一、ERP系統(tǒng)下的會計信息系統(tǒng)特性

(一)信息實時性

實現(xiàn)ERP后，會計部門可以通過網(wǎng)絡(luò)從企業(yè)內(nèi)、外部迅速獲取最新信息；比如將ERP鏈接上國家稅務(wù)總局退稅率信息，就能及時更新系統(tǒng)中的退稅率，從而為企業(yè)贏得主動權(quán)。實時性還體現(xiàn)在收付款流程中，實時查詢資金成本并計入相關(guān)考核單位，為付款審批包括出口費用審批，購貨付款審批，進口開證審批，進口支付貨款審批提供了有效的依據(jù)。

(二)信息集成性

完成了資金流、物流、信息流的統(tǒng)一，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性，提高了財務(wù)人員的工作效率，為企業(yè)管理者的決策提供了準(zhǔn)確的信息。

二、ERP實施過程中碰到的問題：

(一)數(shù)據(jù)錄入人員發(fā)生變化

由過去的業(yè)務(wù)員遞交結(jié)算憑證給財務(wù)部，財務(wù)人員根據(jù)單據(jù)、遵循規(guī)則錄入賬務(wù)系統(tǒng)改為業(yè)務(wù)人員自己輸入。外貿(mào)系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)基本上是由每一單合同的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為主，每一單合同從申請設(shè)立開始要輸入大量的基礎(chǔ)信息，包括合同號、客戶名、發(fā)票號等，非常繁瑣。業(yè)務(wù)員往往嫌麻煩，老是出現(xiàn)漏輸，輸錯的情況，導(dǎo)致流程走不下去，或是收入成本不匹配，有的只有收入沒成本或者收入成本有了，卻沒有相關(guān)費用，最終發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)是數(shù)據(jù)輸入問題。

(二)業(yè)務(wù)素質(zhì)達不到要求

每個業(yè)務(wù)員對計算機操作的熟練程度各不相同，造成編碼方式也各不相同，還有的態(tài)度不嚴謹，一會這樣編一會那樣編，結(jié)果體現(xiàn)到系統(tǒng)中的就五花八門，合同號一會兒大寫一會兒小寫，自己感覺這就是一個合同，但在系統(tǒng)中是不同的。這樣往往造成兩面掛賬，應(yīng)收款預(yù)收款大量虛增，不利于管理層進行決策判斷，也增加了財務(wù)人員的對賬查賬時間。

(三)權(quán)限設(shè)置問題

有些部門領(lǐng)導(dǎo)對于權(quán)限設(shè)置不是很重視，業(yè)務(wù)員操作也不很熟練，有時候提交審批后，又發(fā)現(xiàn)問題，需要撤銷審核重新修改，幾次以后有的領(lǐng)導(dǎo)不耐煩了，就讓業(yè)務(wù)員自己去審批。這樣可能造成下屬利用這個漏洞乘機舞弊，從而造成企業(yè)損失。

三、ERP使用效果

(一)提高退稅風(fēng)險的預(yù)警能力

出口退稅風(fēng)險控制一般要求每單合同都經(jīng)過事前審批，事中監(jiān)控，事后分析三個環(huán)節(jié)。一旦出現(xiàn)問題，ERP系統(tǒng)便會自動發(fā)出警告。如退稅時間節(jié)點的掌控，避免由于人為因素造成超過有效期而不能退稅。再如通過ERP系統(tǒng)采集的數(shù)據(jù)資料，分析每單合同的換匯成本是否在正常范圍內(nèi)，避免由于人為因素造成換匯成本偏高或者偏低造成無法退稅，降低了退稅風(fēng)險。

(二)提升了銷售分析及控制與決策水平

通過ERP系統(tǒng)進行多維度的銷售分析，如按公司（分公司）、部門、人員、合同、商品、發(fā)票等統(tǒng)計分析收入、成本、費用情況，加強內(nèi)部控制，支持企業(yè)經(jīng)營分析和決策。通過ERP對客戶的地域、價值等分析，可準(zhǔn)確了解客戶集中分布在哪些地區(qū)、清楚了解哪些行業(yè)的企業(yè)是自己的主要客戶、從而以便合理分配銷售人員到不同地區(qū)并采取有針對性的營銷手段、集中力量保持和提高主要客戶的滿意度。通過ERP可進行每單合同，每個業(yè)務(wù)員，每個項目小組甚至于整個公司的銷售費用成本利潤進行分析，有利于業(yè)務(wù)員對手中客戶進行選擇，盡量開發(fā)利潤率高的產(chǎn)品。有利于經(jīng)營者加強對各業(yè)務(wù)員、各項目組、各分公司的績效考核；有利于經(jīng)營者對于企業(yè)的發(fā)展做出正確的導(dǎo)向。

(三)提高了核算效率及資金控制能力

實施ERP后再資金控制上可以獲得以下優(yōu)勢：

(1)利用ERP系統(tǒng)對資金流動實施動態(tài)監(jiān)控。加強資金使用的全方位風(fēng)險審核，它可根據(jù)合同標(biāo)的的大小，代理與自營，結(jié)算方式的不同、客戶資信情況、出口部門類別等設(shè)置不等的付款條件分類，進行不同級別的審核，使資金管理進入程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的狀態(tài)。

(2)把資金管理控制的重點放在資金的收支這兩個環(huán)節(jié)。我們結(jié)合ERP財務(wù)系統(tǒng)，對業(yè)務(wù)部門的每一筆收付款進行審核確認。觀察其收款是否及時、付款是否必要、占用是否合理、周轉(zhuǎn)是否迅速、金額是否異常、風(fēng)險是否可控。并關(guān)注每個月每個部門所有收付的資金占用情況，及每個合同項下的資金流向做相關(guān)動態(tài)分析。

(3)對于占用企業(yè)資金墊付的合同，采用ERP內(nèi)部銀行設(shè)置一定期限，超過期限自動按銀行利率計算占用資金的利息；財務(wù)部每月出具應(yīng)收賬款賬齡分析表，以此作為績效考核的標(biāo)準(zhǔn)之一。使得業(yè)務(wù)員能主動積極地去催收貨款，加快回籠資金。

(4)有利于集團財務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)化。ERP系統(tǒng)支持集團化會計核算和財務(wù)管理，財務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化（科目、客戶、商品等），集團內(nèi)各賬套統(tǒng)一調(diào)用基礎(chǔ)信息，實現(xiàn)集團財務(wù)信息的合并、統(tǒng)計、分析。

四、應(yīng)用ERP時需要注意的關(guān)鍵點

(一)確保輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

ERP的種種便利之處都是基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。在實施的過程中，對傳統(tǒng)手工管理中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的不統(tǒng)一、不完整、不準(zhǔn)確的混亂局面加以整頓和控制，整頓的重點就是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理、輸入、輸出等，只有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、可靠，ERP整個系統(tǒng)才能一步一步得到有力的基石保障。確保輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并且要求每一個數(shù)據(jù)的處理過程和處理財會研究方法都必須規(guī)范，才能確保會計信息質(zhì)量的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。業(yè)務(wù)人員必須錄入真實合同的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，如客戶、貿(mào)易國別、價格條件、付款方式、付款計劃、合同金額、明細的采購預(yù)算等，每單合同經(jīng)由審批人員審批核對，后續(xù)控制所需數(shù)據(jù)可稍后補錄。通過層層把關(guān)，將數(shù)據(jù)錯誤的人為因素降到最低。

(二)操作人員的職能牽制

加強員工崗位職責(zé)分工機制，建立一套完整的內(nèi)部控制制度。規(guī)定不相容崗位一定要分離，各崗位保持相對獨立，但又相互聯(lián)系，相互制約。根據(jù)內(nèi)部牽制制度要求，出納人員不得兼管審核、記賬、會計檔案的保管；制單員與審核記賬員不得兼任；每個員工有各自的權(quán)限和密碼，具有唯一性和保密性。所有申請單據(jù)一經(jīng)提交，由上級審批通過之后就不能再改動，保證了數(shù)據(jù)的安全性。如果提交審批之后發(fā)覺有錯誤，必須通過書面申請，說明原因，才能由上一級審批者取消審批退回下一級別。不同級別所具有的的權(quán)限也不同。從而保證輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的安全性和嚴肅性。同時，還應(yīng)建立職務(wù)輪換制度以防止企業(yè)內(nèi)部的舞弊或欺詐。

(三)建立企業(yè)員工教育培訓(xùn)機制

ERP的實施給企業(yè)員工帶來了新的工作環(huán)境，也帶來了新的挑戰(zhàn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)經(jīng)常性地組織各部門人員進行相關(guān)的培訓(xùn)活動。培養(yǎng)出既懂財會知識，又懂計算機知識的復(fù)合型管理人才。讓員工了解ERP的特點和存在的風(fēng)險，掌握應(yīng)有的技能才能發(fā)現(xiàn)風(fēng)險，抵御風(fēng)險，把風(fēng)險扼殺在搖籃里。

(四)加強系統(tǒng)安全控制

具體包括：a.加強對計算機病毒的防范工作，建立安全的預(yù)防措施。計算機病毒會對計算機系統(tǒng)的安全造成極大的影響，對ERP軟件本身也會造成破壞，最終損壞計算機的硬件。數(shù)據(jù)庫資料是會計工作的重要資料，一旦遭到破壞，將會造成的損失不可估量，因此要對計算機病毒嚴加防范。b.加強網(wǎng)絡(luò)安全控制。網(wǎng)絡(luò)安全包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻技術(shù)等等。如進行用戶身份確認、對口令加密、定期修改登錄口令、設(shè)置用戶訪問目錄和文件的權(quán)限、更改和鑒別，控制網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置的權(quán)限等。

(五)建立ERP檔案管理制度

ERP環(huán)境下，會計信息的檔案管理更加重要。建立安全的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案的安全管理，派專人管理ERP檔案，做好防火、防塵、防磁、防水等工作，防止數(shù)據(jù)損壞；做好數(shù)據(jù)額備份工作，同時備份2份，放在不同的地方以防發(fā)生自然災(zāi)害，造成數(shù)據(jù)丟失。五、結(jié)束語ERP的采用使得外貿(mào)會計從原來的數(shù)據(jù)匯總、整理和記錄的事后管理轉(zhuǎn)變?yōu)楣緫?zhàn)略支持者、決策者和公司變革的積極推進者和主導(dǎo)力量。經(jīng)營管理層可以及時、準(zhǔn)確地對企業(yè)經(jīng)營成果進行分析，以評價企業(yè)財務(wù)狀況、經(jīng)營成果、經(jīng)營績效、財務(wù)風(fēng)險等，實現(xiàn)控制點的前移。ERP的實施，推動企業(yè)財務(wù)部門職能發(fā)展和變化，使得市場競爭加劇，需要企業(yè)通過高績效的管理來有效地將戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營活動、資源配置和績效評估等聯(lián)系起來，讓企業(yè)更好的適應(yīng)市場的變化，開發(fā)、保持和發(fā)展企業(yè)的競爭優(yōu)勢，使企業(yè)在競爭中立于不敗之地，從而實現(xiàn)股東價值最大化。

作者：張群英 單位：上海電氣國際經(jīng)濟貿(mào)易有限公司