一、知識庫架構(gòu)

實現(xiàn)知識庫管理首先要確定知識的組織方式,系統(tǒng)通過知識庫目錄、知識團隊和知識安全搭建知識庫管理的基本架構(gòu)。

1、知識庫目錄。一般情況下,知識庫目錄是多級分層結(jié)構(gòu);具有知識庫目錄的管理權(quán)限的用戶設(shè)置目錄“訪問”和“下載”權(quán)限;“訪問”和“下載”級別通常會分為3類:企業(yè)級、知識團隊級、個人級;具有知識庫目錄的管理權(quán)限的用戶有權(quán)創(chuàng)建、刪除、修改本目錄的下級知識庫目錄,以及管理本目錄中的知識。

2、知識團隊。我們在創(chuàng)建知識團隊時,首先要指定知識團隊的組長;由組長組挑選隊團成員,并指定知識類別管理員和團隊論壇管理員。

3、知識安全。在知識創(chuàng)建、使用、更新的過程中,每一位成員都需要嚴格的安全保障和明確的管理職責,包括知識庫目錄的創(chuàng)建、刪除與修改的權(quán)限;知識團隊的管理權(quán)限:知識論壇管理權(quán)限;知識詢問管理權(quán)限。

二、知識創(chuàng)建

知識創(chuàng)建的結(jié)果形成知識庫的內(nèi)容,在創(chuàng)建知識的過程中,系統(tǒng)通常包括以下幾個功能:文章提交申請、文章審批、文章發(fā)布、知識詢問、知識詢問回答、知識論壇。

1、文章提交申請所有用戶均可提交文章的收錄申請,并同時填寫文章屬性。

2、文章審批。具有知識庫目錄管理權(quán)限的用戶能夠查看待審批文章,并能夠?qū)ζ漕悇e進行相應(yīng)的修改。之后再提交對應(yīng)的專家團隊進行審批。

3、文章發(fā)布。具有知識庫目錄管理權(quán)限的用戶發(fā)布文章到知識庫時,系統(tǒng)按日期更新知識的標識自動將其呈現(xiàn)到平臺首頁面中。

4、知識詢問。知識團隊中的成員對知識提出詢問申請,由知識團隊組長決定知識詢問發(fā)布,并指定本知識團隊中某一具體成員對此次知識的詢順理行相應(yīng)的管理。

5、知識詢問回答。知識團隊中的所有成員均可對本團隊中的成員知識詢問做出答復(fù),被指定的管理某一條知識詢問的團隊成員必須對詢問做出總結(jié)性的答復(fù),并擁關(guān)閉本條詢問的權(quán)限;被關(guān)閉的詢問將不能再被重新開啟。

6、知識論壇。每一個知識團隊對應(yīng)一個知識論壇,團隊的組長需指定論壇的管理員。管理員負責對成員提交的討論題目進行發(fā)布與關(guān)閉。本團隊成員均可對論題內(nèi)容作出反饋,管理員有權(quán)限對任一一條反饋進行刪除。

三、知識使用

知識管理的首要目的是為了使企業(yè)用戶得到順利的使用,其功能包括知識搜索、知識庫瀏覽。系統(tǒng)應(yīng)該提供關(guān)鍵字及全文檢索功能,使用戶對其進行權(quán)限范圍內(nèi)的瀏覽與下載,并能夠?qū)χR的內(nèi)容進行及時的反饋。

四、知識更新

知識更新過程是知識吐故納新的過程,知識的使用者在使用過程中不斷對知識的內(nèi)容進行反饋、修正使其得到不斷的完善。依據(jù)其管理過程其功能通常包括兩項:知識更新、過期知識。

1、知識更新。所有用戶均可以對指定知識的更新提交申請,待審批通過后,由申請用戶提交修改后的文章。更新后的知識由管理員進行修改錄入,并做好相應(yīng)的版本控制。

2、過期知識。知識一旦超過預(yù)先設(shè)定的有效期后,系統(tǒng)將自動對其進行作“過期”標注。只有管理員能夠查看、修改、刪除這些過期的知識,還可將對其效期進行更改,以至于對過期的知識進行重新啟用。

作者：馬麗環(huán) 單位：中國石油遼河石油職業(yè)技術(shù)學院