摘  要：人事檔案就是指組織人事部門在處理與人有關的事務中形成的文件材料。人事檔案是做好組織、人事工作不可缺少的依據(jù)，是考察、了解、選拔、任用員工的重要手段。本文針對科研機構人事檔案管理工作中存在的問題，著重探討提高科研機構人事檔案管理工作的策略，充分發(fā)揮其在人事管理、優(yōu)化人力資源配置方面舉足輕重的作用。
關鍵詞：新時期  人事檔案管理  策略
    一、科研機構人事檔案管理工作中存在的問題
    1、對人事檔案管理的重視不夠。在許多科研機構，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，所以人事檔案不值得花費太多的時間、精力、金錢，只要不丟失能應付外調(diào)、查檔就行了，歸檔意識和利用意識比較淡薄。一些單位領導往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，工作中經(jīng)常出現(xiàn)管理不到位，甚至是疏于管理的問題，導致重要的資料不完整，也使得人事檔案中的信息難以規(guī)范化、科學化。
    2、人事檔案管理相關制度不健全，有的科研機構缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度，檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄，導致科研機構人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行；還有在設備配備上，大多采取融辦公、閱檔、倉庫為一間，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低水平上，這些嚴重影響了檔案管理制度化、規(guī)范化發(fā)展。　　　
    3、人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化水平不高。目前很多科研人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，一些人事檔案室的電腦僅限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，很多人事統(tǒng)計工作也只能靠手工完成，這些問題的存在與科研機構人事制度改革的需要嚴重沖突。
    4、人事檔案利用工作水平較低。其作用尚未充分發(fā)揮出來。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務開發(fā)意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態(tài)。這種重管理輕服務的現(xiàn)象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。
    二、提高科研機構人事檔案管理工作的策略
    1、提高認識，加強領導。進一步做好人事檔案管理工作。科研機構領導應高度重視干部人事檔案管理工作，把并將其納入到議事日程，加大重視程度；要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態(tài)管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設。　
    2、首先加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，定期組織培訓業(yè)務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平，其次加強檔案工作的基礎設施建設，提供必要的物質(zhì)基礎。建立專門的檔案室并做好檔案管理設施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫房內(nèi)應設置空調(diào)、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經(jīng)常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要加大資金投入，配備先進計算機管理設備。
    3、加強人事檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關內(nèi)容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。
    4、提高人事檔案的利用價值。人事檔案管理的利用價值通過為使用者提供有效準確、多層次多方位的信息資源而體現(xiàn)出來。這就要求檔案管理者對檔案記錄內(nèi)容進行有效的整合，保證人事信息的完整性以及條理性。對各類信息進行有效分類，可以為使用者提供不同類型的人員資料狀況。突出檔案人員信息的績效考核、人力資源管理的作用。檔案管理人員應當隨時對數(shù)據(jù)庫進行維護和更新。充分發(fā)揮管理軟件靈活快捷強大的統(tǒng)計、查詢功能，提高人事數(shù)據(jù)的的查看和查詢速度。
    新時期科研機構人事檔案管理工作需要與時俱進，不斷進步。人事檔案管理者以及相關部門必須協(xié)調(diào)一致，充分認識到科研機構人事檔案管理工作的重要性。開拓思維，加強科研機構人事檔案管理的規(guī)章制度建設與從事隊伍建設。通過科學的計算機網(wǎng)絡技術提高人事檔案管理工作的效率，提高人事檔案信息的利用效率，將人事檔案管理工作不斷推向新的發(fā)展。