一、現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)成人教育學(xué)籍檔案管理的作用

進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展速度日益加快，應(yīng)用的范圍不斷擴(kuò)大。隨著辦公自動(dòng)化的普及，將信息技術(shù)尤其是計(jì)算機(jī)應(yīng)用到學(xué)籍檔案管理中，已成為學(xué)籍檔案管理的必然趨勢(shì)。這對(duì)成人教育學(xué)籍檔案管理無(wú)疑具有重要的意義和作用。首先，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有信息處理速度快，存儲(chǔ)容量大，信息查找方便等特點(diǎn)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立一套完整的檔案管理系統(tǒng)軟件，可以快速地輸入、閱讀、輸出和利用學(xué)籍檔案信息，方便快捷。

其次，計(jì)算機(jī)巨大的內(nèi)存容量，滿(mǎn)足了當(dāng)前招生規(guī)模擴(kuò)大，學(xué)籍檔案數(shù)量迅速增加而需要的存儲(chǔ)空間需要。一臺(tái)計(jì)算機(jī)可以存儲(chǔ)歷屆學(xué)生的學(xué)籍檔案，并且能夠安全高效地完成各級(jí)學(xué)生學(xué)籍檔案的日常管理。由于實(shí)行專(zhuān)人管理，檔案的保密性強(qiáng)，工作效率高。

第三，計(jì)算機(jī)的搜索查詢(xún)功能，也為學(xué)籍檔案的查詢(xún)利用提供了方便，管理人員可以隨時(shí)輸入查詢(xún)條件，調(diào)取任一考生的信息，用傳統(tǒng)方式需要數(shù)小時(shí)甚至更長(zhǎng)時(shí)間才能找到的數(shù)據(jù)現(xiàn)在僅需幾分鐘甚至更短的時(shí)間就可做到，為管理人員節(jié)約了大量的時(shí)間和精力。

第四，利用計(jì)算機(jī)中某些軟件，可以對(duì)相關(guān)學(xué)籍信息進(jìn)行分析處理，對(duì)每個(gè)學(xué)生的信息進(jìn)行綜合處理，為學(xué)生加深對(duì)自身的了解、高校提高管理水平、用人單位找到更合適的員工和制定合理的用人計(jì)劃提供方便。第五，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理學(xué)籍檔案可以大大提高工作效率，節(jié)省人力。原來(lái)需要幾人才能完成的工作，現(xiàn)在僅需一到兩人就可做好，減少了檔案管理的人力成本。

二、將信息技術(shù)應(yīng)用于成人教育學(xué)籍檔案管理的措施

高校要將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于成人教育學(xué)籍檔案的管理，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的信息化，可以從以下幾個(gè)方面展開(kāi)。

（一）要引進(jìn)一套規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)籍檔案管理軟件

目前，在高校中使用的學(xué)籍檔案管理軟件一般是通過(guò)購(gòu)買(mǎi)軟件公司開(kāi)發(fā)的通用的檔案管理軟件或有實(shí)力的高校根據(jù)本校的實(shí)際情況自行開(kāi)發(fā)的管理軟件這兩種途徑獲得的。軟件公司開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件，雖然其設(shè)計(jì)原理遵循了國(guó)家檔案實(shí)體分類(lèi)法的規(guī)定，基本適應(yīng)高校學(xué)籍檔案管理的需要，但是這類(lèi)軟件更適用于文書(shū)檔案的管理，用于高校的學(xué)籍檔案管理稍顯牽強(qiáng)。另一類(lèi)學(xué)校自行開(kāi)發(fā)的軟件，完全根據(jù)本校實(shí)際進(jìn)行設(shè)計(jì)，比較符合本單位檔案管理工作的特點(diǎn)，但其分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)卻欠規(guī)范。因此，高校引進(jìn)軟件時(shí)，可與軟件公司約定，要求開(kāi)發(fā)人員根據(jù)本校實(shí)際，在原有通用軟件的基礎(chǔ)上做適當(dāng)?shù)男薷模蛴袟l件的高校在自行開(kāi)發(fā)軟件時(shí)，在基于本校工作實(shí)際的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案實(shí)體分類(lèi)法的規(guī)定制定分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，使其在適應(yīng)自身學(xué)籍檔案管理需要的同時(shí)，更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

（二）配備專(zhuān)職管理人員并加強(qiáng)培訓(xùn)

實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的信息化，除了先進(jìn)的管理軟件之外，還必須建設(shè)一支掌握信息技術(shù)知識(shí)，同時(shí)能熟練操作使用這些管理軟件的專(zhuān)職管理隊(duì)伍。要保障學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化，必須充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性，大力提高他們的知識(shí)水平及管理能力，特別是熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)施的能力。由于信息技術(shù)不斷更新，因此要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，使這些人員及時(shí)學(xué)習(xí)新技能、新知識(shí)，提高他們的信息管理意識(shí)和水平，讓他們更好地為本職工作服務(wù)。

（三）建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享

學(xué)校各級(jí)管理部門(mén)對(duì)要求了解的學(xué)生的信息是不同的，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校各部門(mén)管理系統(tǒng)的互聯(lián)，各部門(mén)可以根據(jù)工作需要直接調(diào)用學(xué)籍檔案中的信息，減少了重復(fù)勞動(dòng)和查閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間。由于成人教育的特殊性，各級(jí)教育主管部門(mén)也要對(duì)成人教育學(xué)籍檔案的相關(guān)信息進(jìn)行查詢(xún)，因此還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案相關(guān)管理模塊與教育主管部門(mén)的對(duì)接，這不僅有利于提高辦事效率，還可以促進(jìn)區(qū)域教育網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步。同時(shí)，由于成人教育學(xué)籍檔案管理工作涉及部門(mén)協(xié)調(diào)、人員管理、辦公自動(dòng)化等方面，實(shí)現(xiàn)與教育主管部門(mén)的互聯(lián)，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理同時(shí)輔以相應(yīng)的規(guī)章制度的建立和完善，可以降低管理人員的工作量，保證成人教育學(xué)籍檔案管理工作的準(zhǔn)確性、全面性和效率。

（四）注意學(xué)籍檔案的安全性和保密性

由于成人教育系統(tǒng)分布比較廣泛，有多個(gè)校區(qū)和工作站，總校與各分校及各分校之間都要進(jìn)行相關(guān)信息的交流和傳遞，因此學(xué)籍檔案應(yīng)有一定的開(kāi)放性。同時(shí)學(xué)籍檔案中又包含了很多涉及學(xué)生個(gè)人隱私的信息，這些信息是需要保密的，要求管理軟件應(yīng)具有一定的學(xué)籍信息安全與保密功能。一方面嚴(yán)格審查網(wǎng)上公布的信息，避免涉及學(xué)生隱私的信息及保密內(nèi)容被發(fā)布到網(wǎng)上。另一方面確保學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)信息安全，采用防火墻、安全代理、控制權(quán)限等技術(shù)保護(hù)措施，防止泄密、數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，保障成人教育學(xué)籍檔案信息的安全。

三、總結(jié)

總之，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，辦公自動(dòng)化水平不斷提高，利用現(xiàn)代信息技術(shù)改善成人教育學(xué)籍檔案管理工作效率已成為一種趨勢(shì)。新形勢(shì)下，必須改變傳統(tǒng)檔案管理模式，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，分析成人教育學(xué)籍檔案管理流程，構(gòu)建完善的學(xué)籍檔案管理分析系統(tǒng)，使成人教育學(xué)籍檔案信息發(fā)揮出應(yīng)有的服務(wù)功能、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值。

作者：呂冬梅 單位：山東財(cái)經(jīng)大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院