現行醫院檔案管理存在的問題

檔案管理意識薄弱，重視程度不足。大部分醫院檔案管理仍然沿襲傳統的管理方式，重視質量管理，忽視管理效益的提高。尤其對于中小型醫院而言，這部分醫院缺乏檔案管理專業人才，只簡單地讓衛生技術人員兼任檔案管理崗位，加之醫院忽視對檔案工作人員的業務培訓，使得檔案管理在醫院管理中被置于無足輕重的地位。同時，領導對檔案工作重要性認識程度不足，尚未從根本上明確檔案工作內容、性質和任務，致使檔案管理工作明顯滯后于醫院的發展，抑制了檔案工作新局面的開創。

檔案管理機制落后。現行醫院檔案管理普遍存在檔案內容界定不清、管理機制不健全、管理范圍不明確等情況。在醫療衛生體制深化改革的形勢下，傳統的醫院檔案管理機制日益凸顯其弊端。就宏觀管理而言，醫院檔案管理具備一定特殊性，與其他行業檔案相比存在較大差異。醫院檔案管理不僅要接受被單位的領導，還要接受上級檔案主管業務部門的指導。所以，在確定醫院檔案管理內涵、工作人員業績考核以及檔案發展方向等方面，使得醫院與上級業務部門出現了一些矛盾。此外，隨著科學技術的發展以及醫療衛生系統的建立，醫院的檔案管理未被納入到此范圍內，呈現在各自為陣的混亂管理局面。

檔案管理投入不足。隨著信息時代的到來，建立網絡化、現代化的醫院檔案管理系統已經勢在必行，進而推動檔案管理向正規化、標準化、科學化的管理體系過渡。然而，一些醫院將大部分資金均投入到了醫療設備購置方面，造成了嚴重的資金短缺，加上政府的投入相對不足，從而導致醫院對檔案管理信息化建設的資源投入極為有限，在一定程度上制約了檔案管理的現代化發展。當前，醫院的業務量增大，各種數據信息也隨著劇增，致使檔案管理的工作量也隨之增大，若不加快檔案管理信息化建設，勢必影響檔案管理工作效率，不利于檔案資料的高效利用。

檔案工作人員的素質偏低。大部分醫院檔案工作人員的綜合素質偏低、業務能力不足，主要表現在以下幾個方面：其一，檔案工作人員配備的隨意性大，多數工作人員是從行政、護理或其他部門借調過來任職的，這部分人員不具備專業的檔案管理知識，臨時工作觀念較強，缺乏職業道德素養，并且崗位流動性也較大；其二，檔案工作人員很少接受業務培訓，尤其對于先進的計算機技術，如信息安全防護技術、計算機病毒防治技術等缺乏應用能力；其三，大部分檔案工作人員并非專業出身，學歷偏低，理論水平、專業素質和文化程度等方面參差不齊，致使檔案管理隊伍出現了專業知識老化、知識面過窄、知識結構不合理等狀況，難以適應新時期醫院檔案事業發展。

加強醫院檔案管理的對策

提高領導重視程度。領導重視是做好醫院檔案工作的重要保證，所以有關部門應當使領導正確認識到檔案管理的重要性和潛在價值，使檔案作為醫院管理工作的重要信息資源和依據，從提高檔案管理水平的角度出發提高醫院管理水平。醫院領導要將檔案管理納入到重要議事日程中來，將其作為關系到醫院長遠發展的重要事項來抓，以促進檔案事業與醫院事業的同步規范和發展。

建立健全檔案管理制度。為了確保檔案管理工作有序開展，醫院應當根據檔案管理特點、職能、任務制定檔案管理規章制度。一方面，建立分管檔案工作領導責任制，定期對檔案管理工作的進展、發展情況進行研究，以解決檔案工作實際問題的為主要工作內容。如，解決人員、經費、檔案辦公用房問題等；另一方面，建立主管檔案工作的辦公室主任崗位責任制和專職檔案員工責任制，對單位的歸檔、立卷、指導和利用進行規范，主要包括以下內容：其一，建立檔案收集、規范、整理、保管、借閱、利用等各項工作的工作制度，確保檔案管理向制度化、規范化的方向發展；其二，檔案管理人員應當認真收集材料，全面掌握每一項工作的內容進度和產生文件資料的具體情況；其三，在日常工作中嚴格執行歸檔制度，確保檔案資料完備，同時落實兼職檔案員責任制，對檔案材料的收集、積累和整理工作負責，定期將檔案資料移交到綜合檔案室，確保檔案收集的完整性。

建立科學的檔案管理運行機制。加強醫院檔案管理工作信息化建設，依托先進的設備配置和現代化管理技術將檔案管理的每個環節和每道程序均納入到信息化管理的范圍內，從檔案收集、整理到最后歸檔均由計算機參與作業完成，進而確保檔案工作條理清晰、程序合理、沒有缺漏。此外，建立傳統歸檔與電子文檔的相結合的管理系統，使傳統檔案管理與電子信息檔案管理各自發揮優勢，利用計算機和網絡技術完成檔案收集、整理、鑒定、保管和統計等各項日常工作，并構建網上檔案服務平臺，提供檔案查詢服務和閱覽服務，以此提高檔案利用效率，實現檔案信息共享，避免檔案管理重復性建設。

提高檔案人員的綜合素質。檔案人員要具備良好的職業道德，通過刻苦鉆研不斷提高自身綜合素質，以適應檔案管理工作的發展需要。為了提高檔案工作隊伍的整體素質，可從以下兩個方面著手：其一，醫院領導在配備檔案管理人員時，應當遵循德才兼備的原則，配備政治素質、思想素質、文化素質較高的人員，提高檔案工作人員的事業心和責任感，培養檔案工作人員甘愿奉獻的精神；其二，加強在職檔案人員的業務培訓工作。檔案工作具備較強的專業性，其內容變化和知識的更新速度較快，為了滿足檔案工作的發展需求，醫院要針對性地開展業務培訓，幫助檔案人員樹立正確的檔案管理觀念，提高檔案人員綜合素質，確保檔案工作有序開展。

本文作者：牟莉 單位：黑龍江富裕縣中醫院