信息管理與知識管理的相關概念

要區分信息管理與知識管理，必須找出兩個相似概念的不同之處。這就必然涉及與之相關的概念。一般把數據定義為用來作為推理、討論、計算基礎的有實際意義的信息，把信息定義為知識和智慧的接收和交流，把知識定義為通過總結能力或運用知識能力的經驗或者理解真理以及對事實的推理能力，并且把智力定義為理解。Meadow認為數據是混在一起的各種符號，信息并沒有廣泛認可的意義，其暗含的意義是正當的和有用的數據。而知識比信息有著更高層次的確定性和正當性。智力，則是一種信息的形態，同時也是推理能力的尺度……由上可以看到幾乎在所有的專業術語上，這些概念都是重疊的。

Wiig認為：信息既可以是一整套的真理、信念、觀點、概念、判斷、期望、方法，也可以是組織上有自己的特點的事實和數據。這樣看來，信息是段落中一組有意義的數據，而知識也是有意義的數據，只不過是一整套用來描述信念、各種活動之間的關系以及可能的后果，曾經有過的經驗、數據罷了。知識與信息的區別是知識具有預見性并且可以用來指導活動，而信息僅僅是一組數據。知識是由信息構成，并用于指導人的活動。在實踐中知識管理研究者傾向于采用包容性強的知識概念。系統性的知識經常被分為很多類，例如Nonaka和Takeuchi把知識分為未知的和已知的。Choo把知識分為：隱性的、顯性的、文化上的知識。Boisesot把知識描述為個體、專利、公共知識和共同的感覺。

知識管理的研究者們最關心的是隱性的知識。隱性的知識是被定義為以行動為基礎的，在實驗中得到訓練，而不大容易解釋或者描述出來的知識。但是在組織知識的構建過程中卻是一種基礎性的知識。Tsoukas和Vladmirou認為：隱形的知識并不是那種可以被顯性的知識所包含的知識，但可以通過社會交流活動或者社會交往來傳播，并且可以通過外部化過程使之明確。而Polanyi認為：隱性的知識之所以不能表達，是因為我們知道的要比我們能說出得多。也就是說，人們不能用詞匯明確的表達出隱性的知識依然保持存在人類的內心深處。知識管理的研究者們認為顯性的知識有完整的結構和明確的意思，它可以被編碼，更容易交流和共享。因此，這種類型的知識通常等同于信息，它們可以用信息技術的方式儲存、管理，形成信息管理系統。然而，知識管理行不行？尤其是隱性知識能不能管理？人們是有疑慮的。Courlay認為知識本身是不能夠管理的，人們管理的只是知識的代表，這實際就是知識管理的焦點。Abranl認為，知識所處的氛圍以及使用的條件是知識能夠管理的唯一尺度。

可見，在知識管理中將信息看做顯性知識的等價物。這就提供了組織管理中評價各種各樣所用到的知識的一個不太充分的評價標準，因此，信息和數據的管理是知識管理中的重要支柱。通過創新活動人們可以把信息改造成為組織可以共享的知識。信息管理涉及諸如管理顯性知識的相似過程，但也涉及了一些差別比較大的過程。信息管理和知識管理的客觀性是非常不同的，信息管理的最大目標是確保信息的存儲和取回。而知識管理的最大目的是把組織的結果結合得更緊密些。然而，隨著信息技術的深入，組織也能通過“信息流”和相關的過程得以評估。知識管理采用與信息管理相同的方法，提供了用來評價復雜信息，考慮更多信息轉換的框架。

信息管理和知識管理的概念性框架

知識和信息始終以各種各樣的方式在組織過程中流動著。知識管理和信息管理二者的過程和步驟有所區別。信息管理關注的是“用來控制組織記錄所需要的計劃和活動”。Wilson認為，信息管理涉及信息技術對組織的信息源管理。Choo提出了一個信息管理的環狀過程模型，它牽涉到五個基本的步驟：信息需要的確認、信息的獲得、信息的組織和存儲、信息的分配和使用，而每一步都需要計劃組織以及對一系列由信息技術為支撐活動的協調和控制。Choo認為：在保持知識的創新和實用方面，信息管理是關鍵性因素，并導致“智力組織”。Cronin認為，信息管理誕生的初衷是為了更經常地控制系統性的記錄信息，并盡量減少對這些數據的使用。在信息管理過程中從技術方面講人被認為是信息的仲裁者和規劃者，而信息管理工程還是傾向于實施和保持信息的體系，并且把信息源和技術放到了很重要的地位。與之相比，在知識管理中，人類管理的部分是至關重要的。Nonaka和Yakeuchi描述了四種知識轉化的過程：交往、外化、聯結和內化，每個過程都涉及從一種知識的形式轉化到另一種知識的形式。這個模型主要關注在組織共享中知識是怎樣創造出來的與如何評價知識管理中活動重要性之間的關系。lruggles確定了三種主要的活動：涉及新方法、新方式創造的知識的繁殖，知識的編排以及知識的轉化，保證知識在個體和部門之間轉化。他們忽視了組織知識結構鏈條中獲得和儲存知識等一些步驟。

因此Oluic-vukovic 2001年提出來了另外一個模型，他把知識運行的鏈條分為五各環節：收集、組織、提煉、描繪以及傳播，這個模型不僅把信息的循環方式聚集得更緊密了，而且又把信息管理和知識管理的方方面面結合起來。France Bouthillier和Kathleen Shearer基于對知識管理文獻的理解，對Oluic-Vu-kovic模型過程作了一些輕微的修改，形成了新的概念性框架。他們首先將“收集”這一部分成三個不同的過程：知識的發現、知識的獲取及知識的創新。其次，他們認為在知識的流動過程中，知識的提煉不算是一個主要的步驟，僅僅是知識創新的一個方面以及儲存、組織過程中的一個步驟，因此將知識的提煉和描述的過程刪除。第三，將共享知識作為一個獨立的步驟添加了進去，這個步驟實際優化了先前模型中提到的知識的傳播。知識聚集到一塊以后，剩下的事就是存儲和共享。知識的共享也就是知識從一個人傳播到另外一個人以及更多的人。知識的共享在知識管理中占據了主要的位置，個人知識在組織中被發現并作為內在的知識；同時更加注重外部知識的發現、獲得，把外部的知識帶到組織中來。在知識管理中，人們更關注知識的共享。知識要想更有用，它必須被群體共享。

共享知識的目的可以概括為：第一，創造一個能夠學習和共享的環境。第二，不同知識的人之間的相互交流。第三，不斷的接觸信息。第四，能夠把知識轉化為信息。第五，壓縮精簡知識以便交流。第六，傳播知識。知識管理的目的主要是知識的創新。首先，內部的知識可以與其他的內部知識聯合起來創造新的知識。其次，從多種渠道獲得信息并進行分析進而獲得新知識，這是信息的附加價值，也更加方便知識的創新。于是，知識管理的步驟可以概括為：•內部知識的創新•內部外部知識的共享和使用•知識的發現、共享和使用•內部知識的創新和使用•外部知識的獲得和內部外部的分享•外部知識的獲得和共享在這個概念框架內知識的創新是有基礎性假設的，對已有知識的補充或通過分析信息獲得新知識是知識共享的結果。共享知識是知識管理的主要目標，這是目前知識管理所顯示出來的最重要的特征。在知識管理的其他過程中，譬如知識的獲得和創新僅被認為是組織領域的一部分，就像訓練、研究、發展和知識的存儲、組織被認為是信息管理的部分一樣。其結論認為：知識管理主要關注隱性和不能形成文件的知識。而信息管理是管理信息和顯性的知識。