基于“文檔一體化”的文檔管理系統(tǒng)建設(shè)策略

　　摘要：文檔一體化的管理模式將文件生成流轉(zhuǎn)和檔案保管利用有機(jī)融合,是電子文檔管理發(fā)展的必然方向。本文從文檔一體化管理的概念入手,對(duì)當(dāng)前文檔管理系統(tǒng)存在的普遍問題進(jìn)行分析,并在文檔一體化的安全思路指導(dǎo)下提出文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)策略,對(duì)構(gòu)建安全高效的文檔管理系統(tǒng),提高文檔管理水平具有一定的借鑒意義。

　　本文源自蘭臺(tái)內(nèi)外,2020(28):16-18.《蘭臺(tái)內(nèi)外》(雙月刊)創(chuàng)刊于1984年，是由吉林省檔案局;吉林省檔案學(xué)會(huì)主辦的圖書、情報(bào)與檔案期刊。該刊堅(jiān)持實(shí)事求是、理論與實(shí)際相結(jié)合的嚴(yán)謹(jǐn)學(xué)風(fēng)，傳播先進(jìn)的科學(xué)文化知識(shí)，弘揚(yáng)民族優(yōu)秀科學(xué)文化，促進(jìn)國際科學(xué)文化交流，探索高等教育、教學(xué)及管理諸方面的規(guī)律，活躍教學(xué)與科研的學(xué)術(shù)風(fēng)氣，為教學(xué)與科研服務(wù)。

　　一、引言

　　近年來,隨著信息技術(shù)高速發(fā)展,文檔工作不可避免的進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代,且在以綠色環(huán)保為主題的辦公形式的要求下,海量電子資源的管理與傳統(tǒng)落后管理手段的矛盾越來越突出,因此,安全高效的文檔管理系統(tǒng)便成為了實(shí)現(xiàn)文檔一體化的關(guān)鍵工具。習(xí)近平同志指出:“檔案工作確實(shí)要由封閉向開放、由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變,要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、向社會(huì)提供有價(jià)值的信息,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)。”這就要求文檔管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)統(tǒng)籌考慮文件全生命周期,將文檔產(chǎn)生一體化、管理一體化和利用一體化融入到文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)過程中,切實(shí)提高文檔管理系統(tǒng)的便捷性、安全性和標(biāo)準(zhǔn)性,促進(jìn)一體化文檔管理水平不斷提升。以下對(duì)實(shí)施文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)、組成、優(yōu)勢(shì)及文檔一體化管理系統(tǒng)的問題和構(gòu)建策略進(jìn)行相關(guān)說明。

　　二、實(shí)施文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)

　　文件和檔案是統(tǒng)一事物發(fā)展過程中不同階段價(jià)值和形態(tài)變化的體現(xiàn),前者是后者的源頭,后者是前者的轉(zhuǎn)化,實(shí)際上二者是具有內(nèi)在聯(lián)系的有機(jī)整體,僅存在運(yùn)動(dòng)階段的差異,并無本質(zhì)性的區(qū)別,因此對(duì)不同發(fā)展階段的文件實(shí)施一體化管理是切實(shí)可行的。

　　文件生命周期理論發(fā)源于歐美,該理論是以普遍聯(lián)系和運(yùn)動(dòng)發(fā)展的眼光將文件從產(chǎn)生至作為文檔保存或銷毀的過程看作為一種整體的運(yùn)動(dòng)過程,是具有生命的現(xiàn)象和值得進(jìn)行全方位研究的學(xué)說,認(rèn)為文件管理和檔案管理是相互滲透和水乳交融的,是文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)。

　　文件連續(xù)體理論是一種以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)理論,具有連貫性和一致性,該理論任務(wù)文件從形成到作為檔案保存、并進(jìn)行管理是一個(gè)連貫的過程,并倡導(dǎo)對(duì)文件的形成、保存和長久利用進(jìn)行一體化管理,而其中的長久利用是對(duì)文件和檔案進(jìn)行管理的主要目的,文檔一體化管理不僅可以保持文件之間的關(guān)系,還可以促進(jìn)文檔信息的共建和共享,可為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

　　三、文檔一體化管理系統(tǒng)

　　一般情況文檔一體化管理系統(tǒng)是由收文管理、發(fā)文管理、歸檔管理和文檔管理4個(gè)模板組成,各模塊之間具有一定的關(guān)聯(lián)性,信息可實(shí)現(xiàn)集成化共享,對(duì)電子文件到電子文檔的自然歸檔和一體化管理的實(shí)現(xiàn)具有促進(jìn)作用。

　　收文管理:是對(duì)上級(jí)公文和平級(jí)來文通過電子文件的形式進(jìn)行處理和記載,根據(jù)公文的登記日期、流轉(zhuǎn)狀態(tài)和急緩程度等過程信息,用戶可通過相應(yīng)的操作快速找到相應(yīng)的文件,并進(jìn)行有效的處理,該過程主要由登記、流轉(zhuǎn)、文件催辦、流程監(jiān)控和文件發(fā)布等步驟組成。

　　發(fā)文管理:該環(huán)節(jié)主要是由發(fā)文起草、流轉(zhuǎn)、文件催辦、流程監(jiān)控和文件發(fā)布等步驟組成的,即起草電子文件之后,各級(jí)主辦與會(huì)簽部門的人員逐級(jí)進(jìn)行審批和修改,最后交由上級(jí)簽發(fā),待正式公文形成后進(jìn)行登記和歸檔,要對(duì)內(nèi)部制定的外來文件進(jìn)行處理和轉(zhuǎn)發(fā)的。

　　歸檔管理:對(duì)電子文檔進(jìn)行歸檔主要有以下兩種形式:(1)利用機(jī)構(gòu)內(nèi)部局域網(wǎng)的電子公文傳輸系統(tǒng)通過電子簽章、完整性驗(yàn)證等措施進(jìn)行自動(dòng)歸檔,同時(shí)保障了電子文件的有效性和完整性,該環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)后,電子檔案生成,電子文件的管理權(quán)也就為檔案管理部門所有,相關(guān)業(yè)務(wù)人員盡可通過系統(tǒng)授予的權(quán)限對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢,但不能進(jìn)行任何修改。(2)各立卷部分在將紙質(zhì)檔案移交給檔案館時(shí),需將光盤和磁盤等存儲(chǔ)電子信息的載體上交,該方式主要是對(duì)某些機(jī)密性電子文檔或重要憑證進(jìn)行移交的,且需要采取相應(yīng)的物理隔離措施和安全防護(hù)方法對(duì)文檔的厚度進(jìn)行管理,比如,不能將涉密的檔案存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上,以防泄密。

　　文檔管理:對(duì)檔案的移交、接收、審核、保存、管理、查詢、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)的提供等工作需嚴(yán)格按照國家頒布的電子檔案歸檔和管理的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行執(zhí)行,同時(shí),根據(jù)檔案的來源或類別等信息,檔案形成機(jī)構(gòu)可建立通過年度、部門和實(shí)體分類進(jìn)行快速檢索的檔案信息資源庫,便于相關(guān)人員的查詢和利用。

　　四、文檔一體化在管理上的優(yōu)勢(shì)

　　實(shí)施文檔一體化管理,有利于保障文件和檔案的質(zhì)量,提高文檔管理工作水平;有利于二者相互協(xié)調(diào)、合作;有利于文件向檔案的轉(zhuǎn)化工作,其優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在:

　　整體性。文檔一體化將文件管理和檔案管理的全過程作為整體統(tǒng)籌把控,打通文件歸檔壁壘,縮短歸檔時(shí)間。保障了檔案四性。

　　效率性。文檔一體化實(shí)現(xiàn)了文件、檔案管理的全方位自動(dòng)化,在實(shí)際的運(yùn)行過程中,降低了公文流轉(zhuǎn)強(qiáng)度的同時(shí)提升了公文的辦理速度,打破了傳統(tǒng)的手工操作的舊模式,提高了工作效率。而文檔一體化管理可全面、詳細(xì)地記錄電子文件的流轉(zhuǎn)情況,有助于管理人員實(shí)時(shí)監(jiān)督電子文件的辦理過程,有效提升了公文提交和運(yùn)轉(zhuǎn)的效果,避免了文件積壓情況的出現(xiàn)。

　　經(jīng)濟(jì)性。以往檔案整理工作需要大量的手工勞動(dòng)力,且在文件歸檔的過程中容易出現(xiàn)重復(fù)著錄等情況,且檔案工作的質(zhì)量較低。而文檔一體化從文件形成階段就采用系統(tǒng)管理,做到一次輸入多次輸出,相關(guān)人員只用對(duì)電子文件和紙質(zhì)文件的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行核對(duì),避免了重復(fù)勞動(dòng),節(jié)約了大量的人力、物力和財(cái)力。

　　前控性。文件是檔案的基礎(chǔ),文件處理的質(zhì)量直接影響到檔案質(zhì)量。運(yùn)用系統(tǒng)對(duì)文件、檔案進(jìn)行一體化管理,可以對(duì)文件處理進(jìn)行有效控制,實(shí)現(xiàn)從文件到檔案的有效轉(zhuǎn)換,為檔案質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。

　　五、當(dāng)前文檔管理系統(tǒng)的普遍狀況

　　1.用途單一,功能點(diǎn)重復(fù)

　　文檔管理軟件產(chǎn)品的種類眾多,但在功能上沒有較大差異,多為數(shù)據(jù)庫增加了一個(gè)交互界面。這類文檔管理系統(tǒng)在一定程度上使文檔人員擺脫了部分繁雜的手工操作,但普遍存在通用性差、安全性低、檢索質(zhì)量不高、共享程度低等問題,未充分創(chuàng)造使檔案工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的新的工作模式,不能滿足文檔一體化管理的需要。

　　2.標(biāo)準(zhǔn)化程度低

　　文檔管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)化是文檔管理工作標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程中重要的組成部分。但是目前文檔管理軟件多為短期行為,不考慮過去和今后,新舊軟件無法接軌,數(shù)據(jù)無法共享,導(dǎo)致很大的資源浪費(fèi)。

　　六、構(gòu)建基于“文檔一體化”的文檔管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)策略

　　1.文檔生成一體化

　　(1)通過文件體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)文檔生成一體化

　　基于“文檔一體化”的文檔管理系統(tǒng)通過元數(shù)據(jù)和目錄結(jié)構(gòu)的二維分類概念來構(gòu)造文件體系結(jié)構(gòu)。文件元數(shù)據(jù)(type)即文件的實(shí)質(zhì),通常由系統(tǒng)后臺(tái)設(shè)置,它的分類是橫向的,可以打破各種文件的內(nèi)容和用途界限;而目錄結(jié)構(gòu)(folder)又將打破界限的文件重新根據(jù)內(nèi)容和用途進(jìn)行組合,用于前臺(tái)展示,使用戶方便、直觀的查找所需文件。在文件向檔案轉(zhuǎn)化的過程中,文件的分類目錄發(fā)生改變,歸檔人員根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)選擇相應(yīng)的檔案目錄,補(bǔ)充檔案相關(guān)的元數(shù)據(jù),如:檔案號(hào)、歸檔人、歸檔日期、保存期限等。

　　這樣的文件體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)突破以往文檔系統(tǒng)僅以文件種類來劃分的固有模式,解決文件向檔案轉(zhuǎn)化過程中元數(shù)據(jù)丟失或損壞的問題,在文件形成時(shí)就確保了文件和檔案元數(shù)據(jù)的一致性和安全性。

　　(2)通過加強(qiáng)文件前端控制實(shí)現(xiàn)文檔生成一體化

　　對(duì)文件的前端控制也是保證文檔生成一體化的重要內(nèi)容,是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障。前端控制要通過系統(tǒng)設(shè)計(jì)和應(yīng)用規(guī)范兩方面來保證。

　　一方面,系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)從元數(shù)據(jù)的定義、分類、執(zhí)行強(qiáng)度、缺省值等方面對(duì)文件元數(shù)據(jù)、檔案元數(shù)據(jù)、系統(tǒng)基本元數(shù)據(jù)和文檔擴(kuò)展元數(shù)據(jù)等設(shè)置一定的規(guī)范。系統(tǒng)在文件生成時(shí),可以依據(jù)元數(shù)據(jù)設(shè)置,實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)內(nèi)容自動(dòng)校驗(yàn)、自動(dòng)捕獲、錯(cuò)誤糾正,從系統(tǒng)設(shè)計(jì)上保證元數(shù)據(jù)形成的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

　　另一方面,文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)商應(yīng)提供相應(yīng)的產(chǎn)品應(yīng)用規(guī)范,明確各種文件生成時(shí)需要采集和捕獲的元數(shù)據(jù),以建立統(tǒng)一的文檔數(shù)據(jù)著錄、修改規(guī)范,保證文檔數(shù)據(jù)形成的規(guī)范性、數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和信息的可檢索性。

　　2.文檔管理一體化

　　系統(tǒng)設(shè)置文件庫、移交庫、預(yù)歸檔庫和檔案資料庫,覆蓋文件向檔案轉(zhuǎn)變的全過程。用戶的文件可以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候批量進(jìn)行整理,由文件庫轉(zhuǎn)移到移交庫,檔案人員進(jìn)行預(yù)歸檔操作,再經(jīng)過組卷、整理、添加相應(yīng)檔案元數(shù)據(jù)后,從文件狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案狀態(tài),最后正式進(jìn)入檔案資料庫,成為真正的檔案。

　　此外,在文件全生命周期管理流程中,做好用戶權(quán)限控制也至關(guān)重要。文件形成、使用、鑒定、歸檔、保管、利用和處置等不同階段,要根據(jù)業(yè)務(wù)需要和分工授權(quán)設(shè)置包括瀏覽、只讀、批注、關(guān)聯(lián)、修改、刪除、執(zhí)行動(dòng)作、更改位置、更改權(quán)限等不同的權(quán)限級(jí)別,并結(jié)合系統(tǒng)用戶角色、系統(tǒng)模塊、系統(tǒng)功能分別授權(quán),以保證文檔信息和元數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的安全性。

　　3.文檔利用一體化

　　(1)通過開發(fā)統(tǒng)一的利用模塊實(shí)現(xiàn)文檔利用一體化

　　借閱利用模塊是用戶借閱文件和檔案的統(tǒng)一入口,也是文檔人員審批借閱申請(qǐng)、辦理歸還手續(xù)的統(tǒng)一平臺(tái)。用戶在此模塊進(jìn)行申請(qǐng)操作,完成對(duì)相關(guān)文檔的借閱,實(shí)時(shí)獲取所需資料和信息。在利用完成后,通過歸還操作可快速歸還文件檔案,實(shí)現(xiàn)文檔人員和用戶操作平臺(tái)的一體化。

　　(2)通過建立多層次的檢索工具實(shí)現(xiàn)文檔利用一體化

　　針對(duì)不同用戶需求應(yīng)設(shè)置不同的檢索方式,如快速檢索、普通檢索、高級(jí)檢索、全文檢索。由于文檔生成的一體化,部分檔案元數(shù)據(jù)繼承自文件元數(shù)據(jù),因此,除非檢索條件為檔案專有元數(shù)據(jù),正常情況下通過文件信息都能檢索到相應(yīng)結(jié)果,從而實(shí)現(xiàn)文檔利用一體化。

　　(3)通過設(shè)置多維度的展示方式實(shí)現(xiàn)文檔利用一體化

　　為滿足不同用戶對(duì)文件分類的不同需求,系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)元數(shù)據(jù)間組合順序的變化,對(duì)文檔目錄樹設(shè)置一種固定的展示方式,輔之以多種可選的展示方式,用戶可根據(jù)工作習(xí)慣,選擇符合自己偏好的文檔分類展示方式,在同一頁面實(shí)現(xiàn)文檔展示利用一體化。

　　七、構(gòu)建基于“文檔一體化”的文檔管理系統(tǒng)的安全策略

　　1.文件生命周期全防護(hù)

　　(1)根據(jù)文件時(shí)效和價(jià)值,分級(jí)分類定密

　　系統(tǒng)在對(duì)文件進(jìn)行定密時(shí),要全面分析文檔的時(shí)效性和價(jià)值性,分類分級(jí)定密,分類可分為技術(shù)文件、商務(wù)文件、財(cái)會(huì)文件和專業(yè)報(bào)告等;密級(jí)可以定為核心商密、普通商密等。定密措施可以通過屬性化來實(shí)施,即加入一個(gè)元數(shù)據(jù),使其在產(chǎn)生時(shí)就具備特性。

　　(2)嵌入元數(shù)據(jù),加密屬性不能篡改

　　系統(tǒng)加密服務(wù)對(duì)需要保護(hù)的文檔按不同的策略進(jìn)行加密,向該文檔嵌入相應(yīng)的元數(shù)據(jù),加密后的電子文檔的密級(jí)標(biāo)志作為文檔屬性的一部分與文檔內(nèi)容不可分離,且密級(jí)標(biāo)志也不能被篡改。

　　(3)自毀機(jī)制是主動(dòng)防護(hù)的最后一道屏障

　　除以上加密措施外,為規(guī)避少數(shù)人員保密意識(shí)欠缺導(dǎo)致的泄密風(fēng)險(xiǎn),在系統(tǒng)開發(fā)時(shí),設(shè)置文檔僅在授權(quán)域和用戶使用,如果在其他終端打開,文檔會(huì)開啟自毀機(jī)制,顯示為密文亂碼,實(shí)現(xiàn)主動(dòng)保護(hù),作為最后一道屏障。

　　2.用戶授權(quán)管理全覆蓋

　　系統(tǒng)開發(fā)時(shí),對(duì)不同用戶要結(jié)合其崗位特征進(jìn)行授權(quán),并根據(jù)崗位的變化動(dòng)態(tài)調(diào)整。

　　授權(quán)級(jí)別一般分為:訪問條目、閱讀、錄入、下載、遷出、修改和刪除。授權(quán)不是單一地針對(duì)用戶授權(quán),而是用戶和文檔分級(jí)分類相結(jié)合的混合授權(quán)。

　　當(dāng)用戶崗位變化時(shí),其授權(quán)訪問權(quán)限需要調(diào)整,管理員可隨時(shí)根據(jù)用戶屬性,刪減、收回或增加某用戶或用戶組對(duì)加密文檔的操作權(quán)限。

　　3.文檔操作記錄可追溯

　　系統(tǒng)開發(fā)時(shí)應(yīng)考慮文檔系統(tǒng)的記錄功能,系統(tǒng)通過詳細(xì)日志反映相關(guān)用戶在某時(shí)間在某個(gè)地址對(duì)文檔執(zhí)行的編輯、復(fù)制、打印、刪除等操作,使得電子文件生命周期的審計(jì)跟蹤簡單、準(zhǔn)確、高效且可追溯。

　　八、結(jié)語

　　將文檔一體化融入文檔管理系統(tǒng)建設(shè)中,是推進(jìn)文檔一體化管理、實(shí)現(xiàn)文檔管理系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)的必然要求。通過文檔生成一體化、管理一體化、利用一體化的業(yè)務(wù)策略和文件生命周期防護(hù)、用戶授權(quán)管理、文檔操作記錄追溯的安全策略,可有力促進(jìn)電子文檔管理技術(shù)的發(fā)展和文檔一體化規(guī)范的建設(shè)。相信隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,基于“文檔一體化”的文檔管理系統(tǒng)功能也將日趨完善。

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