經濟論壇雜志投稿事業單位文書檔案規范化管理探索

　　事業單位的文書檔案是事業單位工作開展的依據之一，它記錄著事業單位的歷史進程，包括開始設立、人事變更、最終注銷等方面，事業單位工作的日常事務離不開文書檔案。本文是一篇經濟論壇雜志投稿的論文范文，主要論述了事業單位文書檔案規范化管理探索。

　　【摘要】個人檔案記載著個體學習和工作的重要成長過程，對人的發展有著很大的影響。而事業單位文書檔案做為記載著事業單位工作過程和發展狀況的載體，在單位發展和決策中都發揮著重要的作用。如今，隨著事業單位的不斷發展，對文書檔案的管理也提出了更高的要求。但是目前，如何規范管理文書檔案目前仍沒有引起事業單位應有的重視。工作人員管理文書檔案的觀念和方法仍然是比較落后的，這讓事業單位的綜合發展受到限制。

　　【關鍵詞】事業單位,文書檔案,管理方法

　　事業單位的文書檔案對于查證貪污腐敗、違法亂紀等不法行為都有著重要的作用。事業單位的文書檔案最終會被收錄到國家檔案中，是國家檔案資料里不可缺少的一部分。另外，社會發展對事業單位的發展也提出了一定的要求，文書檔案在必要的時候可以為社會有關機構提供信息，具有很高的價值。因此，如何規范管理文書檔案是擺在事業單位眼前的問題。

　　一、事業單位文書檔案發展中出現的問題

　　(一)事業單位內相關人員缺少規范整理文書檔案的意識

　　一般來說，只要事業單位召開會議或者舉辦了某項活動，都應該由專職人員做及時的記錄。但在實際工作中，相關管理人員并沒有立足實際做深入的了解，資料收集不齊全，有時甚至出現了杜撰行為。而日常工作作為文書檔案其中一部分，更是沒有收到重視。這種不合理的歸檔意識和收集方式需要從根本上轉變，應付行為要不得。

　　(二)不僅事業單位負責管理文書檔案的相關人員缺乏正確的認識，就連領導干部也存在著觀念上的誤區

　　有領導這樣評價文書檔案整理工作：“文書檔案并不能為單位創造相應的經濟收益，還要派專人去負責，不就是一些抄抄寫寫的工作嘛，我們保證按時把檔案上交國家就可以了。”這就是典型的不負責任的態度。正是由于這種錯誤的觀念，造成了文書檔案出現漏洞、失實等問題。

　　(三)事業單位缺少專門的文書檔案記錄人員

　　“兼職”記錄的人員對如何整理、歸檔等程序缺乏必要的培訓，不免手忙腳亂，精力不夠。有時一個會議已經過去兩三個月了，相關人員才對會議進行“回憶式”記錄，具體細節都記不清了，常常是為了應付檢查才勉強完成，就這樣出現了漏洞。

　　(四)管理制度尚未健全

　　文書檔案的整理十分瑣碎，工作程序比較復雜，由于缺少足夠的重視和監督，導致檔案的管理體制不成熟。沒有相應的制度約束，那么拖拉、推諉的行為便無法制止，珍貴資料的缺失是國家的損失，而相應的負責人卻沒有為此承擔責任，這何嘗不是一種“助紂為虐”的行為?

　　二、為規范化管理事業單位文書檔案提出的建議

　　(一)轉變工作人員的觀念

　　目前事業單位缺少規范化整理文書檔案的觀念。有相關人員說過，文書檔案就像日記一樣，必須每天都要記錄，缺少一頁就代表劃去了一天，那么以后需要這一頁，就沒辦法找回來了。對此，筆者深表贊同。事業單位在快速發展中，不能只考慮經濟效益，還要注重綜合發展，不敷衍，不應付。

　　(二)設置專門管理人員

　　眾所周知，事業單位的崗位競爭非常激烈，多設置一個崗位就會對提高就業率貢獻一份力量。事業單位應該注重對專門的管理人員進行定期培訓，及時獲取信息，掌握新的技術。在聘請管理人員時應提高要求，聘請文化素質、心理素質都較高的專業人才，業務能力合格了才能對得起這個崗位，避免有人一知半解，影響檔案記錄工作。關于培訓，首先要使他們有正確的工作態度，把整理文書檔案看做一項很神圣的工作，樹立正確的理念。同時，必須學習現代信息技術，不能閉門造車，不斷學習才能提高業務水平。另外，事業單位要定期組織交流會，只有同行業的工作人員才能碰撞出火花，得到有用的經驗。

　　(三)學習先進的文書檔案管理技術

　　如今互聯網技術發展迅猛，文書檔案的管理不能只依靠傳統的方式，必須在互聯網中尋找新的方法。目前，辦公自動化系統越來越流行，在辦公室內收發文章都可以通過OA實現，這項技術不僅適用于辦公室，整理檔案時也可以應用的到。通過計算機收集、整理、歸納文書檔案，不僅簡化了工作人員的工作程序，還提高了工作效率，一舉兩得。電子文件和紙質文件互相補充，能夠有效地減少錯誤，有利于文書檔案的進一步發展。

　　(四)更新有關設備

　　只學習先進的技術是遠遠不夠的，事業單位應該推陳出新，原有的相對陳舊的設備要適時淘汰，購置新的設備。事業單位應該抓住科技發展的步伐，不能讓自己太過落后。如果僅僅依靠經濟效益判斷一個工作的重要性，那這個單位無法實現更高的發展水平，所以，要學會綜合考慮。如今，在其他行業都快速發展的形勢下，事業單位要想實現飛速發展就必須脫離原有的陳舊環境，脫去“長大褂”換上“中山裝”。

　　(五)完善監督工作

　　設置了專門管理人員不代表這項工作和其他工作人員無關了，文書檔案每天都要記錄，日常事務比較瑣碎，難免會出現錯誤，因此，其他工作人員要具備責任感，對文書檔案進行定期檢查，及時提出建議，便于修改。要加強對檔案的監督，尤其是財政檔案，就必須建立相應的監督管理部門，有效監督才能提高相應人員的警惕，避免出錯。同時，監督人員要學會篩選有用信息，不可大小事都上報給相關領導，這樣不僅沒有提高工作效率，還妨礙了領導的工作，導致文書檔案的記錄更加繁瑣。最后，要通過相關政策、措施等方式促進文書檔案管理工作的進一步發展，發揮監督的實際功能。

　　三、結束語

　　根據上文對事業單位文書檔案存在的問題和相應的解決措施可以看出，目前社會各界都還沒有推動文書檔案管理規范化的概念，更別說相應的行動了。事業單位因此損失的很多珍貴資料也無法找回，但我們可以做的就是在今后多加注意，加強管理，最大程度的減少損失。事業單位應該及時更新觀念，為促進文書檔案的發展做出努力。

　　參考文獻

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