第一篇
一、高校學生檔案的重要意義
1.畢業生檔案將為用人單位錄用人才提供參考憑證
作為總結畢業生在校期間生活、學習、社會實踐等活動的歷史記錄和原始資料，高校學生檔案將為用人單位提供該畢業生高考成績、家庭情況以及在大學時期的學習成績、政治表現、獎勵或處罰情況等等。這樣，在高校學生向用人單位進行毛遂自薦時就能夠以此來提供有效的憑據，也能夠讓用人單位全方位地了解該畢業生的基本素質和能力特征，以此來判斷他們能否勝任該公司的工作，是否是該單位所需要的人才。
2.為用人單位開發學生潛能奠定基礎
畢業生在畢業之后，其檔案會同報到證存放在一起，由學校將檔案轉交畢業生就業單位人事部門或用人單位委托的人才交流機構，從而將畢業生檔案轉換為人事檔案。畢業生在工作后,工作單位的人事部門將會通過檔案了解其在學校期間的思想品德、知識技能和心理素質等情況，以此作為制訂新聘員工職業計劃的參考基礎。
二、當前就業背景下高校學生檔案管理的現狀與問題
1.我國高校學生檔案管理機制不順暢
當前，我國的高校在管理畢業生檔案方面都沒有統一的管理機制，造成了各行其是、效率低下的狀況。一份檔案，有可能被高校檔案館所收藏，也可能被學生工作處、招生就業處等所保管，甚至是各個院系都有可能對學生的檔案進行調配和管理。這樣就容易造成學生檔案寄存無規律，管理機制不夠順暢的局面。在這個過程中就十分容易造成各行其是、互相牽扯、效率低下的局面。因為，除了檔案館之外，無論把學生的檔案放到哪個部門進行管理，都容易成為學生管理工作的附屬產品，造成沒有專人進行負責看管的局面。同時，如果檔案所屬部門并不相同，那么就會造成部分管理部門沒有專人進行看管、檔案沒有專門的庫房、存儲沒有必要的設施，這就會導致學生檔案無法受到相關部門的重視，也不可能將學生檔案的管理工作放到工作的議程上來。另外，現階段，填寫沒有統一格式要求的各高校檔案，檔案格式通常是五花八門，檔案材料的歸檔標準也并不統一。
2.高校學生檔案的內容不夠個性化
隨著當前大學生就業形勢的日益嚴峻，眾多高校對教學內容都不斷地進行了深化改革，深入了解對市場的需求、調整教學內容以及教學計劃、整合專業方向，并使得自身的辦學自主權得到了擴大，最終形成了自身的獨具特色的教學內容和教學模式。這對于大學生進入社會、適應社會等具有十分重要的作用。但是，作為展示這些教學內容、體現大學生自身素質的高校學生檔案卻并沒有受到相應的同步重視。現在很多高校的學生檔案仍然使用的是之前的內容，整體內容千篇一律、模式陳舊，學生很多具有個性化的內容無法正確、完整地展現出來，因而就更不能涵蓋學生們的綜合素質。例如，學生的心理狀況、科技創新水平、社會實踐活動等等，這些內容都是各個招聘單位十分關心和重視的內容，但是一些高校的學生檔案由于模式老舊，所以根本無法體現這些特點，因而用人單位就無法獲得學生在校期間的真實表現。
3.高校學生對檔案重要性的意識較低、利用率較低
作為高校學生檔案的主體，畢業生無法認識到檔案的重要性，并對檔案持無所謂的態度，這對高校檔案管理工作也將產生不利因素。一些畢業生在畢業之后，將檔案遺棄在當地教育局或者是人才市場，有些甚至連自己的檔案在哪里都不知道，有些甚至是自己保管等等。這都會對高校檔案管理的深度改革和發展，甚至會對學生的就業產生一定的負面影響，甚至成為晉升、出國、公考等的嚴重障礙。另外，在學生對檔案進行轉遞的過程中也會產生很多障礙。目前，我國還沒有統一的高校畢業生檔案轉遞標準，這導致畢業生的檔案轉遞十分不規范，甚至存在著一定的隨意性，也經常會產生檔案不能正常轉遞、一些單位“有檔無人”“、有人無檔”甚至檔案丟失的現象。
三、當前就業形勢下，高校學生檔案管理的創新方法
1.加強高校對畢業生檔案的重視，完善管理體制
要提高高校對畢業生檔案管理的重視程度，首先就要增強高校相關工作人員和高校領導的足夠重視。學生檔案關系的高校學生們的綜合素質的教育水平、綜合體現高校教學質量等。因此，如果考慮到高校的知名度和長遠的利益，就必須要對高校的畢業生檔案進行重視，在平時的日常管理工作中，對學生的社會實踐、心理狀態以及日常生活進行記錄，及時收集學生所需要的歸檔材料，保證學生檔案的時效性、完整性等。其次，各個高校還要引導學生們對高校檔案的重視。高校應當利用學校的各個宣傳陣地，例如學校板報、校報、廣播、櫥窗等各類學校內的媒體，對學生進行就業指導，并將大學畢業生檔案的重要性和作用對學生進行宣傳，提高學生關注自身檔案的意識，及時幫助檔案管理者們管好自己的檔案，為自己日后的就業等奠定堅實的基礎。同時，作為一個人的“社會身份證明”，人事檔案也是每個人人權的重要組成部分，因此學生們應當關注自身的檔案，并要注意到檔案的內容應當與自身的戶籍、福利息息相關，個人的生活和事業等都與其有重要的聯系。
2.注重高校學生檔案的信息化管理，完善信息搜集
隨著信息技術在高校管理工作中的利用率越來越高，信息化管理高校學生檔案成為高校提高工作效率、服務畢業生就業的重要內容之一。另外，近些年來，眾多高校都開始不斷地進行大規模的擴招，學生檔案的數量也在逐年地增加，這也對之前的管理模式提出了挑戰。如果要提高高校檔案管理工作的效率，那么信息化管理勢在必行。各個高校應當在注重規范紙質檔案的格式、定制統一標準的前提下，進一步開發電子檔案，以此來便于檔案的整理和錄入。另外，高校應當充分利用新設備和新技術，制訂相應的電子注冊制度，使得學生檔案管理也能夠步入利用現代新的科學技術等方式，逐步實現高校學生檔案管理的規范化和標準化等。
3.創新檔案管理模式，強化就業服務功能
學生檔案的重要職責之一就是服務畢業生的就業和職業生涯發展。因此，高校在創新檔案的管理模式的時候，必須要立足現實，謀求長遠。首先，高校檔案管理工作應當面對當前的就業形勢，管理工作必須具有超前性，不能夠有臨時突擊的行為，在這個過程中，我們應當改變過去的學生離校后再對檔案進行整理歸檔的方法，從而從根本上杜絕漏裝、錯裝、檔案轉遞不準確、不及時的狀況。另外，要建立一套有效的學生檔案管理體制，保持學生檔案材料的完整性和系統性，各個高校要經常聯系負責學生管理的人員，讓他們與學生進行溝通、聯系，及時收集到學生學習、生活、社會實踐、心理狀況等的信息，并且及時歸檔，盡力使學生們的檔案變得科學、準確、合理、全面，推進高校檔案管理工作的進一步規范化。
四、總結
總之，對于我國高校來說，培養對社會有用的人才是其根本任務和重要職責，而就業則是衡量高校的一條重要的生命線。其中，高校檔案管理工作在當前就業形勢嚴峻的情況下顯得尤為重要，對學生日后的就業以及再就業、高校就業率的高低等都有著舉足輕重的作用。
作者：張濤 楊飛 單位：河北農業大學農學院 河北農業大學校團委
第二篇
一、當前高校學生檔案存在的主要問題
1.檔案管理模式的不確定性反映出對學生檔案不重視
高校學生檔案既有其他檔案所具有的的原始性、記錄性、保密性等共性特點，同時又有一定的特殊性，比如：流動性。因此，不是所有的高校都將學生檔案納入檔案館管理，有的歸口學校檔案部門管理，有的歸口各學院管理，有的歸口學生管理部門等，沒有明確的學生檔案管理所屬部門。由于管理部門的不確定性，造成學生檔案工作的“附屬性”，正是這種附屬性，導致學生檔案管理工作不受重視。
2.學生檔案的收集歸檔內容陳舊，無法滿足用人需要
現在的學生檔案主要由學生登記表、學年鑒定表、成績表、畢業生登記表等組成，歸檔材料千篇一律，缺乏反映學生個性化的材料，很難真正反映學生的綜合素質狀況，很難為檔案利用單位提供相關參考，因此我們必須充實具有利用價值的材料，如學生參加社會活動的材料，能展示學生技能的材料以及反映學生心理健康的材料，實現檔案內容多樣化，滿足用人單位和社會需要。
3.學生檔案利用率低，無人問津
學生入校后，檔案寄存于檔案館。很少有老師通過檔案材料來了解某些學生或選撥任用學生干部等。由于長期以來，依規章制度所收集而成的高校檔案主要供部門及領導使用，師生個人利用較少，一些反映高校民生需求的檔案材料不在歸檔的范圍，對這種情況，檔案部門需要引起重視，根據當前的形勢，從服務民生入手，認真研究學生檔案信息資源的開發利用，最大限度地發揮其價值。
4.管理方式落后，工作效率和準確率有待提高
大多數高校學生檔案以紙質檔案為主，管理手段僅限于手工操作，管理模式、技術手段都滯后于信息時代。這種落后的管理方式與高校擴招的現實極不協調，使得管理人員的工作量加大，僅檔案信息查詢和整理兩項工作都疲于應付，加之每年畢業生轉遞時間緊，涉及面廣，要合理的設置轉遞環節，確保檔案快捷、準確、可靠。如果檔案的收集、整理不及時，服務環節跟不上，檔案利用和轉遞等工作無法及時、準確地實現，不利于學生就業，不利于信息的開發利用。
5.學生檔案意識差，對檔案不聞不問
近年來，大學畢業生對自己的檔案不聞不問現象日趨嚴重，原因是隨著社會經濟的發展、人才流動等外部環境的逐步寬松，特別是組織人事政審工作相對減少，加之像私企、民企、外企等一些沒有人事主管權的用人單位，導致畢業生忘記了自己的檔案，長期不過問，待將來政審、調資、出具證明、職稱晉升等需要以檔案材料為依據時，才想起來找，但是由于時間長，單位變動多等因素，常常是不知檔案去向，只好回原所在高校補辦，也只能補辦其中個別的材料，大部分材料無法補辦，給自己的帶來無法彌補的損失。
二、高校學生檔案建設構想
對高校檔案工作而言，關注民生、服務民生就是要以師生員工的需要為導向，盡快建立方便師生員工的檔案利用體系，充分發揮檔案工作在解決民生問題中的重要作用。因此高校檔案部門要認真了解師生的需求，有針對性地開展民生檔案工作，更好地發揮檔案事業在服務民生和社會和諧方面的積極作用。
1.樹立以生為本的檔案管理意識
在廣大師生員工中，應采取多種途徑宣傳，讓大家知道檔案工作不是可做可不做，而是必須認真地做精做好，讓學生認識到檔案不是可有可無的，必須認真對待和關注自己的檔案去向，避免因檔案托管地的不明確或多次變動工作單位，常常造成檔案丟失或不知去向。由于學生檔案中的有些重要材料不能補辦，給自己帶來不必要的損失。我們應從方便學生利用的角度并結合實際來思考，做好一些重要材料的存檔工作，以滿足將來學生或用人單位利用的需要。
2.規范學生檔案管理，合理拓展歸檔范圍
各高校應結合自己學校的特點，制定出適應學校發展的學生檔案管理制度，力爭管理規范化，把檔案材料的收集工作作為各學院學生工作好壞的一項評價內容。同時學生檔案材料的收集要完整、齊全；文字材料紙張規格要統一，書寫要規范、字跡工整。要擴大學生檔案材料的收集范圍，充實檔案內容。改變現在單純接收學生登記表、入黨志愿書、畢業登記表等做法，目前歸檔材料只記錄學生思想政治方面的基本情況，不能充分反映學生的綜合素質，無法為用人單位提供選擇的依據，將接收范圍擴大到與學生關系密切的個人資料，例如表現學生個性特點的材料，學生參加各類活動的材料等，盡量全面地記錄學生在校表現，讓檔案更好地為學生服務，成為人才選用的說明書。
3.建立多部門協同的檔案工作體系
檔案管理部門在加強自身檔案業務學習的同時，要加強對涉及檔案形成部門，如學院、教務等部門的檔案資源進行指導，明確各部門形成的材料的歸檔時間和收集歸檔要求，做到及時歸檔，確保檔案材料的齊全、完整、安全。要構建多部門協同的檔案工作體系，建立學生信息平臺，實現學生信息的實時傳遞，確保檔案管理信息的準確性，最終實現全校招生、培養和就業的一體化網絡管理。同時，開發適合學校特點的學生檔案管理系統，采取紙質和電子檔案相結合的形式來管理學生檔案，利用校園網發布畢業生檔案去向信息等，同時檔案管理者可以根據師生的需求，把利用率高的學生檔案優先進行整理、編目，方便師生利用。
4.增強服務意識，改進服務方式
為了便于查閱利用，可將檔案利用服務目錄編制成手冊發放到各部門，告知大家檔案館可以提供哪些服務，哪些問題可以通過什么方式解決，這樣既提高師生員工對檔案工作的認識，又增加大家對檔案工作者的理解。盡快建立起方便師生的檔案利用體系，為有特別需要的群體開辟“綠色通道”，將“以人為本”的服務理念牢牢貫穿于檔案管理工作的每一個環節，開創高校學生檔案工作的新局面。
5.強化宣傳，提高師生檔案意識
檔案工作者應采取多種途徑開展檔案宣傳教育活動，做好咨詢服務工作。利用多種渠道向師生宣傳有關學生檔案的知識，讓廣大師生充分認識到學生檔案的重要性，以及在今后的就業、生活等方面的重要作用。建議對畢業生進行檔案強化教育，讓每位畢業生都了解檔案在未來工作和生活中的作用，通過宣傳，達到幫助畢業生選擇檔案托管部門，關注自己檔案去向的目的，避免給自己將來帶來不必要的麻煩。
作者：楊蕾 單位：湖北工業大學
第三篇
一、高校學生工作檔案管理存在的主要問題
（一）業務管理不規范
當前，雖然許多高校按照我國檔案法的要求，加強了對學生工作檔案的管理，但仍然有一些高校因各種原因，檔案管理工作還不規范，沒有納入科學管理、法制管理軌道。在工作中，學生工作檔案管理人員往往根據各自的分工、個人的理解存放檔案，如其分管團學、招生就業工作，那么其歸檔時往往以自己分管的工作內容為線索進行歸檔。另外，有些高校存在亂拿學生工作檔案、使用后不原樣歸位的現象，使得一些原先整理好的學生工作檔案移位、丟失。
（二）管理制度不健全
從目前高校學生工作檔案管理的現狀來看，其仍然存在著管理制度不健全的問題，尤其是對基層學生工作檔案的管理缺乏有效的制約機制。首先，一些高校往往只重視各項學生活動的組織落實，而忽視對學生工作檔案的收集和整理，使得一些學生活動的原始資料因得不到及時歸檔，而失去其應有的科學性和參考指導性。其次，很多高校學生工作檔案記錄學生學習成績等格式化的材料過多，而記錄培養成長過程中素質拓展、心理健康和誠信教育方面的材料相對較少。第三，隨著數字化時代的到來，檔案記錄的形式更加豐富，不僅有傳統的紙質資料，而且還有電子文檔、圖片資料、視頻文件、實物材料等。然而，有些高校學生工作的檔案管理體系和分類標準不統一，缺乏科學的管理制度，使得有些檔案管理人員保密意識差、顧此失彼，在換崗時沒有及時交接檔案管理工作，造成管理脫節。
（三）管理人員素質不高
許多高校沒有配備專職的學生工作檔案管理人員，其基本上是由各部門信息員、各院系輔導員兼任，而由于他們身兼多職、工作繁忙，對檔案工作缺乏相應的了解與認識，使其往往存在檔案專業知識不精通、知識結構不合理、管理意識不明晰、創新意識不突出等諸多問題。一些學生工作檔案管理人員不注重對學生工作各個環節所產生的資料進行收集積累，而只注重結論性、成果性資料的積累，使得學生工作的一些檔案不完整。另外，一些高校學生工作檔案管理人員素質參差不齊，缺乏專業理論功底，管理意識不強，對檔案信息不能進行深層次的研究和開發，從而制約了檔案的現代化管理。
（四）管理手段單一
目前，一些高校檔案管理人員在進行學生工作檔案材料收集的過程中，不能夠隨著時代的發展而改進工作方法和手段，仍然延續傳統的管理手段，特別是沒能真正把反映社會對人才的衡量指標和學生成長軌跡、關注的側重點有機地結合起來，往往在學生畢業前才整理歸納學生在校期間的學習成績、綜合測評、獎懲情況、思想政治表現、身心素質等學習和活動情況。另外，部分高校沒有使用檔案管理系統軟件，不能夠借助計算機網絡實現學生工作檔案信息資源的共享。
二、加強學生工作檔案管理的對策
當前，加強高校學生工作檔案管理，確保檔案信息資料的準確、真實和完整，是高校檔案管理工作中一項極其重要的工作，必須認真對待。筆者認為，實踐中我們要通過以下幾個方面加強和改進學生工作的檔案管理。
（一）提高認識，創新管理理念
檔案工作是高校整體工作中不可缺少的重要組成部分。高校只有不斷提高學生工作檔案管理人員特別是學校領導對這項工作重要性的認識，才能切實搞好這項工作，而如果高校領導對學生工作檔案管理缺乏認識，就很難給予其足夠的重視和支持，那么檔案機構的設立、人員的配備和設備的購置等也就難以得到保證。由此可見，提高高校學生工作檔案管理人員特別是學校領導對檔案工作的認識，是搞好高校學生工作檔案管理的先決條件。首先，高校領導和學生工作檔案管理人員要認真學習《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》，培養檔案管理意識，熟悉檔案歸檔范圍，杜絕檔案工作說起來重要、做起來次要、忙起來不要的實用主義短期行為。其次，針對部分檔案管理人員對學生工作檔案管理的重要性認識不足、支持不夠的現狀，高校必須創新管理理念，通過網絡媒體、專題講座、宣傳櫥窗等途徑，不僅普及檔案管理的基礎知識、宣傳做好檔案工作的重大意義，而且還要讓學生了解個人檔案的歸檔內容，進而形成協調統一、上下一致的學生工作檔案管理體系。
（二）建立健全管理制度，規范和完善檔案工作
首先，建立學生工作檔案的收集補充、定期移交歸檔制度。學生工作檔案的管理人員要根據學生專業、年級、班級的特點，對學生工作檔案分門別類、規范存放，明確歸檔材料的內容、標準、渠道和時間，以確保學生工作檔案材料的全面系統、真實準確。其次，學生工作檔案管理人員要按照工作要求對檔案進行分類、著錄、編目和標引，實現檔案管理工作規范化、標準化，為檔案信息資源建設和開發打好基礎。另外，為了保證學生工作檔案管理保存的規范和利用的有序，檔案保存空間要科學合理，以使各種質地的檔案有科學合理的保存空間，減少因溫度、灰塵等原因造成檔案的失效。第三，高校可以根據學生管理部門設置少、學生工作檔案管理人員兼職多的特點，采取靈活多樣的管理方式，如建立院系立卷歸檔制度，即輔導員只負責各類文件材料的整理工作，主要保證歸檔文件材料的齊全完整，而將其他檔案整理工作交給學生管理部門的檔案人員去完成，以保證學生工作檔案材料的及時歸檔。
（三）加強隊伍建設，提高檔案管理人員綜合素質
首先，高校學生工作檔案管理人員必須具有堅定的政治立場和正確的政治方向，以保證學生工作檔案管理向正確的方向發展。其次，檔案管理人員要具有極高的綜合素質。當前，隨著學生工作檔案管理信息化、現代化建設要求的不斷加強，必然要求檔案管理人員的知識面不能局限于檔案工作本身，其更要掌握一定深度和廣度的其他知識，具備完成檔案管理工作的能力和促進檔案事業不斷發展的良好業務素質。實踐中，學生工作檔案管理人員業務能力的強弱直接關系到檔案歸檔工作的質量。再次，高校要通過定期業務培訓、專題業務講座、參加業務研討會等靈活多樣的形式，有計劃地對學生工作檔案管理人員進行培訓，從而不斷提高他們的業務水平和工作能力。另外，檔案管理工作連續性強，許多工作需要檔案人員通過長時間的學習、積累經驗，才能逐漸適應、逐步完善。因此，高校必須保證檔案工作人員崗位的穩定，積極解決他們在工作生活中遇到的實際問題，以使其能夠安心本職工作。
（四）完善軟硬件設施，加強檔案信息化建設
檔案信息的數字化和檔案利用的網絡化已成為我國檔案事業發展的趨勢。新形勢下，隨著高校招生規模的逐步擴大，學生工作檔案管理的難度將越來越大。為此，高校要完善檔案管理的軟硬件設施，而學生工作檔案管理人員則要根據檔案管理工作的客觀規律進行科學管理，努力做到管理工作規范化、標準化、網絡化。首先，學生工作檔案管理人員要通過計算機管理檔案，這樣做既簡化了檔案整理程序，又極大地促進了檔案的開發和利用。其次，學生工作檔案管理人員不僅要通過計算機對紙質檔案目錄進行分類存檔，而且要對部分電子檔案進行同步收集，并通過刻錄光盤的形式對每年的紙質檔案目錄和電子檔案進行保存，以確保學生工作檔案的完整。第三，高校學生工作檔案管理人員要利用文檔一體化系統，改革傳統的事后收集模式，在學生工作資料形成之時就收集第一手材料，這樣做一方面能夠對各學年的學生工作檔案進行及時整理，另一方面又可以提高學生工作檔案管理工作的制度化、標準化、規范化水平。
作者：段園園 單位：周口師范學院