檔案統計在檔案管理中的作用研究

　　摘 要：本文首先對檔案統計工作進行綜合論述，明確其檔案管理工作的重要價值，之后結合現階段檔案管理工作的具體情況對檔案統計在檔案管理中的具體作用進行了綜合性分析。旨在于通過此次分析論述，為現代化檔案管理工作提供全新的思路，從而發揮檔案的信息價值，為人們生活以及日常生產活動提供更多的便利。

　　關鍵詞：檔案統計;檔案管理;作用分析

　　《檔案》(雙月刊)創刊于1985年，由甘肅省檔案局(館);甘肅省檔案學會主辦。雜志的辦刊宗旨是“傳播知識、交流經驗、啟迪思想、指導工作”。

　　檔案館當中的檔案統計工作指的是采用相應的統計技術和統計方法，對檔案進行細致化、綜合化的管理，并對管理工作的整個過程進行全面分析，進而明確檔案館現階段真實的工作狀況。隨著檔案數量和信息涵蓋量的不斷提升，檔案統計在檔案管理當中的作用日益明顯。通過適當的檔案統計措施，能夠全面提升檔案管理工作的效率，維持檔案管理工作必要的秩序。下文中筆者將對此展開進行論述。

　　1 檔案統計綜述以及其在檔案管理工作中的重要價值

　　檔案統計綜述。檔案管理工作是一項綜合性的工作，其中包括檔案的收集、整理、保管、編目以及檔案檢索等。檔案統計是檔案管理工作的有機構成，通過各種統計方法的應用，將檔案管理工作中出現的各種現象、趨勢和工作流程通過數字和表格的形式表述出來，使檔案工作管理人員能夠第一時間掌握檔案工作的整體狀況。根據檔案統計工作的具體目標，可以將其細化分為兩種，第一種是綜合性檔案調查統計工作，第二種是臨時性檔案統計工作[1]。其中綜合性檔案調查統計工作更加全面，但是耗費的時間相對較長;臨時性檔案統計工作的覆蓋面積往往不足，但是能夠在短時間內收到非常明顯的統計效果，通過二者之間的綜合利用可以保證統計工作在穩定高效的狀態下開展，并將具體工作情況進行數字化反饋。

　　2 檔案統計在檔案管理工作中的具體價值

　　2.1 提升檔案管理工作的控制水平

　　通過檔案統計工作的合理運用，可以將檔案管理工作的整體狀況和檔案管理工作中出現的具體問題，通過嚴謹的數字信息表述出來，為相關工作人員提供第一手的信息支撐，從而提升相關工作人員對檔案管理工作的重視程度，使得檔案管理工作更加具有針對性，針對于檔案管理工作中出現的問題進行針對性的優化，從根源上提升檔案管理工作的綜合水平。

　　2.2 對檔案管理工作進行合理規劃

　　一些特殊類型的檔案信息在管理過程中需要檔案管理人員進行深度編輯，才能正式完成歸檔。這些特殊類型檔案的信息量往往非常大，給檔案工作人員的管理工作帶來了非常大的難度。通過檔案統計工作，工作人員可以將一段時間內檔案信息的數量、結構以及具體的使用情況進行全面反饋，并以這些信息為依據對檔案管理工作進行全面而細致的規劃。使檔案管理工作始終保持在一個良性的發展軌道當中。從具體操作層面來看，檔案統計工作可以通過專業化手段對檔案信息進行全方位的梳理，并進行編號處理，從而使檔案信息的類別和條目更加清晰，檔案工作人員可以在第一時間掌握其所需要的檔案信息，在保證檔案管理工作質量的情況下簡化檔案管理工作的流程，進而全面提升檔案管理工作的實效性。

　　2.3 為檔案管理工作提供數據分析藍本

　　檔案統計工作最明顯的價值就是可以為管理層提供重要的信息材料，使其對檔案管理工作進行精確指導。同時還能夠幫助領導階層深入了解整體工作情況[2]。在檔案統計工作全面實施之前，相關工作人員需要簡要了解每一個部門所制定的工作計劃，以及每一個部門工作人員的具體數量，同時還包括行政單位或企業的具體規章制度和相關條文，對設施設備得到具體數量進行統計。在充分了解這些基本信息之后，檔案統計工作的效果會體現的更加明顯，相關工作人員在完成基本統計工作后，即可以幫助管理層完成整體運營工作指導。此外，管理層通過檔案統計工作所提供的統計結構能夠全面明確組織機構內部的具體發展情況，并借助信息技術對此進行詳細分析。

　　2 全面發揮檔案統計在檔案管理工作當中作用的具體措施

　　2.1 全面優化檔案統計相關制度

　　從整體狀況來看，雖然現階段隨著現代化檔案管理學的發展，檔案統計制度呈現不斷完善的新態勢，但是仍然有一些檔案館的檔案統計制度存在一定的缺陷，造成檔案信息混亂或檔案信息出現錯誤，對檔案管理工作的質量造成了非常嚴重的影響。因此相關檔案工作人員需要全面重視制度對檔案統計工作的約束作用，在制度的硬性保障下保質保量地完成檔案統計工作[3]。從具體措施上來看，相關管理人員首先要通過宣傳措施，使全體工作人員明確檔案統計制度的重要性，明確其對檔案管理工作的輔助作用。同時還需要向全體檔案工作人員征集檔案統計制度的相關意見，鼓勵工作人員積極獻言獻策，避免檔案統計制度存在某方面的漏洞;其次，管理部門要結合工作實際情況，構建檔案統計工作人員配置和管理制度，使檔案統計工作人員的配置切實滿足統計工作具體需求，保證檔案統計工作順利展開。此外，管理部門要對檔案統計人員的管理制度標準進行系統整合，并在工作中有效應用，根據檔案統計工作人員的工作實際情況進行一定程度的獎懲，從而全面提升檔案工作人員的工作積極性，使檔案統計工作的整體效率得到提升。最后，管理工作人員要制定科學有效的檔案統計工作管理制度。檔案統計工作對精確性有著非常高的要求，同時其也是衡量檔案統計工作成效的重要指標，但是檔案統計管理工作本身具備復雜和繁重的特性，導致疏漏與偏差現象難免發生。而通過檔案統計管理工作制度，可以全面提升檔案統計工作的水平，從本質上提升檔案統計工作的精確性，使檔案統計工作在檔案管理當中的價值最大化。另外，檔案中涉及大量的個人信息，因此檔案管理工作對于檔案管理人員的保密職業操守有著非常高的要求。鑒于檔案管理工作人員可以接觸到完整的檔案信息，因此相關部門需要依照相關法律法規，根據檔案統計工作的實際情況制定周密的保密計劃和職業道德操守規章制度，使檔案統計工作在健康的狀態下開展。

　　2.2 加強檔案統計人員綜合素質的培養

　　檔案統計工作是一項精細化的工作，對于工作人員的綜合素養有著非常高的要求，因此檔案統計工作人員的綜合素質培養是非常重要的一部分。一名優秀的檔案統計工作人員需要同時具備過硬的統計專業素養和良好的職業道德，這對于檔案統計工作人員來說是必不可少的基本素質。良好的職業道德要求檔案統計人員有著對檔案管理的敬業精神，并且要求統計人員能夠保護檔案信息不被泄露和破壞。扎實的統計專業知識可以讓工作人員在檔案統計工作方面得心應手，從容不迫。優秀的檔案統計人員對于整個檔案管理事業發展來說也有著積極的作用。因此，檔案管理單位應該積極引進優秀的檔案統計人員，同時還要加強對工作人員的培訓，提高統計人員的專業素質和職業道德。另外還要提高檔案統計人員對統計工作的認識，使工作人員認識到檔案統計工作的重要性。

　　3 總結

　　綜上所述，檔案統計工作對檔案管理水平的提升作用是非常明顯的。相關部門及工作人員要從整體和細節角度同時出發，對檔案統計工作進行全面優化，充分彰顯其在檔案管理工作中的價值。不管是在硬件上還是軟件上，都要不斷提高檔案統計工作的質量，保證檔案統計工作的有效性 ，讓檔案統計工作在有序開展的基礎上提高檔案管理工作的整體水平。

　　參考文獻

　　[1]史群.怎樣發揮檔案統計在企業檔案管理中的作用[J].蘭臺世界，2014(S1)：135-135.

　　[2]王天珍，張清貴.檔案統計在檔案管理中的作用[J].神州，2017(29)：233-233.

　　[3]徐擁軍，張馨藝.檔案管理在企業內部控制中的應用[J].檔案學研究，2018(4).23-28.