高校檔案信息化管理現(xiàn)狀及建設(shè)思路

　　這篇檔案管理論文發(fā)表了高校檔案信息化管理現(xiàn)狀及建設(shè)思路，做好檔案管理工作可以提高工作效率和資源利用效率，高校檔案信息化管理也提高了高校檔案工作的服務(wù)效率，有效推進(jìn)檔案信息管理工作，論文介紹了當(dāng)前高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀，并給出了建設(shè)思路。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理論文,高校檔案,信息化管理,服務(wù)效率

　　信息化時代，高校檔案工作也在不斷進(jìn)行著自身的信息化建設(shè)。實現(xiàn)檔案信息化管理是當(dāng)前高校檔案辦公自動化的必然趨勢，也是提升該項工作服務(wù)效率的關(guān)鍵所在。本文將通過具體分析當(dāng)前高校檔案信息化管理現(xiàn)狀，為新時期高校檔案信息化建設(shè)提供一些思路。

　　一、高校檔案信息化管理的必然性

　　1.高校檔案辦公自動化的必然趨勢。隨著信息時代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活的方方面面。目前，我國高校都開始運用信息技術(shù)著力建設(shè)數(shù)字化校園，校園網(wǎng)的建立，也使得檔案管理系統(tǒng)與高校檔案辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了無縫對接。信息化技術(shù)水平的高低已經(jīng)是衡量我國高校檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)度的最重要依據(jù)。由此可見，當(dāng)下高校檔案信息化管理是高校檔案辦公自動化的必然趨勢。在信息化大環(huán)境下，利用新的管理方式將紙質(zhì)文件資源和電子文件資源進(jìn)行有效、有序歸檔，并將處理完成的資源輸入到檔案信息化管理軟件中生成數(shù)字檔案，已是高校檔案信息化管理工作的最基本和最日常的內(nèi)容。

　　2.提升高校檔案工作服務(wù)效率的關(guān)鍵所在。新時期高校檔案信息化將能夠為高校乃至社會提供大量必須的、可靠的、公共性的、基礎(chǔ)性的原生信息，從而有效實現(xiàn)信息共享，并為開發(fā)和運用社會公共信息資源提供了基本條件[1]189。更重要的是，借助信息化技術(shù)實現(xiàn)存儲的所有檔案信息，更方便被開發(fā)運用和發(fā)揮出更為廣泛的社會效益，從而有效開拓了高校檔案信息化管理工作的服務(wù)空間和提升了其服務(wù)效率。而且在具體的檔案管理工作中，工作人員在檢查和驗收數(shù)據(jù)的時候，可以借助檔案信息化管理系統(tǒng)來自動完成歸檔工作，這就大大降低了抄錄的工作量，減少了檔案生成和被運用的周期，因此從這點看，也提升了高校檔案工作的服務(wù)效率。

　　二、當(dāng)前高校檔案信息化管理現(xiàn)狀

　　1.高校檔案信息化程度偏低，功能單一。雖然，這幾年高校檔案信息化管理工作在數(shù)字化校園建設(shè)的不斷驅(qū)動下，取得了一定的成績，然而從總體上來看，高校檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程還比較緩慢，也不夠全面、均衡，尤其是其程度偏低，功能過于單一，僅僅能實現(xiàn)簡單的檔案管理和存儲工作，已無法滿足高校乃至社會對該類資源的需求，使得其工作效率和服務(wù)效率并未取得較大提升。

　　這導(dǎo)致很多高校在檔案管理工作的具體工作模式和具體技術(shù)方面，仍然遵循的是傳統(tǒng)紙質(zhì)資源檔案管理范式，其具體工作內(nèi)容對象仍是實體檔案，信息化技術(shù)也只發(fā)揮了最基本的輔助功能，僅僅實現(xiàn)了檔案目錄管理的信息化，尚無法實現(xiàn)檔案全文管理的信息化。由此可見，當(dāng)前高校檔案信息化管理工作還不能與時俱進(jìn)，其信息化程度還有待進(jìn)一步提高，其功能也需要不斷去完善和更新。

　　2.高校檔案管理理念與信息化發(fā)展斷層。高校檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容分別有，檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)、檔案信息資源的運行機(jī)制建設(shè)、檔案信息資源的人才隊伍建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)與運用建設(shè)。然而，雖然一些高校在不斷對它們進(jìn)行投入，一些硬件設(shè)施、人才隊伍、培訓(xùn)機(jī)制、運行機(jī)制、管理制度等等被一一完善和建設(shè)起來，但是在檔案管理理念上，卻依然遵循的是傳統(tǒng)的實體檔案資源管理思維，這也意味著高校檔案管理理念與信息化發(fā)展斷層，檔案管理模式依然落后[2]154。

　　3.高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足。盡管大部分高校都在不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，不斷完善和更新硬件、軟件的環(huán)境條件，但是總而觀之，其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)仍有不足。甚至一些高校由于檔案管理意識不足和后期資金不足，造成檔案管理部門的一些基礎(chǔ)設(shè)施尚未建設(shè)完善[3]125，檔案資源的安全方面項目建設(shè)也被擱淺，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的正常運行，影響了其服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)安全。總之，當(dāng)前高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，成為制約高校檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化、創(chuàng)新化、標(biāo)準(zhǔn)化的最現(xiàn)實障礙。

　　三、新時期高校檔案信息化建設(shè)思路

　　1.信息整合，打造高校數(shù)字化檔案資源體系。要想實現(xiàn)高校檔案信息化管理，那么首先要進(jìn)行信息整合，打造出高校數(shù)字化檔案資源體系。具體操作是：

　　第一，要打造出檔案信息資源的數(shù)字化資源體系。首先，要注重收集、歸納、統(tǒng)計有重要價值的高校檔案信息資源，而后經(jīng)過調(diào)查分析來找到信息資源源頭，以后再定期從相關(guān)部門去收納早前就制定好的這類檔案信息資源。在這里需要注意的是，高校檔案室要通過監(jiān)督、指導(dǎo)、行政指令讓下屬單位將信息采集工作生成制度化流程，全面輻射到每個工作重點之處，從而有效收集到各個部門在自己具體工作中生成的極具價值的檔案信息資源，在進(jìn)行歸檔的時候，還要注意將有關(guān)黨群、教學(xué)、行政、人事等類型的檔案資源進(jìn)行有效的信息整合，歸納到一起，從而確保該類工作的高效性和完整性;其次，對學(xué)生類、人事類等一些檔案信息資源進(jìn)行信息整合，再歸檔;再次，要不斷強(qiáng)化對電子檔案資源的管理與歸檔。最后，要借助信息化技術(shù)將檔案室存儲的檔案文獻(xiàn)資源數(shù)字化，如將紙質(zhì)檔案信息資源輸入計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中等[4]33。

　　第二，要打造出檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫資源體系。即根據(jù)已有的電子文件檔案資源來建設(shè)數(shù)據(jù)庫：一開始應(yīng)不斷建設(shè)和完善目錄資源的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，而后對重要檔案資源進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，從而實現(xiàn)檔案文獻(xiàn)資源的全文信息數(shù)據(jù)化。這樣將極大方便對檔案資源的開發(fā)與運用。在檔案資源數(shù)據(jù)庫資源建設(shè)中，學(xué)生的學(xué)籍信息、教師的業(yè)績信息都能納入其中，這將對高校的教學(xué)工作發(fā)揮重要意義，從而提升了高校檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

　　第三，以檔案室作為基點和中心，來架構(gòu)一個輻射到高校所有部門的檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)資源體系，這將方便檔案室對其他部門提供的檔案資源的收集、加工、開發(fā)和管理，而且也有效實現(xiàn)了信息資源的共享。

　　2.平臺建設(shè)，注重高校檔案系統(tǒng)建設(shè)及服務(wù)延伸。在新時期，高校檔案信息化管理工作必須要注重對其管理平臺的建設(shè)。首先，建設(shè)基礎(chǔ)平臺。要不斷加大對其基礎(chǔ)設(shè)施的投資，不斷添加和更新硬、軟件設(shè)施，例如購置計算機(jī)，架設(shè)網(wǎng)絡(luò)，采購圖像識別、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等物件，除此之外還要購買或者自行開發(fā)一些先進(jìn)的檔案信息化管理軟件程序，來提升該項工作的信息化水平。值得注意的是，在基礎(chǔ)管理平臺建設(shè)中，要確保檔案管理系統(tǒng)與高校檔案辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，以使得平常各部門對各種信息資料的處理工作與高校檔案管理工作對接起來。當(dāng)然還要做好平臺系統(tǒng)的安全維護(hù)工作，以保證檔案信息資源的完善性、客觀性、安全性。

　　其次，建設(shè)檔案信息資源的社會共享服務(wù)平臺。具體做法是要不斷更新和優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容，從而滿足社會各界的需求，如主動為一些合作企業(yè)推薦優(yōu)秀的學(xué)生信息檔案資源等[5]20。同時還應(yīng)該逐漸建設(shè)起電話咨詢、網(wǎng)絡(luò)資源共享，甚至是上門服務(wù)等服務(wù)平臺項目。當(dāng)然還要借助信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，不斷建設(shè)自身的各種資源數(shù)據(jù)庫，從而方便對檔案資源的檢索，提升其服務(wù)質(zhì)量。再次，建設(shè)更廣泛的檔案信息資源管理共享網(wǎng)絡(luò)。如何研究單位、合作企業(yè)、其他高校等建立一個網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺，從而讓高校的檔案信息資源分享到社會信息網(wǎng)絡(luò)中，這不但能提升其利用率，延伸其服務(wù)，也有利于對其進(jìn)行資源優(yōu)化與開發(fā)。

　　3.人才建設(shè)，打造一支高素質(zhì)檔案管理人才隊伍。在高校檔案信息化建設(shè)中，要注重人才隊伍建設(shè)，從而打造一支高素質(zhì)檔案管理人才隊伍。

　　[1]商桂君.高校檔案管理信息化務(wù)實性建設(shè)的思考[J].科技風(fēng),2016(21):189.

　　[2]于昕鑫.高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(19):154-155.

　　[3]劉莉萍,劉昱.高校院(系)學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)思考[J].鄖陽師范高等專科學(xué)校學(xué)報,2011(2):124-126.

　　[4]萇燕.對高校檔案管理信息化建設(shè)的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(19):33.

　　[5]牛小娜.我國高校基建檔案管理現(xiàn)狀研究[D].安徽大學(xué),2016.

　　[6]董博宇.關(guān)于新時期高校檔案管理信息化建設(shè)的幾點思考[J].知音勵志,2016(17):251.

　　[7]沈瀟.淺析高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及應(yīng)用策略[J].教育教學(xué)論壇,2013(47):140-141.

　　[8]金丹.遼寧省高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀研究[D].遼寧大學(xué),2014.

　　[9]王燕.高職院校人事檔案信息化管理研究[D].山東大學(xué),2014.

　　作者：徐茵 單位：山西水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院

　　推薦閱讀：《城建檔案》(月刊)創(chuàng)刊于1993年，由中國城市科學(xué)研究會城建檔案信息專業(yè)委員會主辦。雜志辦刊宗旨明確，嚴(yán)格遵守黨和國家關(guān)于出版業(yè)的法律、法規(guī)和各項方針政策，宣傳黨和國家及建設(shè)部關(guān)于城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作以及城建檔案工作的方針政策，開展城建檔案學(xué)術(shù)研究，傳遞國內(nèi)外城建檔案工作信息，交流城建檔案工作經(jīng)驗，促進(jìn)城建檔案業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，更好地為城市建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。