一、重視非檔案專業(yè)人員的作用

在醫(yī)院，檔案專業(yè)的人員極少，一般只有幾人，而且基本都分布在醫(yī)院辦公室、圖書館、病案室等部門，個人檔案基本上都由人事科的工作人員進行管理。這些人員在人力資源管理中是行家，在檔案管理中也傾向于只重視工作需要的檔案資料。科室的負責(zé)人往往事務(wù)繁多，本人的檔案都不重視，更不用說本部門工作人員的檔案問題，檔案工作根本不會進入他們重視的工作事項。科室秘書負責(zé)協(xié)助科室主任處理一些鎖碎的事務(wù)，他們做事認真負責(zé)，執(zhí)行力強，是個人檔案管理工作應(yīng)該爭取的人力資源。上述這些人員都是非檔案專業(yè)的人員，如果能夠充分發(fā)揮他們的作用，則醫(yī)院個人檔案管理工作將會呈現(xiàn)質(zhì)的飛躍。誠然，對這些非檔案專業(yè)人員除了加強檔案管理方面的培訓(xùn)以外，必要的經(jīng)濟補助也是有必要的。因為檔案管理工作必然是給他們增加了工作量，他們即使不做或者不認真做都不會影響其崗位績效的考核。附加的工作量給予附加的經(jīng)濟補助是科學(xué)而且是公平的激勵。建議醫(yī)院人事部門為個人檔案管理每年申請一筆管理經(jīng)費用于這些非檔案專業(yè)人員的激勵。

二、讓專技檔案成為人事檔案的重要補充

人事檔案不僅是由政府人事部門進行管理，而且對入檔的材料規(guī)格、真實性、裝訂等都有一整套嚴(yán)格的規(guī)定，并不是所有的材料都能夠進入人事檔案。相比之下，專技檔案就要簡單得多，它主要為了方便本單位的人力資源管理而建立，只要是個人的資料，經(jīng)檔案管理人員審核其真實性后，復(fù)印件也可作為檔案保存。其次，隨著醫(yī)院的發(fā)展，非編制的工作人員越來越多，他們的許多資料本應(yīng)該歸入人事檔案，但都因為不具備入檔要求而沒有進入人事檔案，比如崗位聘任、工資增長等醫(yī)院可以自行決定，不會經(jīng)過主管部門和人事部門的審批。沒法進入人事檔案，我們完全可以把這些寶貴的資料歸入專技檔案保存。因此讓專技檔案成為人事檔案的重要補充也是對非編制人員個人檔案管理負責(zé)任的表現(xiàn)。由此我們建議擴充專技檔案的內(nèi)容，一是未能入檔人事檔案而被退回的材料，如入黨思想?yún)R報、重復(fù)的材料、自我總結(jié)、復(fù)印的材料等等，這些檔案不要隨意銷毀，歸入專技檔案。二是人事檔案中經(jīng)常會用到的資料，如獎懲文件、工齡更改、職稱認定、年度考核等資料都應(yīng)該復(fù)印一份歸入專技檔案。三是一些常用的證件，如身份證、畢業(yè)證、結(jié)婚證、生育證等等復(fù)印一份歸檔備查。四是將醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案、廉政檔案也一并歸入專技檔案便于管理和查詢。五是日常工作的資料，比如優(yōu)秀的病歷、會診記錄、查房記錄、好人好事、患者表揚信、發(fā)表的論文、獲得的榮譽證書、服務(wù)及處理結(jié)果、新聞報道等等也要復(fù)印一份入檔。擴充后的專技檔案有效地成為人事檔案的補充，讓個人檔案更加全面、立體。

三、新時期的檔案觀

1.信息化

醫(yī)院的發(fā)展，規(guī)模越來越大，個人檔案越來越多，而且個人檔案的內(nèi)容也越來越復(fù)雜，用人力來管理已經(jīng)不能適應(yīng)信息社會的發(fā)展。用信息化的手段，特別是物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)，在檔案的查詢、歸檔、分類等管理工作能夠大幅度地提高效率，特別是統(tǒng)計、匯總等工作帶來的便利，能夠給人事部門提供醫(yī)院個人檔案信息的全面把控。然而，信息化建設(shè)需要大量的人力、財力、物力的投入，好管理軟件價格昂貴，便宜的軟件又會遇到升級、更換、功能不全等問題；信息化建設(shè)的初期需要大量的基礎(chǔ)性工作，比如紙制資料的掃描、基礎(chǔ)信息的錄入都需要大量的時間和人力；物聯(lián)網(wǎng)的設(shè)備購買、管理和維護都需要強大的財力物力支持。因此當(dāng)前在信息化的投入產(chǎn)出比還不是非常明顯的時候，多數(shù)醫(yī)院不會在個人檔案管理中實施信息化，但信息化管理絕對是一個不可忽視的發(fā)展方向。

2.多樣化

隨著社會的發(fā)展，科技進步日新月異，個人檔案不再只是傳統(tǒng)的紙制資料，圖片、音頻、視頻等資料都可以進一步豐富員工的個人檔案。比如高難度手術(shù)的操作視頻、學(xué)術(shù)活動講學(xué)的視頻、領(lǐng)導(dǎo)會議講話的視頻、與領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W術(shù)專家合影、參加會診的講話、學(xué)術(shù)答辯的視頻……個人檔案多樣化，使個人檔案更加具有時代感和立體感，使個人的歷史更加生動、具體。

3.充分利用檔案資源開創(chuàng)檔案管理工作新局面

我們當(dāng)前利用個人檔案僅僅是因為工作的需要，這樣的利用確實效益低下。不僅如此，個人檔案管理完全沒有收益，還要花費大量的維護成本，這也是許多醫(yī)院不愿投入資金改善檔案環(huán)境、增加檔案人員、檔案信息化建設(shè)的原因。個人檔案擁有非常豐富的資源，只要我們利用好這些資源，就能夠轉(zhuǎn)化為財富，使醫(yī)院人事科成為解決就業(yè)，由管理部門向經(jīng)營部門轉(zhuǎn)變。首先，我們可以開放檔案，員工可以像在圖書館那樣查閱自己的檔案，了解自己的歷史，提高他們的檔案意識。其次，我們可以幫助員工進行職業(yè)生涯的規(guī)劃和指導(dǎo)，幫助他們分析歷史，把握現(xiàn)在，謀劃未來。再者，我們挑選出優(yōu)秀的人物事跡編撰成為醫(yī)院優(yōu)秀故事集，既豐富了醫(yī)院文化，又給員工精神上滿足，增強醫(yī)院凝聚力，促進醫(yī)院精神文明的發(fā)展。還可以幫助員工將歷史匯編成冊，供他們收藏、回憶。特別是領(lǐng)導(dǎo)升遷，我們可以將他們的發(fā)言、領(lǐng)導(dǎo)活動、職位變化等歷史資料分類、分時間匯編成冊，還可以附上大量的圖片、視頻資料光盤，那將是一分非常珍貴的禮物。以上的利用都可以為人事科帶來經(jīng)營的收益，一旦我們利用個人檔案能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)進行醫(yī)院管理，又能夠讓員工得到實惠，還可以有自己的經(jīng)營收益，何愁沒有資金的投入，檔案管理的人員的待遇也可以穩(wěn)步提高，一舉多嬴。

四、總結(jié)

綜上所述，做好醫(yī)院員工個人檔案管理工作，服務(wù)醫(yī)院、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)員工，更重要的是成就了我們自己，讓員工個人檔案管理工作進入良性循環(huán)。

作者：李銳 侯峽 劉茂 單位：重慶市巴南區(qū)人民醫(yī)院