淺談對電子文件歸檔的幾點認識

　　電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其它載體形成的記錄。是以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，而是可直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞，其利用也是共享的。電子檔案的存儲與管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)法不同，信息時代的到來為檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。本文就電子文件的定義、特點、歸檔要求及作用進行論述，指出對電子文件歸檔是時展的需要，具有重要作用。

　　《電子經(jīng)理世界》憑借IDG在中國十多年來的電子媒體運作的成功經(jīng)驗、資源，以專業(yè)的洞察力和編輯水準(zhǔn)，透視產(chǎn)業(yè)環(huán)境、聚焦企業(yè)運營、挖掘技術(shù)變革中的商機，致力于為電子產(chǎn)業(yè)管理決策層提供權(quán)威性、前瞻性、實用性兼?zhèn)涞慕?jīng)營決策參考。

　　1 前言

　　隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，特別是全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，計算機及信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用到人類生產(chǎn)和生活的各個部分，與此同時也就產(chǎn)生了大量的電子檔案。電子檔案作為信息社會發(fā)展的產(chǎn)物，已成為檔案工作中的重要組成部分。電子文件是指能被計算機識別、處理，存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者限于傳統(tǒng)觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔。在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，將本單位的電子檔案收集管理好、開發(fā)利用好、長期保存好，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，健全完善歸檔制度。

　　2 電子文件特點

　　傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有以下幾個特點：首先是電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它是以二進制代碼形式記錄，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;其次是電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞，電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響;再有電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。根據(jù)電子文件的上述特點，在對其進行歸檔之前，要進行認真的鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術(shù)保管價值的，才有必要作為電子檔案保存下來，其余的電子文件就可以在機內(nèi)刪除。

　　與此同時，基于電子檔案的自身特點，它也具有一些特殊的特點：首先是電子文件整理減輕了檔案管理人員的勞作強度，從原來的手工建檔、查找與檢索變?yōu)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)操作與整理。其次電子檔案有利于文檔的保密工作，從原來的整卷提供利用查閱到現(xiàn)在電子文件相應(yīng)的頁、份、件提供，從而更有利于文件的保密。再有一點就是大大提高了檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

　　3 歸檔要求

　　歸檔電子文件應(yīng)包括作為檔案保存的電子文件、其相關(guān)軟件、相應(yīng)的軟硬件環(huán)境說明和其他相關(guān)數(shù)據(jù)等。對于電子文件的歸檔條件，嚴把歸檔檢測關(guān)。首先，必須確定歸檔范圍是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案管理工作者在對電子文件進行歸檔時，需將經(jīng)過整理的電子文件確定屬性后，即完成文書處理程序后再歸檔保存;其次，要有完整、齊全的電子文件相輔。對于收發(fā)文來說，必須是全文信息，從文件設(shè)計、修改和形成階段做起，使電子文件格式與環(huán)節(jié)相匹配。確保電子文件的歸檔質(zhì)量，認真檢查電子文件內(nèi)容是否完整、真實、有效，是否感染電子病毒。從計算機或網(wǎng)絡(luò)的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁盤或光盤等載體以便長期保存。電子文件的鑒定，也存在著區(qū)別真?zhèn)螁栴}。檔案部門所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件或真實的電子文件，否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應(yīng)當(dāng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應(yīng)對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完整性、文件辦理過程的完整性等等。

　　鑒定后需要歸檔的電子文件均應(yīng)編制歸檔文件順序號，確定文件的保管期限，打印出文件移交目錄，以便辦理文件移交手續(xù)。電子文件的歸檔方式，有邏輯歸檔和物理歸檔兩種：邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上聯(lián)機實現(xiàn)的電子文件信息的歸檔。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件在移交前應(yīng)通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然后由文件管理部門通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向檔案部門傳送歸檔文件，并將文件管理權(quán)向檔案部門移交。網(wǎng)絡(luò)中的電子文件歸檔也應(yīng)打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應(yīng)拷貝出軟盤備存。交接雙方按照規(guī)定辦理手續(xù)并在交接目錄上簽名，以示負責(zé)。物理歸檔是指把計算機及其網(wǎng)絡(luò)中符合歸檔要求的電子文件集中存儲，并拷貝至可脫機保存的載體上。

　　4 結(jié)論

　　總之，加強電子文檔的規(guī)范化歸檔管理是加快辦公室信息系統(tǒng)化建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作，需要我們不斷總結(jié)實踐經(jīng)驗，建立健全電子文件及電子資料的管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員素質(zhì)，加強各個五一節(jié)的溝通與管理，更好地措施保護電子檔案的信息安全，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性，使得電子檔案的參考、憑證價值得以實現(xiàn)，形成適合于自身工作特點的電子文檔管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使電子檔案能適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的要求。

　　參考文獻：

　　國家檔案局.電子文件歸檔與電子檔案管理概論.中國檔案出版社.1999