人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料，并按有關規(guī)定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。

人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用,它是識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。科學的人事檔案管理能促進人力資源的開發(fā)和使用。人事檔案管理必須適應現(xiàn)代管理化管理的要求,積極拓展服務職能,為人力資源開發(fā)提供強有力的保障。

由此可見,人事檔案與人力資源管理的關系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產(chǎn)生各種信息的有效載體,人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理互為作用,互相促進,人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發(fā)展,而人事檔案的科學化管理,又會推動人力資源的開發(fā)。保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學的管理方法。

傳統(tǒng)的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發(fā)展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：

（1）實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

（2）改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但用記起來費時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時，運行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全

1．人事檔案管理對人力資源開發(fā)的促進作用

1.1有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力人事檔案全面記錄了員工的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程,通過檔案可以了解員工的過去,掌握現(xiàn)在,從而預測其發(fā)展?jié)摿?及時發(fā)現(xiàn)人才,避免壓制人才,埋沒人才;依據(jù)人事檔案提供的信息,可以使各類人才揚長避短,各司其職,最大限度地發(fā)揮人才效力。

1.2促進人力資源的合理配置利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息,從而對其進行科學管理,根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點,在組織內(nèi)進行合理配置,因事而擇人,因人以治事,把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位,充分發(fā)揮人才的特長,促進部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動,避免人才擠壓和用非所學的現(xiàn)象產(chǎn)生,為企事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。

2.人事檔案管理不足對人力資源開發(fā)的負面作用

人力資源管理隨著時代的發(fā)展出現(xiàn)了新的趨勢最好用簡潔的字眼概括地指出是什么“新趨勢”,如流動性、電子化,而目前人事檔案管理存在的不足,已經(jīng)不能適應人力資源發(fā)展的需求,并對其發(fā)展產(chǎn)生了負面影響,主要表現(xiàn)在以下方面:

2.1檔案材料失真現(xiàn)象妨礙了人力資源的合理配置

真實性是檔案的基本特性,沒有真實性,人事檔案也就失去了利用價值,失真現(xiàn)象削弱了人事檔案的嚴肅性。我們在工作中發(fā)現(xiàn)有的檔案材料中年齡越填越小,學歷越填越高,工齡越填越長,有的檔案材料甚至出現(xiàn)涂改痕跡。這些情況的出現(xiàn),使檔案喪失了真實性、權威性、嚴肅性,使得人力資源計劃中的配置計劃、退休解聘計劃、補充計劃不能正確制定,必將對當前配置及未來人力資源的供求造成負面影響,從而有可能使組織錯過發(fā)展機遇。

2.2檔案材料內(nèi)容簡單雷同,降低了人事檔案對人力資源開發(fā)的參考價值人事檔案是一個人在社會實踐活動中成長的真實寫照,本應全面、歷史、客觀地反映一個人的真實面貌,使考察者在翻閱檔案時能夠一目了然,如見其人。然而,如今人事檔案材料單一,內(nèi)容抽象,鑒定、考察材料中套話、空話多,體現(xiàn)不出個性特色,失去真正意義上的參考價值,進而影響到員工的正常晉升和選拔,挫傷了員工的積極性,導致組織蒙受不必要的損失。

3.改進人事檔案管理,為現(xiàn)代人力資源管理服務

人事檔案管理必須要適應現(xiàn)代化管理的要求,積極拓展管理職能,使人事檔案工作真正適應人力資源管理的新要求,為人力資源開發(fā)提供強有力的保障。

3.1切實提高檔案管理人員的素質(zhì)

在知識經(jīng)濟時代,隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高,舊有的管理模式已不能適應現(xiàn)代人力資源管理的需要。在引進高素質(zhì)人才充實到檔案管理部門的同時,要注重對現(xiàn)有人員進行培訓,全面提高檔案管理人員的素質(zhì),使他們能夠適應新形勢下的新要求;要讓他們端正思想,擺正位置,增強服務意識,改變過去坐等上門的被動服務方式,積極主動地與各部門溝通協(xié)作,及時有效地提供各種信息,更好地為人力資源管理服務,為高層決策服務。檔案管理人員要肩負起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任,提高全民檔案意識,形成人人關心檔案的局面。

3.2建立健全合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中,對于不適應新形勢、新情況的規(guī)章制度,必須進行改革,及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集上要做到及時、完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真,確保材料的真實性;在材料歸檔中要做到分類準確,裝訂整齊;在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事,確保檔案材料安全可靠;在別人查閱、傳閱檔案時,要熱情服務而又不失原則,注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地跟有關部門聯(lián)系,及時更新、補充檔案新材料。這一切,都離不開嚴格合理的規(guī)章制度。