作者：袁新芳 單位：河南機(jī)電高等專科學(xué)校成人教育部

文件歸檔快速化在網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有普遍應(yīng)用時(shí)，檔案業(yè)務(wù)工作主要是人工將傳統(tǒng)紙質(zhì)資料進(jìn)行一一匯總與整理，對(duì)于成教工作來(lái)說(shuō)，其頭緒多，歸檔業(yè)務(wù)雜，相當(dāng)多的資料甚至需要外地教學(xué)站點(diǎn)進(jìn)行逐個(gè)郵寄，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且效果差強(qiáng)人意。信息化管理的實(shí)施意味著手段的革新，檔案資料可以通過(guò)熟知的網(wǎng)絡(luò)溝通軟件如Email、飛信來(lái)進(jìn)行即時(shí)傳遞與匯總。河南省教育廳成教部甚至面向省內(nèi)各高校成教部門(mén)設(shè)置QQ服務(wù)群，將多項(xiàng)工作檔案資料置于群空間中，便于各成教部門(mén)參考與應(yīng)用，這本身便是一種高效應(yīng)用。更深入的，信息化管理意味著專業(yè)化管理，目前多家高校非常注意專業(yè)化教學(xué)軟件的應(yīng)用，如省內(nèi)多家高校應(yīng)用了某企業(yè)設(shè)計(jì)的專業(yè)化教學(xué)系統(tǒng)軟件，使行政服務(wù)部門(mén)、系部教學(xué)部門(mén)、教師、學(xué)生均可以通過(guò)該平臺(tái)參與到學(xué)籍管理、教材管理、課程設(shè)置、考試安排、成績(jī)錄入與查詢之中，相關(guān)資料檔案的匯總便捷快速，這也是成人教育檔案管理信息化的發(fā)展方向。

學(xué)教聯(lián)動(dòng)一體化成教部門(mén)是一個(gè)半封閉的辦學(xué)機(jī)構(gòu)，從整體來(lái)看，這就是一個(gè)小型的教務(wù)處，麻雀小而五臟全。其內(nèi)部設(shè)立了學(xué)生管理科室與教學(xué)管理科室，負(fù)責(zé)學(xué)生生活管理、團(tuán)支活動(dòng)、理論與實(shí)習(xí)課程安排、教材管理、學(xué)籍管理、考試安排、教學(xué)督導(dǎo)……這每一項(xiàng)都意味著大量的檔案業(yè)務(wù)工作。資料歸檔等工作很大程度上又并非成教部門(mén)自己就能進(jìn)行的，需要與其他相關(guān)部門(mén)的協(xié)作，這些部門(mén)包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、平行行政部門(mén)、普通教學(xué)系部、外地教學(xué)站點(diǎn)，甚至涉及學(xué)生個(gè)人，沒(méi)有這些相關(guān)部門(mén)和個(gè)人的支持，信息資料歸檔工作不可能順利進(jìn)行。在傳統(tǒng)檔案管理時(shí)期，由于手段落后，方式單一，歸檔工作一直都是難題，成教部門(mén)和相關(guān)單位的互動(dòng)中，任何一個(gè)渠道或方面的溝通不暢，都會(huì)使檔案資料的整理出現(xiàn)遲滯、誤交、不交現(xiàn)象，影響工作進(jìn)度。隨著信息化的實(shí)施，歸檔手段現(xiàn)代化，方式多樣化，為相關(guān)單位尤其是外地的二級(jí)教學(xué)站點(diǎn)提供了極大便利，各單位可利用飛信、Ftp、E－mail、QQ等網(wǎng)絡(luò)溝通工具實(shí)現(xiàn)與成教部門(mén)的緊密聯(lián)系，構(gòu)成有機(jī)整體，通過(guò)信息一體化的溝通，實(shí)現(xiàn)資料的迅速匯總，交由領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)歸納整理，更便于下一步計(jì)劃的執(zhí)行，有效地實(shí)現(xiàn)了學(xué)生管理、教學(xué)管理與相關(guān)支持單位的工作聯(lián)動(dòng)。

文件資料規(guī)范化在檔案管理建設(shè)過(guò)程中常常遇到過(guò)分強(qiáng)調(diào)本單位個(gè)性，文件資料標(biāo)準(zhǔn)不可更改的情況。尤其對(duì)于成教工作來(lái)說(shuō)，由于牽涉單位多、廣，往往會(huì)出現(xiàn)同一系列的資料多達(dá)十幾甚至幾十種格式，這種無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化的情況極其有害，造成檔案資料必須進(jìn)行二次篩選、歸納與整理后方可應(yīng)用。在傳統(tǒng)檔案管理時(shí)期，這又常常是無(wú)法避免的情況，檔案業(yè)務(wù)工作者之間當(dāng)時(shí)主要靠傳統(tǒng)的口頭、電話、會(huì)議等方式進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，這些推廣方式的廣度與深度受人員素質(zhì)限制會(huì)產(chǎn)生不同的折扣，效果很差。信息化的實(shí)施使規(guī)范的統(tǒng)一推廣得以實(shí)現(xiàn)。

教學(xué)工作有序化檔案的一大特點(diǎn)是其參考作用，往寬泛了講是借古鑒今，檔案資料形成后不能束之高閣，應(yīng)多做參考分析。成教部門(mén)工作以忙著稱，那么忙而不亂是工作得當(dāng)與否的體現(xiàn)。對(duì)前期的工作信息歸納整理后，加強(qiáng)分析其對(duì)現(xiàn)今工作的參考價(jià)值，在促進(jìn)日常教學(xué)工作有序進(jìn)行方面，有極大的參考價(jià)值。如河南機(jī)電高等專科學(xué)校成教部，在對(duì)歷年成教工作資料的歸檔匯總后，總結(jié)出全年成人教育工作的流程與每月重點(diǎn)，并將常用表格和文件規(guī)范化，形成紙質(zhì)稿與電子稿，發(fā)送至各二級(jí)教學(xué)站點(diǎn)，保證二級(jí)站點(diǎn)能清晰了解自己何時(shí)該做何事，工作的有序進(jìn)行得到了保障。

成教檔案信息化管理面臨的問(wèn)題

自2000年以來(lái)，高校的很多領(lǐng)域都基本實(shí)現(xiàn)了信息化普及與管理，幾乎沒(méi)有哪個(gè)部門(mén)是沒(méi)有電腦和網(wǎng)絡(luò)的，但對(duì)于成教的檔案信息化管理來(lái)說(shuō)，仍存在著信息化水平低、建設(shè)速度慢等明顯弊端。

1思想上不與時(shí)俱進(jìn)思想上的問(wèn)題是最根本的問(wèn)題和阻礙，不能與時(shí)俱進(jìn)就意味著落后。很多高校領(lǐng)導(dǎo)更愿意把眼光放在速見(jiàn)效益、出政績(jī)的工作上。檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn)導(dǎo)致它受不到應(yīng)有重視，也限制了檔案工作者創(chuàng)造性的發(fā)揮。對(duì)于成教部門(mén)的主管領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，由于平時(shí)業(yè)務(wù)工作多，也極易疏忽此項(xiàng)工作，或認(rèn)為檔案信息化管理就是簡(jiǎn)單的電子數(shù)據(jù)上傳和收集，而不能進(jìn)一步擴(kuò)大認(rèn)知，提升其到應(yīng)有的地位上。當(dāng)工作信息紊亂，造成工作障礙時(shí)，甚至意識(shí)不到是檔案信息化管理沒(méi)有實(shí)施到位。

2責(zé)任上不明確正是由于在人力資源等方面投入不足，成教部門(mén)與其相關(guān)單位在指定檔案管理人員方面往往也會(huì)含糊，由于缺乏相關(guān)的檔案管理知識(shí)，又沒(méi)有明確職責(zé)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題各單位與人員間推諉責(zé)任，相互扯皮，最后造成工作事故而無(wú)法處理。如某高校將其所有業(yè)務(wù)工作資料電子稿都存放在網(wǎng)絡(luò)中心的FTP服務(wù)器中，但未指定專人負(fù)責(zé)，也沒(méi)有資料備份，網(wǎng)絡(luò)中心搬家時(shí)不知該通知何人，在搬家途中服務(wù)器受損，數(shù)據(jù)全部遺失，對(duì)工作造成極大阻礙。

3方式上不求進(jìn)觀念上的不與時(shí)俱進(jìn)，就會(huì)造成對(duì)應(yīng)用方式的滯后。信息化指的不僅僅是紙面資料電子化存儲(chǔ)，它是指在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，提高檔案管理效率與效益。很多成教部門(mén)工作者，總會(huì)認(rèn)為所謂的信息化就是將工作資料存在電腦上，或通過(guò)QQ、飛信、Email進(jìn)行傳遞，這固然屬于檔案信息化工作的一部分，但與全面應(yīng)用信息技術(shù)相比，又差得太遠(yuǎn)。雖然提升了一定的工作效率，但未能做到整體優(yōu)化。

4人財(cái)物不跟進(jìn)在實(shí)施信息化管理的今天，更迫切需要懂一定網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作能力的人員，而這些往往由于成教部門(mén)的性質(zhì)所在，極為缺乏。作為學(xué)校的二級(jí)部門(mén)，成教部門(mén)一般不會(huì)像學(xué)校一樣設(shè)置專門(mén)的檔案管理崗位，這造成了檔案資料管理的人手不足。在財(cái)力物力方面，成教部門(mén)往往注重在招生宣傳和二級(jí)站點(diǎn)培訓(xùn)方面加大經(jīng)費(fèi)投入，而由于本身對(duì)信息化的認(rèn)知不足，必需的服務(wù)器、網(wǎng)站建設(shè)等經(jīng)費(fèi)的投入則少之又少。這導(dǎo)致了一些必需的檔案保管設(shè)備無(wú)法備齊，檔案的管理與利用還停留在原始的手工操作上。這種狀況，大大影響了檔案的利用效率。

成教檔案信息化管理對(duì)策研究

1思想上認(rèn)真重視對(duì)于成人教育部門(mén)來(lái)說(shuō)，其檔案信息化實(shí)施的步伐常常落后于學(xué)校的教務(wù)與學(xué)生管理部門(mén)，原因在于其支持單位的復(fù)雜性與二級(jí)層次的特點(diǎn)。所以，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)、科技化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理檔案意識(shí)，尤其注意不僅僅要將歸檔工作由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，還要具備整體宏觀意識(shí)，積極裝備專業(yè)化管理系統(tǒng)。將檔案管理從重管理、輕利用、問(wèn)題多、工作亂的惡性循環(huán)中解脫出來(lái)，變“封閉型”為“開(kāi)放型”，主動(dòng)面向二級(jí)站點(diǎn)與相關(guān)系部單位，積極提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的軌道上來(lái)。