流程導向的名人檔案資源建設標準體系構建

　　摘要：隨著實踐工作的推進，如何有效規范名人檔案資源建設，從而提高名人檔案資源建設的標準化程度和建設質量，成為一個現實而緊迫的問題。為此，文章在論述基于流程的名人檔案資源建設標準體系構建原則的基礎上，設計了基于流程的名人檔案資源建設標準體系的結構框架，闡釋了基于流程的名人檔案資源建設標準體系的具體內容。

　　關鍵字：名人檔案資源建設標準體系

　　《檔案》(雙月刊)創刊于1985年，由甘肅省檔案局(館);甘肅省檔案學會主辦。雜志的辦刊宗旨是“傳播知識、交流經驗、啟迪思想、指導工作”。

　　一直以來，名人手稿、日記等檔案資料都是檔案館、圖書館乃至博物館等文化事業機構收藏的重要對象。近些年來，隨著社會主義文化建設和歷史文化遺產保護熱潮的興起，無論是科學文化界還是行政管理界、科技界，都非常重視名人檔案資源建設工作，例如中國科協“老科學家學術成長資料采集工程”“毛澤東數字圖書館”“李鴻章特色數據庫”等名人檔案資源建設項目不斷增多。隨著實踐工作的推進，如何有效規范名人檔案資源建設，從而提高名人檔案資源建設的標準化程度和建設質量，就成為一個現實而緊迫的問題。經統計，目前已有23個省市出臺了專門的名人檔案管理辦法，例如《廣東省名人檔案管理辦法》《海南省檔案館名人檔案管理辦法(試行)》《寧波市著名人物檔案管理辦法》等;多個高校也根據本校名人檔案資源建設的實際制定了相關的管理辦法，例如《武漢大學著名人物檔案管理辦法》《北京大學“人物檔案”征集、歸檔暫行辦法》《東南大學名人檔案管理規定》等。

　　通過對上述各單位發布的標準規范進行研究，發現目前出臺的名人檔案管理辦法或標準仍舊存在標準規范過于簡單籠統、標準規范不一致、標準發布路徑不權威、標準缺乏更新等不足之處。例如，《寧波市著名人物檔案管理辦法》第十二條對名人檔案數字化的規定，“檔案館應當利用現代化信息技術和網絡技術，將紙質的著名人物檔案及著名人物其他資料轉化為數字化信息，”[1]其對數字化的各類技術參數等均無明確的規范，且對象為單一的紙質載體檔案，不涉及音視頻檔案等。究其原因，主要是不同行業機構沒有統一的國家層面的名人檔案資源建設標準作為參考。這就要求進一步加強名人檔案資源建設相關標準的研究，通過構建名人檔案資源建設的標準體系，為我國名人檔案資源的標準化和規范化建設提供依據。

　　一、標準體系構建原則

　　名人檔案資源建設主要由建檔對象的確立、采集、整理、鑒定、保存和利用等六個環節構成。在充分了解名人檔案資源建設各流程具體內容的基礎上，構建名人檔案資源建設標準體系，才能做到有的放矢，從而提高名人檔案資源建設標準的針對性和可操作性。在基于流程的名人檔案資源建設標準體系的過程中，應該遵循以下原則。

　　(一)系統性原則

　　名人檔案資源建設工作是一個由采集、整理、鑒定、保存和利用等流程構成的系統集合，并且每個流程不是單一疊加的關系，而是相互聯系、共同作用于名人檔案資源建設工作這一本體。但是基于現有各省市名人檔案標準分析發現，目前各省市出臺的不同類型的名人檔案標準建設缺乏系統性，即使是同一類型的名人檔案標準，其流程也沒有做到系統化，如《寧夏回族自治區著名人物檔案征集管理辦法》與其他大部分省市名人檔案管理辦法相比，缺少名人檔案界定、工作原則、收集原則、交接程序、鑒定與保管等流程。

　　因此，構建名人檔案資源建設標準體系必須遵循系統性原則，將名人檔案管理的各個流程納入名人檔案管理這一整體系統，以名人檔案管理整體系統的總目標來協調各個流程的各項標準，從宏觀層面實現對每個流程標準體系的把控，確保各流程標準體系之間既緊密聯系，同時又模塊分明、層次清晰。

　　(二)協調性原則

　　截至目前，我國并未制定出國家層面統一的名人檔案資源建設標準，有關名人檔案資源建設標準只是一些單位自發制定的工作規范，例如中國科學技術協會組織相關人員研究制定的《老科學家學術成長資料采集工程采集工作標準》，武漢大學制定的《武漢大學著名人物檔案管理辦法》。長此以往，既不利于節約獨立制定標準的成本和壓力，也不利于名人檔案資源建設整體工作的開展。

　　因此，名人檔案資源建設應當遵循協調性原則，協調好各單位之間的關系，協調好國內外標準的關系，協調好名人檔案建設同檔案行業標準的關系。

　　(三)通用性原則

　　以目前廣東、山東、上海等23個省市出臺的名人檔案管理辦法為例，各省市只參考了《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》和各省檔案工作條例，但是名人檔案資源流程建設過程中涉及的計算機技術、多媒體技術、數據庫技術、信息存儲技術、網絡通訊技術等諸多技術，大多都沒有參考相關通用標準。

　　名人檔案建設標準的通用性是指所采用的技術應保證在大部分地區和部門，針對大部分類型的名人檔案資源建設都普遍適應。名人資源建設標準的制定應該在綜合多方面調研和征求意見的基礎上，結合相關國際標準、國家標準和行業標準確保使用的技術標準具有可擴展性、開放性和適用性，采用國際和國內通用且成熟的網絡傳輸協議、長期保存標準和網絡傳播標準等，而不應盲目追求技術的最先進。

　　二、標準體系結構框架

　　名人檔案資源建設標準貫穿名人檔案資源從采集、整理、鑒定、保存到傳播利用的全過程，直接影響到名人檔案資源的建設質量。由于目前尚無國家層面的名人檔案資源建設統一標準，因此本文以檔案國際標準、檔案國家標準、檔案行業標準和各地地方管理辦法為參考，以名人檔案資源建設的流程為導向，由建設對象標準、采集標準、整理標準、鑒定標準、保存標準和利用標準共六部分構成名人檔案資源建設標準體系框架，如圖1所示。

　　圍繞上述構成，建立名人檔案資源建設標準體系框架的各種標準，主要通過如下途徑完善。

　　第一，納入標準。將國內外關于電子文件管理的標準納入名人檔案資源建設標準體系中，如《文件管理可移植文件格式第1部分：PDF 1.7》(ISO 32000—1： 2008)、《版式電子文件長期保存格式需求》(DA/T47—2009)、《錄音錄像檔案數字化規范》(DA/T62—2017)和《口述史料采集與管理規范》(DA/T59—2017)等。

　　第二，吸收標準。例如，吸收國家檔案局編制的《人事檔案管理辦法》的相關內容，《紙質檔案數字化規范》(DA/T31—2017)中第12條“數字化成果驗收與移交”的標準，以及歷史文物管理的相關標準等。

　　第三，更新標準。例如，《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894—2002)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22—2000)、《紙質檔案數字化規范》(DA/T 31—2005)等都于近兩年進行了更新;專門的辦法標準也有待于更新，如《寧夏回族自治區著名人物檔案征集管理辦法》自1999年發布以來，從未進行過更新。

　　第四，新建標準。一些標準目前尚未建立，需要提上日程，如名人實物檔案的管理標準、名人檔案資源網上傳播的參數標準以及名人檔案資源建設的評價標準等。

　　三、標準體系內容闡釋

　　名人檔案資源建設標準框架的內容由六部分組成，由于鑒定標準較為具體，不具備統一概括性，這里將不做贅述。筆者將主要從建檔對象標準、采集標準、整理標準、保存標準和利用標準五方面進行闡述。

　　(一)建檔對象標準

　　建檔對象標準是指建檔名人對象的選擇標準。不同行業領域對建檔對象的界定標準不一，不同行政級別的機構對建檔對象的界定也應有所區別，因此需要對名人對象進行甄別，制定恰當的標準，避免因重復收集造成資源浪費。名人的界定標準必須具備可操作性和客觀性，盡量避免“有較大影響”等含糊界定，與非征集范圍之內的名人保持明確層次界限[2]。

　　具體來說，涉及歷史名人時，需要考慮所處時代、歷史功績及其對現代的影響等內容;涉及當代名人時，需要考慮其年齡、知名度和所做貢獻等內容;涉及行政管理名人，應側重考慮其行政影響;涉及文化科技名人，應側重其在文化科技方面做出的巨大貢獻;各個行業領域的名人，應充分考慮其對本行業做出的貢獻?？傊?，名人入選標準應在綜合考慮知名度及其所做貢獻的基礎上，各有側重，慎重選擇，制定歷史名人入選標準、當代名人入選標準、行政管理名人入選標準、文化科技名人入選標準、行業領域名人入選標準等。

　　(二)采集標準

　　名人檔案資源建設采集標準包括三個方面，分別是主體認定標準、客體選擇標準和程序規范標準。

　　首先，主體認定標準方面應該明確名人檔案資源建設的采集主體范圍和主體職責，即由何種主體統籌工作的開展，由何種主體參與具體工作的實施?！睹藱n案信息化建設質量控制研究》[3]一文中提出，名人檔案信息化建設的主體根據施工方的不同可劃分為自控主體和監控主體。

　　老科學家學術成長資料采集工程《采集工程管理機制》中明確了采集工程的領導機構和執行機構?！独峡茖W家學術成長資料采集工程采集人員資質》對口述資料采集人員、實物資料采集人員、聲像資料采集人員、采集小組的資質都做出了一定的要求。此外，《寧波市著名人物檔案管理辦法》中提出，“檔案館之間以及檔案館與博物館、圖書館、方志館、紀念館、美術館等單位之間應當加強著名人物檔案資料征集、開發和利用方面的協作，實現資源共建共享”，從而將博物館、圖書館等機構列入名人檔案收集的主體。

　　其次，關于客體選擇標準，由于名人檔案資源紛繁眾多，要盡可能還原名人的生活軌跡和學術生涯，因此要根據年齡、知名度、貢獻等相關因素制定優先的名人檔案資源選擇標準。可以采集名人的實物檔案、音像檔案和其他具有保存價值的各類檔案，比如老科學家學術成長資料采集工程依據老科學家學術成長經歷的豐富程度和身體狀況推薦采集對象，對于采集對象的采集內容，主要包括口述資料(采集工作中形成的，以及以往各種工作、活動中所形成的)、實物資料(傳記資料、證書類、信件類、手稿類、著作類、新聞、事跡類、檔案類、圖紙類、其他與老科學家學術成長過程有關的實物資料)、音像資料(參加國務或政務活動、學術活動、外事活動、社會活動、家庭生活中重要的照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤等)、與老科學家學術生涯有關的具有保存價值的其他資料。隨著時代的進步，除紙質檔案外，數字化的檔案也是名人檔案采集的重要內容，比如，新媒體中關于名人事跡的相關報道、電子郵件、OA系統中產生的電子文書等電子文件。