運(yùn)用信息化管理模式解決固定資產(chǎn)管理差異

　　摘要：信息化管理手段在企業(yè)管理中得到越來越廣泛的應(yīng)用。文章結(jié)合公司改革階段在固定資產(chǎn)管理中遇到的問題，提出了解決思路和解決途徑，并對(duì)信息化管理在固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用進(jìn)行了具體闡述。

　　本文源自科技視界,2020(22):181-184.《科技視界》雜志是2011年6月13日經(jīng)國家新聞出版總署審批的科技類期刊，由上海市科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)主管、上海科普作家協(xié)會(huì)主辦。《科技視界》雜志以基層科教工作者為讀者對(duì)象，普及科學(xué)知識(shí)，追蹤國內(nèi)外科技熱點(diǎn)問題，關(guān)注科技界前沿新動(dòng)態(tài)、新技術(shù)、新成果，為廣大科技工作者搭建一個(gè)學(xué)術(shù)平臺(tái)。

　　固定資產(chǎn)作為企業(yè)掌握的重要資源之一，在企業(yè)資產(chǎn)總額中占有較大的比例。核電企業(yè)占比達(dá)70%以上。管理好固定資產(chǎn)對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)固發(fā)展具有重要意義。目前傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式無論是從質(zhì)量上還是效率上，都難以適應(yīng)經(jīng)營管理新形式的需要。公司改革調(diào)整過程中，對(duì)原有固定資產(chǎn)管理差異進(jìn)行整合時(shí)，逐步形成了基于信息化全過程管控的固定資產(chǎn)管理模式。本文對(duì)該模式進(jìn)行了詳細(xì)介紹，并提出了管理建議。

　　1、固定資產(chǎn)管理差異存在的背景

　　根據(jù)中核集團(tuán)“集團(tuán)化運(yùn)作、專業(yè)化經(jīng)營”的總體思路，秦山核電基地率先開展了核電專業(yè)化改革。2010年成立了專業(yè)化的運(yùn)行管理有限公司即中核核電運(yùn)行管理有限公司(以下簡稱“中核運(yùn)行”)，并集中秦山資源優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)中國核電“資源集約化、技術(shù)專業(yè)化、運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)化和管理精益化”為目標(biāo)。2012年，中核運(yùn)行受業(yè)主公司委托開始負(fù)責(zé)秦山核電有限公司、核電秦山聯(lián)營有限公司、秦山第三核電有限公司(以下分別簡稱“一期”、“二期”、“三期”)7臺(tái)機(jī)組的運(yùn)行管理，同時(shí)承擔(dān)方家山核電工程兩臺(tái)機(jī)組的生產(chǎn)準(zhǔn)備和調(diào)試接產(chǎn)任務(wù)。中核運(yùn)行在核電專業(yè)化改革工作穩(wěn)步推進(jìn)的過程中，按既定目標(biāo)對(duì)部分資源進(jìn)行集中管理。作為公司的重要資源，固定資產(chǎn)按管理需要進(jìn)行了整合，但原一、二、三期固定資產(chǎn)種類繁多，數(shù)量巨大，管理標(biāo)準(zhǔn)各不一致，固定資產(chǎn)管理流程也存在著較大的差異。三家公司人員和機(jī)構(gòu)合并后，這些差異給固定資產(chǎn)管理帶來了很大的挑戰(zhàn)，加重了固定資產(chǎn)管理的難度、風(fēng)險(xiǎn)。

　　2、固定資產(chǎn)管理差異分析

　　2.1 固定資產(chǎn)管理差異的具體內(nèi)容

　　原一、二、三期固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)，分別按不同需要滿足不同的管理要求，但源頭上管理標(biāo)準(zhǔn)的不一致，使固定資產(chǎn)管理無論從資產(chǎn)分類、資產(chǎn)編碼、資產(chǎn)確認(rèn)還是資產(chǎn)報(bào)廢上都存在著較大的差異(如表1所示)。

　　表1固定資產(chǎn)管理具體差異表

　　2.2 管理差異給后續(xù)固定資產(chǎn)管理帶來的問題

　　(1)管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。主要體現(xiàn)在各家固定資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、固定資產(chǎn)編碼規(guī)則不統(tǒng)一、各家資產(chǎn)確認(rèn)時(shí)點(diǎn)不統(tǒng)一。如一、二、三期及中核運(yùn)行的固定資產(chǎn)分類分別為10類、8類、8類、6類。沒有一套完整、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)來明確各職能部門的職責(zé)和規(guī)范固定資產(chǎn)管理的流程。多標(biāo)準(zhǔn)的管理造成固定資產(chǎn)管理混亂。

　　(2)管理流程不統(tǒng)一。主要體現(xiàn)在固定資產(chǎn)從立項(xiàng)采購申請(qǐng)、形成到實(shí)物報(bào)廢退出，基本保持一、二、三期原先的做法。如提報(bào)廢申請(qǐng)時(shí)，一期系統(tǒng)工藝設(shè)備由項(xiàng)目經(jīng)理或?qū)嵤┎块T提出申請(qǐng)，三期由維修部門統(tǒng)一提出申請(qǐng)。多方式存在的流程造成固定資產(chǎn)流程繁雜且接口不清。業(yè)務(wù)辦理流程各異，必然使各業(yè)務(wù)人員在辦理過程中出現(xiàn)業(yè)務(wù)不暢的問題。

　　(3)管理平臺(tái)不統(tǒng)一。主要體現(xiàn)在各家使用的系統(tǒng)不一致。如一、二、三期及中核運(yùn)行分別使用CEAS、CMS、TEMS、NC系統(tǒng)。中核運(yùn)行成立之初使用的用友公司資產(chǎn)管理NC系統(tǒng)，主要適用于財(cái)務(wù)靜態(tài)記賬形式，與用友公司財(cái)務(wù)軟件有很好的數(shù)據(jù)共享和連接。但缺乏流程控制，各種流程文件采用紙質(zhì)形式。自2012年底投入運(yùn)行后，系統(tǒng)不穩(wěn)定、使用不方便、更新不及時(shí)，后一直處于停用狀態(tài)。

　　(4)管理理念不統(tǒng)一。主要表現(xiàn)在改革初期，人員和機(jī)構(gòu)合并后，原一、二、三期員工在固定資產(chǎn)管理過程中因固有管理文化和管理理念不一致，及個(gè)人本身的差異性，使固定資產(chǎn)的管理思路、管理方式、方法不統(tǒng)一。

　　(5)歷史遺留問題。如二期在原固定資產(chǎn)管理中財(cái)務(wù)臺(tái)賬和實(shí)物臺(tái)賬分開管理，管理方式的不一致使得財(cái)務(wù)賬和實(shí)物賬存在較大的差異(如表2所示);另外公司改革整合初期，固定資產(chǎn)清查核實(shí)工作的不到位，也使得資產(chǎn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

　　表2截至2013年底代理二期的資產(chǎn)數(shù)據(jù)狀況

　　3、固定資產(chǎn)信息化管理模式的總體設(shè)計(jì)

　　為了改變這種局面，提高管理水平，使固定資產(chǎn)管理工作更系統(tǒng)化、科學(xué)化。鑒于原三家公司固定資產(chǎn)管理上的差異，資產(chǎn)歸口管理部門提出了以下解決途徑，并根據(jù)這些途徑形成了固定資產(chǎn)信息化管理最終的總體設(shè)計(jì)思路。

　　3.1 固定資產(chǎn)管理差異的解決途徑

　　(1)梳理管理程序，統(tǒng)一管理流程。為解決固定資產(chǎn)管理差異，首先梳理制定了統(tǒng)一的固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)與流程。在吸收原固定資產(chǎn)各流程特點(diǎn)基礎(chǔ)上，形成了固定資產(chǎn)流程。明確了固定資產(chǎn)管理全壽期的管理理念，升版了《經(jīng)營與資產(chǎn)管理大綱》和《固定資產(chǎn)管理》程序。

　　(2)統(tǒng)一固定資產(chǎn)分類、定義標(biāo)準(zhǔn)，制定目錄原則。結(jié)合中核集團(tuán)《固定資產(chǎn)目錄》和原一、二、三期制定的標(biāo)準(zhǔn)，資產(chǎn)歸口管理部門在分別分析離線設(shè)備和在線設(shè)備的分類標(biāo)準(zhǔn)后，確定并整合了各類固定資產(chǎn)的分類、定義標(biāo)準(zhǔn)，制定完善了固定資產(chǎn)清單目錄。ERP系統(tǒng)上線后，對(duì)ERP物料主數(shù)據(jù)的固定資產(chǎn)屬性進(jìn)行了最終梳理，整理出了《ERP物料主數(shù)據(jù)固定資產(chǎn)清單》，確定了ERP物料主數(shù)據(jù)固定資產(chǎn)屬性轉(zhuǎn)換方案，完成了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作。

　　圖1固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)模型圖

　　(3)主動(dòng)介入，以EAM、ERP信息項(xiàng)目實(shí)施為契機(jī)，開發(fā)統(tǒng)一的固定資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)。現(xiàn)行的ERP系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程包括購入或建造完成資產(chǎn)增加、資產(chǎn)盤虧、折舊提取等，依據(jù)ERP固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)模型所示完成對(duì)固定資產(chǎn)臺(tái)賬的更新(如圖1所示)。然而在這些業(yè)務(wù)流程中，線上僅僅實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的增加、減少等信息的錄入和核算功能。固定資產(chǎn)歸口管理部門和各使用部門所需的數(shù)據(jù)信息仍需在線下采集[1]，這就使得資產(chǎn)數(shù)據(jù)難以及時(shí)更新。因此需要建立專門的平臺(tái)與ERP系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，線上完成固定資產(chǎn)的新增、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢審批流程，實(shí)現(xiàn)終端管理。于是在資產(chǎn)歸口管理部門的推動(dòng)下，BPM平臺(tái)固定資產(chǎn)信息化管理模塊應(yīng)運(yùn)而生。

　　3.2 設(shè)計(jì)思路

　　固定資產(chǎn)信息化管理模式設(shè)計(jì)的總體思路是與ERP系統(tǒng)進(jìn)行無縫銜接，實(shí)現(xiàn)中核運(yùn)行固定資產(chǎn)實(shí)物從新增到轉(zhuǎn)移、報(bào)廢退出全過程動(dòng)態(tài)管理。

　　3.3 BPM平臺(tái)介紹

　　BPM，即業(yè)務(wù)流程管理，是企業(yè)架構(gòu)在應(yīng)用系統(tǒng)中的具體深化應(yīng)用，更強(qiáng)調(diào)管理、業(yè)務(wù)與技術(shù)的融合[2]。BPM與ERP系統(tǒng)的結(jié)合是非常密切的，作為ERP系統(tǒng)的接口，BPM為ERP應(yīng)用帶來靈活性與便捷性，客戶端界面的友好性，并能實(shí)現(xiàn)與ERP系統(tǒng)的集成。

　　3.4 實(shí)施過程

　　目前，信息化已滲透到企業(yè)管理的方方面面，信息化所帶來的效率與便捷更是無可爭議。考慮ERP系統(tǒng)的上線，且現(xiàn)階段存在ERP對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)物管理流程不完備的情況。在此基礎(chǔ)上，我公司資產(chǎn)管理部門與信息部門合作對(duì)固定資產(chǎn)信息化管理模塊進(jìn)行了開發(fā)，先后完成了方案功能設(shè)計(jì)、流程藍(lán)圖確定、系統(tǒng)功能腳本編制、系統(tǒng)測試。經(jīng)兩次大規(guī)模的培訓(xùn)后，歷時(shí)4個(gè)月，于2015年8月10日正式投入使用。上線以來，業(yè)務(wù)人員在辦理業(yè)務(wù)過程中，脫離了原先的紙質(zhì)書面?zhèn)鬟f工作局面，極大地提高了工作效率，取得了預(yù)期效果。

　　4、固定資產(chǎn)信息化管理模塊功能介紹

　　按用途劃分，固定資產(chǎn)信息化管理模塊可分為日常管理、臺(tái)賬管理兩方面(如圖2所示)。

　　圖2中核運(yùn)行信息化管理模塊功能結(jié)構(gòu)圖

　　4.1 日常管理

　　日常管理是通過對(duì)全公司各類固定資產(chǎn)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)處理，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理，使固定資產(chǎn)賬物相符[3]。日常管理業(yè)務(wù)共有四種，分別是固定資產(chǎn)卡片創(chuàng)建、新增資產(chǎn)的領(lǐng)用、固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移(封存)、固定資產(chǎn)報(bào)廢。日常管理主要供申請(qǐng)人和各部門固定資產(chǎn)管理工程師使用，便于業(yè)務(wù)人員對(duì)日常業(yè)務(wù)進(jìn)行操作，固定資產(chǎn)管理工程師及時(shí)掌握本部門的資產(chǎn)動(dòng)態(tài)，也便于資產(chǎn)歸口部門人員對(duì)公司固定資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，并按需求形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

　　4.2 臺(tái)賬管理

　　臺(tái)賬管理包括實(shí)物信息數(shù)據(jù)更新、部門(公司)資產(chǎn)查詢、全過程報(bào)表。用戶可根據(jù)資產(chǎn)編號(hào)、資產(chǎn)所屬公司、使用部門、歸口管理部門、原資產(chǎn)編碼、原資產(chǎn)卡片號(hào)等多種條件進(jìn)行組合查詢。資產(chǎn)歸口管理部門人員可在數(shù)據(jù)有較大出入時(shí)直接進(jìn)行資產(chǎn)名稱、制造廠家、規(guī)格型號(hào)、使用人、使用地點(diǎn)、使用部門等信息的更新。根據(jù)需要可生成新增、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、數(shù)據(jù)變更報(bào)表，并以文件形式進(jìn)行輸出。查詢和更新數(shù)據(jù)的功能主要供固定資產(chǎn)歸口管理部門人員使用。

　　5、信息化管理在解決固定資產(chǎn)差異時(shí)取得的成效

　　信息化管理很大程度上解決了改革合并前的固定資產(chǎn)差異，減少了工作量，提高了工作效率。舉例而言：原一期固定資產(chǎn)報(bào)廢由申請(qǐng)人手工填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)審批單》，根據(jù)固定資產(chǎn)分類送往相關(guān)處室進(jìn)行報(bào)廢鑒定，鑒定完成后再送財(cái)務(wù)部門進(jìn)行手工核價(jià)，再交由資產(chǎn)歸口管理部門審核并逐級(jí)由領(lǐng)導(dǎo)審批，審批完成后資產(chǎn)歸口管理部門人員填寫報(bào)廢撤離通知單交由申請(qǐng)人送往倉儲(chǔ)部門進(jìn)行實(shí)物撤離。系統(tǒng)流程上線后，大大減少了手工帶來的時(shí)間和人力損失。申請(qǐng)人在系統(tǒng)提交報(bào)廢申請(qǐng)，上傳報(bào)廢鑒定附件，財(cái)務(wù)在系統(tǒng)上進(jìn)行核價(jià)，資產(chǎn)歸口管理部門和領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)上進(jìn)行審批。審批完成后，點(diǎn)“通知倉庫撤離”、“通知財(cái)務(wù)賬務(wù)處理”完成所有報(bào)廢流程，操作簡單快捷。工作效率提高1倍以上。

　　根據(jù)目前各流程在系統(tǒng)中的應(yīng)用，取得的主要成效有以下幾方面。

　　5.1 完善了管理網(wǎng)絡(luò)

　　目前，中核運(yùn)行建立了固定資產(chǎn)完備的管理網(wǎng)絡(luò)體系。其中，固定資產(chǎn)歸口管理部門為一級(jí)管理部門，各業(yè)務(wù)歸口部門為固定資產(chǎn)的二級(jí)管理部門，使用部門為固定資產(chǎn)的三級(jí)管理部門。每個(gè)部門都配備了固定資產(chǎn)管理工程師。在一個(gè)數(shù)據(jù)庫下，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)分級(jí)，設(shè)置了不同的管理權(quán)限和業(yè)務(wù)分工，各級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)間的聯(lián)系更為緊密。網(wǎng)絡(luò)成員的互動(dòng)更為頻繁有效。

　　5.2 實(shí)現(xiàn)了信息同步

　　信息化管理解決了固定資產(chǎn)差異導(dǎo)致的數(shù)據(jù)更新緩慢的問題，各業(yè)務(wù)流程在BPM平臺(tái)操作完成后，數(shù)據(jù)信息、資產(chǎn)狀態(tài)能自動(dòng)返寫到ERP系統(tǒng)中，保證了信息傳遞順暢，實(shí)現(xiàn)了信息的同步性。同步率達(dá)到90%以上。

　　5.3 方便了數(shù)據(jù)查詢

　　對(duì)公司各部門而言，在同一平臺(tái)上，系統(tǒng)可根據(jù)不同的條件對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行篩選、查詢，能快捷地查到每一張卡片的相關(guān)信息。便于資產(chǎn)管理人員對(duì)資產(chǎn)狀態(tài)的掌握，并能及時(shí)提出固定資產(chǎn)新增、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢需求。

　　5.4 提高了管理效率

　　固定資產(chǎn)信息化管理節(jié)約了大量的勞動(dòng)力，解決了以往手工臺(tái)賬易出錯(cuò)的老問題，簡單落后數(shù)據(jù)庫管理模式及三家公司管理差異帶來的工作量大、接口不清的問題。

　　5.5 涵蓋了自動(dòng)預(yù)警機(jī)制

　　在系統(tǒng)內(nèi)針對(duì)業(yè)務(wù)流程設(shè)置了預(yù)警機(jī)制，使得系統(tǒng)在特定的步驟下，能自動(dòng)提醒固定資產(chǎn)管理工程師、各級(jí)審批人員、固定資產(chǎn)歸口管理人員、財(cái)務(wù)人員做好數(shù)據(jù)的提交、審核、更新等工作。

　　6、固定資產(chǎn)信息化管理模式的延伸

　　隨著固定資產(chǎn)管理的不斷深化，人工操作的弊端也更加凸顯。結(jié)合現(xiàn)有固定資產(chǎn)信息化管理模塊和實(shí)際工作中遇到的問題，我公司固定資產(chǎn)歸口管理部門對(duì)固定資產(chǎn)信息化管理提出了新的需求。

　　6.1 與固定資產(chǎn)報(bào)廢計(jì)劃緊密結(jié)合

　　報(bào)廢計(jì)劃直接與報(bào)廢預(yù)算掛鉤。前期在工作中存在申請(qǐng)部門提出的報(bào)廢申請(qǐng)不在今年報(bào)廢計(jì)劃內(nèi)，無形中增加了報(bào)廢預(yù)算的壓力。目前固定資產(chǎn)管理正逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化，后續(xù)在報(bào)廢審批階段將嚴(yán)格按報(bào)廢計(jì)劃進(jìn)行控制。各部門在系統(tǒng)內(nèi)完成報(bào)廢計(jì)劃的填報(bào)，系統(tǒng)提取列入計(jì)劃的固定資產(chǎn)實(shí)物和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。資產(chǎn)歸口管理部門人員審核并完成報(bào)廢計(jì)劃的匯編。在對(duì)固定資產(chǎn)報(bào)廢進(jìn)行審批時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別此項(xiàng)擬報(bào)廢資產(chǎn)是否在報(bào)廢計(jì)劃內(nèi)。此流程便于嚴(yán)格控制報(bào)廢預(yù)算，提升管理精益化水平。

　　6.2 完成人員與使用處室對(duì)應(yīng)報(bào)表的輸出

　　人員在調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，原流程是根據(jù)人力資源每月發(fā)出的人員調(diào)動(dòng)表進(jìn)行人員和資產(chǎn)數(shù)據(jù)的人工匹配。人員調(diào)動(dòng)表中的信息本身已滯后，這就導(dǎo)致資產(chǎn)數(shù)據(jù)的更新相對(duì)緩慢。人員與使用處室對(duì)應(yīng)報(bào)表的開發(fā)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)人員與使用處室不匹配的資產(chǎn)信息，能實(shí)時(shí)進(jìn)行提醒與跟蹤。它的開發(fā)一方面減輕了工作量，另一方面又能保證數(shù)據(jù)的更新及時(shí)。

　　6.3 對(duì)接固定資產(chǎn)移動(dòng)盤點(diǎn)

　　目前，固定資產(chǎn)信息化管理模塊還未與固定資產(chǎn)盤點(diǎn)進(jìn)行銜接。后續(xù)在清產(chǎn)核資時(shí)，將把要盤點(diǎn)部門的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)下載到條形碼采集器上，現(xiàn)場進(jìn)行掃描。掃描完畢后，可現(xiàn)場對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，也可將采集到的信息上傳到固定資產(chǎn)信息化管理模塊中自動(dòng)進(jìn)行更新，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)移動(dòng)盤點(diǎn)工作。對(duì)照系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)整理出盤盈、盤虧的固定資產(chǎn)，相對(duì)人工盤點(diǎn)而言，使用起來將更簡單方便[4]。

　　7、結(jié)論

　　固定資產(chǎn)是企業(yè)的重要生產(chǎn)力要素之一，是企業(yè)賴以生存的物質(zhì)基礎(chǔ)。對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行信息化管理，是實(shí)現(xiàn)中核運(yùn)行固定資產(chǎn)合理配備、節(jié)約使用、提高效率的有效途徑。目前公司固定資產(chǎn)信息化已取得初步成果，系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，符合工作實(shí)際，能滿足中核運(yùn)行固定資產(chǎn)管理的實(shí)際需求，大大提高了固定資產(chǎn)管理的工作效率。

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