電子檔案雙套制管理現(xiàn)況及問題

　　這篇檔案工程師職稱論文發(fā)表了電子檔案雙套制管理現(xiàn)況及問題，什么是電子檔案雙套制的概念呢?這是在人們?nèi)粘Ｉ钪羞M(jìn)行檔案管理的最常見的方式，論文對(duì)電子檔案雙套制管理的問題展開了一系列的相關(guān)研究。分析了電子檔案雙套制管理的現(xiàn)狀，針對(duì)其中存在的問題，給出了具體的解決方案和對(duì)策。

　　關(guān)鍵詞:檔案工程師職稱論文,電子檔案,雙套制

　　引言

　　當(dāng)今社會(huì)，信息化技術(shù)在人們的日常生活中的應(yīng)用越來越普遍，信息資源逐步向數(shù)字化趨勢(shì)發(fā)展，信息資源的共享也越來越方便，在人們的日常生活和工作中大量的電子檔案不斷地產(chǎn)生，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。這樣在電子檔案的管理工作上就形成了一種內(nèi)容相同而載體不同的電子檔案雙套制管理方式，這種電子檔案管理現(xiàn)狀給目前的檔案工作與檔案學(xué)研究帶來了全新的研究課題。因此，檔案工作者必須要深刻認(rèn)識(shí)當(dāng)前電子檔案雙套制的管理現(xiàn)狀，并在工作中正確處理電子檔案與紙質(zhì)檔案二者之間的關(guān)系，做好電子檔案雙套制管理的工作，尤其是要重視對(duì)電子文件的管理。

　　1電子檔案雙套制管理的概念

　　電子檔案的雙套制管理指的是在電子檔案的管理上，采用紙質(zhì)文檔和電子文檔相結(jié)合的電子檔案管理方式，即紙質(zhì)文檔和電子文檔并存的雙套制管理方式。紙質(zhì)文檔和電子文檔是電子檔案雙套制管理的兩種不同的載體形式，二者雖然在內(nèi)容上是相同的，但是在涉及到的信息技術(shù)和管理方式上卻存在著較大的差異。電子文檔是充分利用信息化技術(shù)的產(chǎn)物，電子文檔以主要是數(shù)碼或符號(hào)的形式在一定的信息設(shè)備中進(jìn)行保存，這些信息設(shè)備主要包括磁帶、硬盤、光碟等，它們都需要借助相關(guān)的計(jì)算機(jī)設(shè)備等來進(jìn)行查閱和處理。但是電子檔案對(duì)檔案管理工作者的素質(zhì)有著更高的要求，它需要電子檔案管理工作者有較熟練的計(jì)算機(jī)設(shè)備操作技術(shù)水平、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平和安全管理技術(shù)知識(shí)水平。電子文檔比紙質(zhì)文檔的信息共享性更強(qiáng)大，電子文檔可以通過計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在全球范圍內(nèi)進(jìn)行傳遞，允許多用戶同時(shí)進(jìn)行查閱，突破了時(shí)空的限制，方便了大范圍內(nèi)的檔案資源的共享，而紙質(zhì)文檔不能達(dá)到這樣的效果;相比于傳統(tǒng)的存儲(chǔ)介質(zhì)，這種信息化設(shè)備存儲(chǔ)量大，且容易攜帶，但是其穩(wěn)定性不如紙質(zhì)文檔的載體好，容易損壞和丟失。

　　2電子檔案雙套制管理的現(xiàn)狀與問題

　　2.1電子檔案雙套制管理的現(xiàn)狀

　　目前，大多數(shù)的機(jī)關(guān)單位、事業(yè)單位和企業(yè)單位對(duì)電子檔案的雙套制管理不夠重視。這些單位在檔案的管理上主要是以形成電子文檔和紙質(zhì)文檔為主，其中有些文檔的形式只有電子文檔的形式，并沒有相應(yīng)的紙質(zhì)文檔形式，例如數(shù)據(jù)庫(kù)等;也有一些文件在保存的過程中制作了電子文檔，但是在形成紙質(zhì)文檔后就將電子文檔刪除了，只保存了文件的紙質(zhì)文檔形式;還有一些文件是以紙質(zhì)文檔和電子文檔的形式同時(shí)保存的。這些單位在保存紙質(zhì)文檔和電子文檔時(shí)采取的保存方法也不一樣，主要是相關(guān)部門將電子檔案以紙張和信息化設(shè)備這兩種不同的載體進(jìn)行雙重備份制作，然后再對(duì)它們分別進(jìn)行歸檔移交，從而就形成了兩種載體保存同一內(nèi)容的檔案，即對(duì)電子檔案進(jìn)行雙套制的管理。電子檔案是否有必要進(jìn)行雙套制管理一直是人們?cè)跈n案研究中不斷討論的問題，紙質(zhì)檔案縱然重要，但當(dāng)前有很多檔案工作者在從事檔案管理的工作中已經(jīng)認(rèn)可了電子文件所具有的的檔案價(jià)值，也對(duì)電子檔案進(jìn)行雙套制管理有了一定的支持。這主要是考慮到法律涉及的問題，當(dāng)前電子檔案的法律效力還不能完全實(shí)現(xiàn)，這一點(diǎn)無法與具有較高法律效力的紙質(zhì)檔案相比。換句話說，電子檔案的法律效力在沒有被完全認(rèn)可之前，紙質(zhì)檔案是不會(huì)被人們所摒棄的，因此，有很多單位機(jī)構(gòu)都傾向于采用這種電子檔案雙套制的管理方式。

　　2.2電子檔案雙套制管理存在的問題

　　1)電子檔案雙套制管理過程中對(duì)資源的利用存在較大的浪費(fèi)。眾所周知，無紙化辦公可以節(jié)約大量的資源成本并能夠提升一定的工作效率。但是，電子檔案雙套制管理在傳統(tǒng)辦公的基礎(chǔ)之上，又增加了一個(gè)信息系統(tǒng)處理過程。這個(gè)信息系統(tǒng)的構(gòu)建需要大量的硬件設(shè)施和研發(fā)成本，工作人員既要對(duì)電子文檔進(jìn)行歸檔，還要對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行歸檔，從而造成了資源未得到節(jié)省、紙張也依舊浪費(fèi)的現(xiàn)象，經(jīng)費(fèi)的開支很大。2)很多電子文件在歸檔時(shí)無法制作成紙質(zhì)版本。電子公文可以很容易地被制作成紙質(zhì)形式，只需要打印出來就行，但電子公文僅僅是電子文件中的一小部分內(nèi)容。在信息化的社會(huì)中圖形、錄像、聲音、和數(shù)據(jù)等正在逐漸增多，這些電子文件中有些根本無法被制作成紙質(zhì)形式或者縮微膠卷版本，比如數(shù)據(jù)文件、矢量圖和影音資料等。3)電子檔案雙套制管理存在電子檔案法律憑證混亂的現(xiàn)象。單位機(jī)構(gòu)在對(duì)電子檔案進(jìn)行雙套制管理時(shí)，一般是將電子文檔打印出來進(jìn)行歸檔，這種紙質(zhì)文檔與電子文檔只是載體不同，這就會(huì)導(dǎo)致電子檔案的法律效力憑證性混亂，從而產(chǎn)生哪個(gè)是檔案，哪個(gè)具有法律效力的問題。還有電子文檔是通過信息設(shè)備流轉(zhuǎn)來完成辦理的，所以電子檔案的紙質(zhì)版本只能顯示出電子文檔的內(nèi)容，而不能說明其完整的辦理流程，法律對(duì)這種不完整電子文檔的效力的認(rèn)可是存在一定問題的。

　　3電子文件管理的防范措施

　　電子文件的管理一方面需要完善的信息安全技術(shù)提供支持，另一方面需要健全的管理措施來確保管理工作的有效實(shí)施。電子文件的管理是一個(gè)復(fù)雜的過程，電子文件需要經(jīng)過形成、處理、歸檔、保存、傳遞和利用等諸多環(huán)節(jié)，在其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)中都可能出現(xiàn)信息被更改或文件丟失的情況。因此，檔案管理機(jī)構(gòu)采取有效的電子文件管理的防范措施是十分重要的。為了加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理，可以從以下兩個(gè)方面入手。

　　3.1加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和工作人員的管理

　　電子文件是由人創(chuàng)作出來的，在電子文件的管理上這一點(diǎn)是不容忽視的。電子文件的形成、處理、歸檔、保存、傳遞和使用等環(huán)節(jié)均是通過人的操作來完成的，因此，加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和工作人員的管理是十分必要的。從事電子文件制作和工作的人員必須要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，在做好自己本職工作的同時(shí)，要提升自己的思想覺悟和保密意識(shí)，做到尊重檔案、保護(hù)檔案。此外，檔案工作人員必須具有較高的專業(yè)素質(zhì)和知識(shí)素質(zhì)，一方面要堅(jiān)持維護(hù)檔案的完整性和安全性，這包括檔案載體的完整安全和檔案內(nèi)容的完整安全，同時(shí)要保證檔案保管整齊規(guī)范、方便查閱;另一方面要充分利用自己所學(xué)的知識(shí)，積極適應(yīng)檔案管理技術(shù)和檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

　　3.2建立電子文件管理制度

　　電子文件的管理工作涉及的環(huán)節(jié)比較多，無論哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)導(dǎo)致電子文件的原始性、安全性和真實(shí)性受到威脅，建立健全的電子文件管理制度是避免此類問題出現(xiàn)的有效措施。建立電子文件管理制度需要明確電子文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求，建立起嚴(yán)格的使用制度、歸檔制度、保存制度和制作制度。特別是要將電子文件與紙質(zhì)文件區(qū)別開來，注意到二者歸檔范圍和歸檔要求的不同，工作人員在歸檔時(shí)要做好相應(yīng)的檢查工作，并明確不合格檔案的處理措施。此外還要嚴(yán)格要求電子文件的載體，相關(guān)的保護(hù)措施一定要完善，并及時(shí)消除一些危害電子檔案安全的隱患。

　　4結(jié)語(yǔ)

　　信息化技術(shù)的進(jìn)步帶動(dòng)了電子檔案雙套制管理的發(fā)展，但是目前電子檔案雙套制管理還存在著不少的問題，尤其是將大量原生的電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文檔造成了資源和人力的巨大浪費(fèi)，還有一些電子文件無法實(shí)現(xiàn)向紙質(zhì)形式的轉(zhuǎn)換。因此，電子檔案雙套制管理問題需要進(jìn)一步的改進(jìn)，這些不足還需要依賴技術(shù)的發(fā)展和長(zhǎng)期的實(shí)踐。

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　　作者：黃楊楊 單位：廣東省天井山林場(chǎng)

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