一、傳統(tǒng)定額管理方法在物流成本控制中的不足

1、過程監(jiān)控的有效性不足

傳統(tǒng)的定額管理工作由于在實(shí)施過程中不需要通過信息系統(tǒng)審批，加之工作過程中信息反饋的實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，因此在定額管理工作中，某個(gè)環(huán)節(jié)、某個(gè)層次、某個(gè)崗位工作超出了定額水平，就無法及時(shí)有效地加以監(jiān)督管理，影響到整個(gè)定額管理工作的順暢運(yùn)行。

2、定額修訂的及時(shí)性不足

定額標(biāo)準(zhǔn)本身就是一個(gè)動(dòng)態(tài)性的指標(biāo)，它只是一個(gè)定額管理的合理值，應(yīng)當(dāng)隨著社會(huì)物價(jià)水平的變動(dòng)、企業(yè)運(yùn)營(yíng)技術(shù)水準(zhǔn)的提高以及經(jīng)營(yíng)管理的具體環(huán)境的改變而不斷地發(fā)生改變。因此定額標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)隨著外部客觀環(huán)境的變換而不斷地加以修訂，傳統(tǒng)的定額管理方法對(duì)定額標(biāo)準(zhǔn)的修訂不夠及時(shí)。由于傳統(tǒng)的定額管理方法在定額管理工作中存在著一些明顯的不足，因此需要借助信息手段提高定額管理的水平，以滿足企業(yè)成本費(fèi)用管理的需要。

二、應(yīng)用信息化手段加強(qiáng)物流成本管控需做的工作

1、梳理業(yè)務(wù)、找準(zhǔn)節(jié)點(diǎn)量化定額

一是梳理業(yè)務(wù)。煙草物流是煙草行業(yè)的核心業(yè)務(wù)，物流資產(chǎn)量大、費(fèi)用占比高。物流業(yè)務(wù)點(diǎn)多、線長(zhǎng)、面廣，面對(duì)工業(yè)、商業(yè)和零售客戶，費(fèi)用節(jié)點(diǎn)多、難控制、難操作、難管控。因此要對(duì)各部門、各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)進(jìn)行認(rèn)真梳理、精細(xì)劃分。把卷煙物流業(yè)務(wù)劃分為倉(cāng)儲(chǔ)、分揀、配送、綜合管理四大環(huán)節(jié)，按環(huán)節(jié)將每項(xiàng)業(yè)務(wù)指標(biāo)細(xì)化為費(fèi)用、能耗、效率、其它四大類別，使其成為物流費(fèi)用定額體系的核心。二是找準(zhǔn)節(jié)點(diǎn)。根據(jù)咸陽(yáng)煙草物流運(yùn)行情況，將影響物流成本的因素分解到最小單元，按照分解的最小成本因素查找物流成本費(fèi)用對(duì)應(yīng)節(jié)點(diǎn)及對(duì)應(yīng)元素，共找出成本費(fèi)用控制節(jié)點(diǎn)和對(duì)應(yīng)元素204個(gè)，經(jīng)過節(jié)點(diǎn)合并和優(yōu)化，最終確定定額管理指標(biāo)110項(xiàng)，其中倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)、分揀環(huán)節(jié)、送貨環(huán)節(jié)、綜合管理定額指標(biāo)各20項(xiàng)、46項(xiàng)、27項(xiàng)、17項(xiàng)，對(duì)應(yīng)的費(fèi)用、效率、能耗和其他元素項(xiàng)目各若干個(gè)。三是量化定額。在充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，合理確定各項(xiàng)工作定額。以歷史發(fā)生數(shù)據(jù)為依據(jù)，考慮影響因素，通過加權(quán)平均法、實(shí)地測(cè)算法、預(yù)算管理法、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)法等方法確定倉(cāng)儲(chǔ)、分揀、送貨、綜合管理等各環(huán)節(jié)的費(fèi)用、效率、能耗和其他定額標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)應(yīng)110項(xiàng)管理指標(biāo)，確定定額標(biāo)準(zhǔn)110個(gè)。

2、明確需求、研發(fā)軟件搭建平臺(tái)

一是明確需求。明確物流定額管理在信息反饋、信息對(duì)接、過程監(jiān)控、實(shí)時(shí)管理和報(bào)表生成等方面的需求，作為定額軟件研發(fā)的方向和目標(biāo)。二是研發(fā)軟件。研發(fā)物流定額管理軟件，包含“系統(tǒng)管理、定額管理、作業(yè)管理、查詢分析、對(duì)標(biāo)管理、績(jī)效考核、預(yù)警管理、報(bào)銷管理、核算管理”九大功能模塊，具備定額確定、定額管理、作業(yè)數(shù)據(jù)錄入、定額審核、異常情況提示、績(jī)效考核、報(bào)表的自動(dòng)生成等功能。主要的定額管理模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)定額指標(biāo)設(shè)定和定額數(shù)據(jù)的管理；作業(yè)管理模塊完成卷煙物流各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的采集和審核過程及特定錄入過程的授權(quán)；查詢分析模塊實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與定額數(shù)據(jù)的對(duì)比分析及物流費(fèi)用的報(bào)表查詢，完成對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)整合并生成各種報(bào)表，實(shí)現(xiàn)卷煙物流業(yè)務(wù)過程中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)到業(yè)務(wù)指標(biāo)及財(cái)務(wù)指標(biāo)的自動(dòng)轉(zhuǎn)換；預(yù)警模塊通過對(duì)實(shí)際數(shù)據(jù)和定額數(shù)據(jù)自動(dòng)對(duì)比分析，進(jìn)行異常狀況預(yù)警。三是搭建平臺(tái)。建立四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)（費(fèi)用、效率、能耗、其他）、制定兩個(gè)級(jí)別定額標(biāo)準(zhǔn)（現(xiàn)實(shí)級(jí)、優(yōu)化級(jí)）、開展四個(gè)維度分析預(yù)警（從倉(cāng)儲(chǔ)、分揀、送貨、綜合四個(gè)維度，進(jìn)行定額標(biāo)準(zhǔn)為核心的實(shí)際效果偏差分析預(yù)警）、實(shí)施兩個(gè)改進(jìn)流程（以考核為手段的績(jī)效管理流程，以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)管理為核心的定額優(yōu)化流程）的物流定額標(biāo)準(zhǔn)管理模型，構(gòu)建物流定額標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)，滿足決策層、管理層、作業(yè)層對(duì)物流成本定額管理的需求。

3、積極實(shí)施，推動(dòng)定額軟件應(yīng)用

定額軟件研發(fā)出來之后，為盡早發(fā)揮定額管理軟件作用，咸陽(yáng)煙草物流分級(jí)分批對(duì)儲(chǔ)配部人員、送貨部中轉(zhuǎn)站人員及管理人員進(jìn)行了3次對(duì)口培訓(xùn)，按照不同人員制作了操作說明書，進(jìn)行了一對(duì)一操作演示，各類人員進(jìn)行了實(shí)際數(shù)據(jù)錄入和操作，使各類人員熟練掌握了操作流程和作業(yè)要求。各類人員按照作業(yè)管理模塊的要求，自覺完成卷煙物流各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的采集和審核工作，保證了物流定額軟件系統(tǒng)的應(yīng)用。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)提升物流成本管理水平的作用

1、加強(qiáng)了對(duì)物流成本費(fèi)用的管控

定額軟件的研發(fā)強(qiáng)化了對(duì)物流成本費(fèi)用的過程監(jiān)督，通過各類作業(yè)人員當(dāng)天的作業(yè)數(shù)據(jù)錄入，網(wǎng)上運(yùn)行審批，實(shí)現(xiàn)了對(duì)當(dāng)天形成的物流成本費(fèi)用的實(shí)施監(jiān)督，把監(jiān)督管理時(shí)效控制在24小時(shí)之內(nèi)，改變了傳統(tǒng)定額管理手段監(jiān)督管理滯后的狀況。

2、提高了物流成本的智能化管理水平

定額管理從實(shí)時(shí)監(jiān)控、全面反饋信息、及時(shí)修訂定額標(biāo)準(zhǔn)、自動(dòng)生成成本費(fèi)用報(bào)表4個(gè)方面提高了智能管理水平。例如咸陽(yáng)煙草物流中心在2013年優(yōu)化工作流程、實(shí)施25條起送工作后，分揀卷煙包裝耗材使用量減少，該中心通過定額軟件及時(shí)進(jìn)行了修訂。

3、減輕了定額管理人員的工作強(qiáng)度

研發(fā)軟件，為定額管理工作提供了一個(gè)智能化的輔助工具。自動(dòng)生成報(bào)表，可以生成定額管理所需的相關(guān)報(bào)表。例如在編制新一年費(fèi)用預(yù)算報(bào)表時(shí)，只需將新一年的卷煙銷售計(jì)劃輸入到上一年的物流成本費(fèi)用定額之中，就能得到所需的各項(xiàng)費(fèi)用指標(biāo)，有效降低了財(cái)務(wù)定額管理人員的工作量。

作者：郭宏義 李華 單位：陜西省煙草公司咸陽(yáng)市煙草公司物流中心