一、規(guī)范檔案管理工作的重要性

當(dāng)單位或企業(yè)與社會(huì)其他部門產(chǎn)生交集時(shí)，雙方相互了解最為直觀和簡(jiǎn)便的途徑就是查閱對(duì)方檔案資料。因此，檔案管理工作的規(guī)范化可以推動(dòng)整個(gè)部門或單位的工作進(jìn)程，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。檔案管理水平能夠直接反映一個(gè)單位或部門的管理能力。其次，規(guī)范檔案管理工作能夠促進(jìn)現(xiàn)代管理手段的豐富。

在我國(guó)，檔案管理工作已經(jīng)逐步信息化，但是總體來說仍處于起步階段或初級(jí)水平，計(jì)算機(jī)檔案管理對(duì)于提高檔案管理效率增強(qiáng)檔案管理科學(xué)化和系統(tǒng)化，提升檔案管理規(guī)范化有著不言而喻的重要作用。檔案信息化管理工作是從資料收集到資料整理，從資料管理到資料利用，從資料統(tǒng)計(jì)到資料調(diào)閱的“一條龍”式的工作。全程利用計(jì)算機(jī)控制，從而提高了檔案管理部門之間信息交流的水平，有效提高檔案管理和利用的效率。

作為一項(xiàng)工程量浩繁的工作，辦公室檔案管理的信息化建設(shè)需要明確目標(biāo)、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的同時(shí)培養(yǎng)健全一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。再次，規(guī)范化的檔案管理工作能夠促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提升。在我國(guó)當(dāng)前的檔案管理工作中，必須選擇作風(fēng)正派、政治可信、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高的檔案管理人員從事這一工作，在某些重要部門特別是事業(yè)單位和政府單位，應(yīng)該選擇共產(chǎn)黨員擔(dān)負(fù)這一工作。

在選拔完成后要根據(jù)時(shí)發(fā)表展和檔案管理工作提出的新問題新要求，組織檔案管理人員定期學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員要熟悉檔案工作，具備相當(dāng)?shù)穆殬I(yè)素質(zhì)，同時(shí)需要良好的學(xué)習(xí)精神和高度的工作責(zé)任心。因此，在推行辦公室檔案管理工作的規(guī)范化時(shí)，積極將檔案人員崗前培訓(xùn)、在職培訓(xùn)、學(xué)術(shù)討論、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等內(nèi)容納入到正常軌道，有利于提高檔案管理人員的技術(shù)能力和專業(yè)素質(zhì)。

二、辦公室檔案管理規(guī)范化途徑

規(guī)范檔案管理工作，針對(duì)上文中提出的辦公室檔案管理規(guī)范化的重要作用，提出相應(yīng)的解決策略。具體來說有如下幾點(diǎn)：首先是規(guī)范檔案管理程序。規(guī)范化的檔案管理最鮮明的特征就是管理程序的規(guī)范化。對(duì)于檔案的立卷、存檔、調(diào)檔等工作制定統(tǒng)一的工作流程并在實(shí)際工作中嚴(yán)格遵守，每一個(gè)工作程序都要實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確、真實(shí)、有明確責(zé)任人。同時(shí)要重視檔案管理程序的簡(jiǎn)化，盡可能地在保證管理質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)上簡(jiǎn)化檔案管理工作的程序，從而減少人們?cè)跈n案問題上所花費(fèi)的時(shí)間和精力。

其次，提高檔案管理人員的素質(zhì)。如前所述，辦公室檔案管理人員的素質(zhì)與檔案管理規(guī)范化工作是相輔相成的。管理人員的素質(zhì)提高能夠有效提升檔案管理工作的規(guī)范化，同樣地，檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)程中又能有效促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提升。提升檔案管理人員的素質(zhì)不僅是要提升其專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)能力，同時(shí)要更加重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)特別是思想品質(zhì)，檔案工作職責(zé)重大，必須確保檔案管理人員的政治可信、人品優(yōu)良、技術(shù)過硬。最后，加強(qiáng)檔案管理工作的信息化程度。

信息化是當(dāng)今時(shí)發(fā)表展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也在多個(gè)行業(yè)甚至是辦公室檔案管理工作中被證明了有人工所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。提高檔案管理的信息化程度要求在檔案管理中將檔案信息與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相連接，同時(shí)提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平。

三、總結(jié)

辦公室檔案管理規(guī)范化是我國(guó)檔案管理中的重要任務(wù)，提升管理規(guī)范性有明顯積極作用，而加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化需要從多個(gè)角度共同努力。

作者：陳玲玲 關(guān)亮 單位：吉林省高速公路管理局