)境組成的檔案生態(tài)系統(tǒng)，他反映的是檔案館與外部環(huán)境之間的物質(zhì)循環(huán)，能量流動和信息傳遞的制約、調(diào)控、交流等相互關(guān)系；二是以檔案管理層為中心，檔案技術(shù)部門為分支所構(gòu)成的內(nèi)部生態(tài)系統(tǒng)，他反應(yīng)了檔案管理系統(tǒng)中相互聯(lián)系、相互制約、共建共享的關(guān)系；三是以人（包括檔案管理人員、檔案形成者和檔案利用者）為中心，研究個體的心理和生理等內(nèi)在環(huán)境因素對檔案館發(fā)展的影響。

從第一個層面上說，檔案館不斷地和外界環(huán)境進(jìn)行著資源（包括物質(zhì)、能量、信息等）的交換，既維持和滿足自身系統(tǒng)的生存和發(fā)展，又給環(huán)境以新的刺激，兩者不斷地相互影響、相互作用，實現(xiàn)各自的生態(tài)進(jìn)化。在具體的工作中，檔案館為了符合新時代對檔案工作的要求，必須引入新的科學(xué)技術(shù)，利用當(dāng)今最先進(jìn)的設(shè)備理念加強(qiáng)檔案信息的管理與共享，構(gòu)建外部環(huán)境的各個子系統(tǒng)。檔案館要想進(jìn)行本館的檔案數(shù)字化，可以同專門進(jìn)行文件信息數(shù)字化設(shè)計和開發(fā)的軟件公司取得聯(lián)系，從本館的實際情況出發(fā)，制定規(guī)范的數(shù)字化方案，建立具有兼容性的技術(shù)平臺。在這一過程中，軟件公司提供軟件技術(shù)支持，并協(xié)助檔案館完成檔案數(shù)字化資源建設(shè)，檔案館的工作人員通過分析本館的具體情況，提出具有針對性的意見反饋給軟件公司，讓其根據(jù)工作中的實際需要修改或更新軟件內(nèi)容，使軟件能更適應(yīng)本檔案館實際工作的需要，同時也促進(jìn)了軟件公司對市場實際需要的了解，提高了市場適應(yīng)能力。這就是從外部環(huán)境的能量流動的交互作用中所產(chǎn)生的良性生態(tài)效應(yīng)的具體表現(xiàn)。

從第二個層面上看，檔案館內(nèi)部根據(jù)各自工作內(nèi)容不同，大致可以分為行政管理層和技術(shù)管理層這兩大子系統(tǒng)。檔案技術(shù)管理層之間由于收集檔案類型的不同，在工作上各有側(cè)重。為此行政管理層應(yīng)該更加注重不同技術(shù)管理層之間的信息互通，將有限的人力、物力資源在內(nèi)環(huán)境中相互協(xié)調(diào)，確保不同類型的檔案技術(shù)管理部門都能得到有效的發(fā)展空間。尤其是在設(shè)備技術(shù)采購這方面，檔案行政管理層應(yīng)該站在全局的高度，使不同崗位使用的設(shè)備與技術(shù)之間既有統(tǒng)一的層面，又從實際情況出發(fā)各有不同。這樣一來，既有利于檔案館的管理，又方便檔案使用者在查詢不同類型的檔案時能夠方便地使用相似的查詢方法和步驟，簡少檔案利用者花費在查詢上的步驟和時間。由此可以看出，在檔案館系統(tǒng)內(nèi)部存在一個全方位、多層次、立體交叉的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)。這樣的結(jié)構(gòu)既有利于不同類型檔案的資源分配、管理利用，又有利于促進(jìn)整個檔案館系統(tǒng)進(jìn)行整體的提升，這正是檔案館生態(tài)演替進(jìn)化的體現(xiàn)。

最后一個層面是有關(guān)人的研究。檔案館中的人既包括檔案利用者，檔案工作人員，還包括檔案形成者，檔案行政管理者、編研和科研工作者。在實際工作中，行政管理者制定有利于檔案館發(fā)展的政策，協(xié)調(diào)檔案管理人員與檔案形成者之間的關(guān)系；檔案工作人員執(zhí)行政策并通過學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作理念和技能，充實和完善檔案館的各種功能，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；檔案形成者需根據(jù)檔案館提出的要求，按照規(guī)定將生成的檔案原始資料在規(guī)定時間內(nèi)系統(tǒng)地完整地提交給檔案管理部門；編研和科研工作者需發(fā)掘館藏中具有歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案信息資源，并協(xié)助檔案工作人員完善檔案信息資源的建設(shè)。以上環(huán)節(jié)缺一不可，最后才能提供滿足檔案利用者需求的檔案信息資源，使檔案館的核心價值得到充分體現(xiàn)。雖然現(xiàn)代管理理念與信息科學(xué)的發(fā)展給檔案館提供了重要的技術(shù)支持，可是人才才是影響檔案館生存和發(fā)展的最活躍的因素，是支配檔案館行為并直接確定檔案館系統(tǒng)發(fā)展方向的主宰力量。檔案館及其檔案管理部門，必須重視人的資源的開發(fā)，通過定期開展人員培訓(xùn)，業(yè)務(wù)交流與研討會等活動，實現(xiàn)人、信息、技術(shù)與實踐活動之間的互動，把關(guān)注點放到人及人和事件之間的聯(lián)系上來，及時的將新的科學(xué)理念和實踐技巧落實到人的身上。

檔案館既有相對獨立的功能定位，又有定期和不定期的交流和互動；各種數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，使檔案信息可以與社會上其他部門的信息系統(tǒng)相耦合。這種館內(nèi)館外，課題內(nèi)外、檔案館內(nèi)工作人員之間、工作人員與檔案利用者之間的交互作用，構(gòu)成了一種矩陣式生態(tài)結(jié)構(gòu)，功能觸及各專業(yè)門類，影響涉及系統(tǒng)內(nèi)外，制約和調(diào)控檔案館各部門、各員工生存發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化生態(tài)系統(tǒng)。

二、檔案館的可持續(xù)發(fā)展的思考

在當(dāng)前形勢下，檔案館工作的基本任務(wù)可以歸結(jié)為：檔案資源的管理與建設(shè)，檔案利用者的服務(wù)、現(xiàn)代化技術(shù)有效融入傳統(tǒng)檔案工作這三個大方面。檔案館的可持續(xù)發(fā)展就是在不斷發(fā)展的現(xiàn)代管理理念和信息技術(shù)的前提下，實現(xiàn)對檔案信息資源的有效組織管理和為檔案利用者提供方便、快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。下面我們從三個方面來探討這一問題。