一、與企業(yè)戰(zhàn)略管控和風險管控運行機制相適應(yīng)

現(xiàn)代企業(yè)為了有效實現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃目標，普遍規(guī)范各職能條線的專業(yè)核決工作，并加強戰(zhàn)略管控和風險管控。與此相適應(yīng)，企業(yè)文件材料的歸集管控也得到了同步強化。企業(yè)檔案館應(yīng)順勢而為，擴展收集歸檔范圍，建立適應(yīng)企業(yè)戰(zhàn)略風險管控運行機制的檔案資料歸檔流程和歸檔流向，實現(xiàn)對企業(yè)重要檔案資料的集中安全管理。主要包括：企業(yè)母子公司戰(zhàn)略規(guī)劃及其調(diào)整、控制、考核、評估文件材料；企業(yè)集團房地產(chǎn)開發(fā)、土地征用項目檔案以及與其對應(yīng)的房屋產(chǎn)權(quán)證書、土地使用證書；全集團的總圖管理、地形測量、地下管網(wǎng)技術(shù)檔案；全集團科技進步課題成果項目、專利項目、商標項目檔案；全集團直屬部門、分子公司已退出使用的重要印章檔案；集團所屬的撤銷、破產(chǎn)、改制單位經(jīng)鑒別處置的文書檔案、會計檔案、科研檔案、退休及死亡職工檔案等。這些檔案材料直接反映企業(yè)集團的各項專業(yè)核決和重要的管控職能活動，體現(xiàn)一個企業(yè)的概貌、權(quán)益及其經(jīng)濟利益，應(yīng)分別納入文書、基建、證照、地質(zhì)測繪、科研、職工、特殊載體等一級檔案類目管好用好。

二、在線利用與離線管理職能有效分工

大型企業(yè)集團的檔案網(wǎng)絡(luò)一般按總部檔案館、基層檔案室、部門歸檔網(wǎng)點三個層級設(shè)置。根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”原則，集團檔案館原則上不應(yīng)與基層子公司、分公司檔案室爭搶檔案資源。但實際工作中，在涉及提高管理效能，加強重要檔案安全管理方面，應(yīng)允許靈活調(diào)整館室收藏結(jié)構(gòu)與內(nèi)容，與檔案館、檔案室的服務(wù)重點相適應(yīng)。作為基層子公司、分公司檔案室，應(yīng)重點把與生產(chǎn)運行、技術(shù)管理等在線職能密切相關(guān)的技術(shù)、會計、職工等類檔案管好用好。對于那些已進入半衰退期、利用率不高的存史性檔案資料，應(yīng)轉(zhuǎn)由檔案館實施集中管理。這樣有利于提高基層檔案部門的服務(wù)能力，也有利于提高企業(yè)集團對歷史檔案的集中安全管控程度。

為此，對現(xiàn)行生產(chǎn)運行和技術(shù)管理常用的基建、設(shè)備儀器類檔案（包括藍圖、底圖、電子光盤），應(yīng)以子公司、分公司為主抓好現(xiàn)行管理，乃至后續(xù)的補充、修改等工作，集團總部檔案館以異地安全備份為主要管理手段；對各分子公司的文書檔案，可在基層單位保管10—15年后，經(jīng)鑒定優(yōu)化后轉(zhuǎn)由檔案館集中保管；對實行集中采購、統(tǒng)一銷售的企業(yè)集團來說，總部檔案館還可根據(jù)集團授權(quán)，對采購中心、銷售中心的會計檔案、合同檔案等實施集中代管，維護企業(yè)營銷核心檔案的完整與安全，便于集團總部對經(jīng)濟糾紛、專項審計、案件查處等方面的專項利用；對死亡職工檔案，近些年來職工家屬等對其利用越來越頻繁，為避免各基層單位因多頭分類管理不規(guī)范而易導(dǎo)致檔案材料散失、損毀等不安全事項發(fā)生，亦可采取由集團檔案館集中管理、集中鑒定處置管理方式。

三、信息集中與信息共享

大型企業(yè)集團在信息化五級架構(gòu)建設(shè)過程中，多數(shù)采取的是信息資源集中或相對集中管控方式，這對檔案信息化建設(shè)提供了良好的基礎(chǔ)條件。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重點之一，就是要及時承接企業(yè)信息化系統(tǒng)前端形成的大量有歸檔價值的電子文件，集成多類檔案信息業(yè)務(wù)憑證鏈條，消除信息孤島，在實現(xiàn)數(shù)字檔案資源集中管控的前提下，利用企業(yè)現(xiàn)有信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)高度共享利用。為此，大型企業(yè)集團在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)采取軟硬件環(huán)境集中配置，數(shù)字檔案資源集中歸檔的管控方式，建設(shè)統(tǒng)一的歸檔檢驗平臺和管理信息系統(tǒng)，將本集團辦公自動化（OA）系統(tǒng)、企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)、科技管理系統(tǒng)、審計管理系統(tǒng)、決策支持分析系統(tǒng)等形成的電子檔案實行集中配置管理。同時，應(yīng)充分利用本企業(yè)綜合文檔管理網(wǎng)站，以數(shù)字化方式集中配置本企業(yè)的歷史圖片、榮譽、大事記等專項材料，以有效滿足各方面對檔案信息資源的集成利用和知識管理利用需求。

本文作者：于勝連 單位：本鋼集團有限公司檔案館