如何加強和改進(jìn)企業(yè)行政管理系統(tǒng)增強企業(yè)競爭力

　　科學(xué)社會的發(fā)展促使管理理念和管理方式的提升，給各級各類管理者提出更高的要求，如何更好地深入貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，要求行政管理者在制定政策、處理矛盾、推進(jìn)工作時，必須樹立世界眼光，加強戰(zhàn)略思維，善于從國內(nèi)外形勢的發(fā)展變化中把握發(fā)展機遇，應(yīng)對各種復(fù)雜局面，迎接風(fēng)險和挑戰(zhàn)，著力將領(lǐng)導(dǎo)水平和執(zhí)政能力提高到一個新水平。

　　《現(xiàn)代國企研究》突出國企改革現(xiàn)代理念和實踐特色，以更加獨特視角和更加寬廣的視野，研究管理理論、解析制度精髓、探索實踐途徑，在建設(shè)中國特色國有企業(yè)現(xiàn)代企業(yè)制度的開拓性實踐中為決策者提供依據(jù)，為從業(yè)者拓寬思路，為關(guān)注者提供信息。本刊已成為中央組織部五局開展學(xué)習(xí)型黨組織活動的指定刊物。

　　企業(yè)行政管理系統(tǒng)，是由專門行政部門組織實施、操作，其觸角深入到企業(yè)各個部門和分支機構(gòu)方方面面的一個完整的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)，可以說是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，在企業(yè)中起著舉足輕重的作用，一個企業(yè)的好壞從行政管理系統(tǒng)的好壞就可以看出來。加強和改進(jìn)企業(yè)行政管理系統(tǒng)，對于增強企業(yè)競爭力具有重要意義。下面，結(jié)合工作實際談幾點體會。

　　1.企業(yè)行政管理為企業(yè)提供良好的溝通、支持和服務(wù)

　　企業(yè)行政管理系統(tǒng)，在一個企業(yè)的管理體系中既處于領(lǐng)導(dǎo)組織地位，又處于保障和服務(wù)的基礎(chǔ)地位。企業(yè)行政管理系統(tǒng)推動和保證著企業(yè)的生產(chǎn)、資金、經(jīng)營等業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。企業(yè)行政管理工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業(yè)其他方面，也不同于政府機關(guān)的行政管理，具有相當(dāng)?shù)奶厥庑浴Ｈ绻粋€企業(yè)缺乏良好的行政管理系統(tǒng)，那它生產(chǎn)、經(jīng)營以及各項管理職能的實現(xiàn)就會缺乏基本的保證。

　　一是管理職能。行政管理系統(tǒng)在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問題上都要起到管理作用，并且在實際工作中要對各項工作地貫徹落實進(jìn)行監(jiān)督管理。行政系統(tǒng)要起到對公司其他管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理的作用。二是協(xié)調(diào)職能。行政管理系統(tǒng)不能簡單地以傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的命令、完成里領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)為滿足;也不能憑借自己在企業(yè)的獨特地位對其他系統(tǒng)、員工頤指氣使。行政部門應(yīng)主動做好上與下、左與右、里與外的溝通和信息傳達(dá)，使下級充分領(lǐng)會上級的意圖，使各個系統(tǒng)之間良好溝通，在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)，這樣才能使企業(yè)和諧。三是服務(wù)職能。與生產(chǎn)系統(tǒng)、營銷系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等其他企業(yè)管理系統(tǒng)相比，為企業(yè)其他系統(tǒng)提供支持和服務(wù)，是行政管理系統(tǒng)的突出職能，行政管理系統(tǒng)的根本就是為企業(yè)的各項工作能夠順利進(jìn)行而服務(wù)。

　　2.企業(yè)行政管理在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)

　　企業(yè)的行政工作涉及到企業(yè)內(nèi)部上上下下、左左右右、里里外外的溝通和協(xié)調(diào)。行政管理的廣度，涉及到一個企業(yè)的全部運作過程;行政管理的深度.又涉及到許多局外人難以想象的細(xì)微末節(jié);行政管理的重要，是因為它是領(lǐng)導(dǎo)和各部門、眾員工之間的橋梁;行政管理的敏感，是因為它涉及到每個人的切身利益。

　　行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。概括起來說.行政管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)二大功能;其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。概言之，行政管理的實質(zhì)就是服務(wù)。

　　行政部門應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真細(xì)致地做好種種行政事務(wù)工作，把領(lǐng)導(dǎo)和員工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來，可以集中精力、輕裝上陣，研究國內(nèi)外市場形勢，考慮公司的發(fā)展戰(zhàn)略，探討公司的組織架構(gòu)，任用公司的各級干部、實施公司的經(jīng)營方針，解決公司所協(xié)商的重大問題，以及專心做好每一筆重要業(yè)務(wù)等等。行政部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該有“泰山崩于前而色不變”的定性，不管風(fēng)吹浪打，勝似閑庭信步，有自己的主見，能夠根據(jù)事情的輕重緩急，做好安排，指揮若定。為了能達(dá)到這種境界，必須建立健全和認(rèn)真執(zhí)行行政部門的各項管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、圖表等，從而建立起行政部門的“法治”秩序。更重要的是，要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效率的行政人員隊伍;同時要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)。一旦行政系統(tǒng)的一系列硬件(如辦公設(shè)施、生活設(shè)施)、軟件(如規(guī)章制度、工作程序)、人員隊伍、分工協(xié)作和管理層次等等建立健全起來，整個行政管理體系在很大程度上就會像一部自動機器一樣運轉(zhuǎn)，只在較少的場合才需要部門領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)輔以”人治”。

　　然而，行政部門如果僅僅滿足于這樣一種管理水平，那還是不夠的。行政部門還必須在“管理”、“協(xié)調(diào)”和’服務(wù)”三方面做好工作，才算是一個合格的現(xiàn)代企業(yè)的行政管理者。從“管理”方面來說，行政部門不能滿足于在日常事務(wù)的層次上做好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀和助手”，還必須在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問題上有自己的思考，并且在實際工作中加以貫徹落實，成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的”高參和臂膀”。這就要求行政部門的領(lǐng)導(dǎo)者不能滿足于做一個事務(wù)主義者，而是要做一個有思想、敢創(chuàng)新、有沖力的領(lǐng)導(dǎo)者。

　　從“協(xié)調(diào)”方面來說，行政管理者不能簡單地以傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的命令、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)為滿足;也不能憑借自己在企業(yè)的獨特地位對各個部門頤指氣使，以權(quán)壓人。行政部門應(yīng)主動做好上與下、左與右、里與外的溝通，在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)。沒有充分溝通的協(xié)調(diào)不是真正的協(xié)調(diào)。

　　3.企業(yè)行政管理系統(tǒng)要符合時代的發(fā)展和企業(yè)的實際

　　一是權(quán)威性。公司行政管理系統(tǒng)作擔(dān)負(fù)著公司相關(guān)制度的制定、修訂和執(zhí)行推動工作，負(fù)責(zé)公司人事管理工作、負(fù)責(zé)重要信息的管理和發(fā)布等工作，相對企業(yè)其他管理系統(tǒng)而言，其職能形式具有一定的權(quán)威性。二是及時性。由于企業(yè)行政管理通常是用命令、指示、通知等形式來調(diào)整企業(yè)行政事務(wù)管理，故其手段和方式直接具體，而且具有較強的針對性，同時又配以對違抗管理的懲罰措施，因而能迅速發(fā)揮作用。因此，在企業(yè)大量日常性行政事務(wù)處理及人事事務(wù)處理中，或企業(yè)遇到突發(fā)事件以及企業(yè)環(huán)境不穩(wěn)定時，行政管理就能發(fā)揮重大作用。三是靈活性。企業(yè)行政管理系統(tǒng)往往要根據(jù)公司實際發(fā)展需要經(jīng)常進(jìn)行變革、增刪、剪裁、變通，因而帶有很強的靈活性，比較能符合時代的發(fā)展和企業(yè)的實際。

　　4.企業(yè)行政管理系統(tǒng)通常存在的問題及改進(jìn)思路

　　一是系統(tǒng)內(nèi)部職能劃分不夠清晰。在行政管理系統(tǒng)內(nèi)部，通常會出現(xiàn)部門間職能劃分不夠清晰、部門間職能相互交叉的問題。例如，由于公司辦公室職能及其工作的特殊性，很多臨時性的后勤保障事務(wù)往往都由交公司辦公室予以完成，為此公司辦公室承擔(dān)了很多職能外的工作。為此，企業(yè)行政管理系統(tǒng)在負(fù)責(zé)及時調(diào)整整個公司組織結(jié)構(gòu)的同時，要密切關(guān)注系統(tǒng)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)調(diào)整和職能劃分，要充分發(fā)揮好系統(tǒng)內(nèi)部各個職能部門的作用，不斷加強系統(tǒng)內(nèi)部的人員優(yōu)化、不斷提高系統(tǒng)內(nèi)部的工作效率。二是行政管理職能需要進(jìn)一步規(guī)范。在行政管理系統(tǒng)的改進(jìn)過程中，必須進(jìn)一步建立健全各項管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序，從而促使公司更加科學(xué)、規(guī)范的運作。同時，還必須使行政管理系統(tǒng)在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問題上充分發(fā)揮其管理作用。三是突出協(xié)調(diào)職能、強化服務(wù)職能。在企業(yè)內(nèi)部，良好的協(xié)調(diào)和溝通必不可少，許多需要由多部門聯(lián)合完成的工作需要進(jìn)一步規(guī)范工作流程、明確各部門的職責(zé)。

　　5.企業(yè)行政管理系統(tǒng)改進(jìn)過程中應(yīng)注意的問題

　　企業(yè)行政管理的根本目的是為企業(yè)服務(wù)并獲取盡可能大的經(jīng)濟效益，因此及時對企業(yè)行政管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)非常必要，在改進(jìn)過程中要注意以下幾個問題。

　　一是結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際進(jìn)行行政管理系統(tǒng)改革。企業(yè)行政管理系統(tǒng)那個不是獨立的，它本身并不是企業(yè)的目的所在。企業(yè)的行政管理即使搞得象一朵花似的，如果不符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際，不充分利用和合理調(diào)配企業(yè)的入力、物力、財力、技術(shù)等資源，不利于調(diào)動廣大員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，不利于開源節(jié)流，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，加快企業(yè)發(fā)展，那也是沒有價值的。二是加強內(nèi)部信息交流做好溝通協(xié)調(diào)。行政管理是企業(yè)內(nèi)部的管理，現(xiàn)代管理已逐漸重視組織內(nèi)部的信息交流。每個企業(yè)，都是由人和物組成復(fù)雜的一個群體，上下級、同事之間，生產(chǎn)、經(jīng)營活動等若不能進(jìn)行正常的信息交流和組織，企業(yè)就不可能有團隊精神的產(chǎn)生。因此，在行政管理系統(tǒng)改進(jìn)過程中要充分聽取各個部門的意見和建議，加強溝通協(xié)調(diào)。三是充分考慮內(nèi)外部環(huán)境的影響。建立和完善現(xiàn)代企業(yè)行政管理是一項系統(tǒng)工程，需要外部環(huán)境(國家政策法規(guī)及相應(yīng)的社會機制)和內(nèi)部條件(企業(yè)自身努力、先進(jìn)的管理技術(shù)和優(yōu)秀的管理人才)兩方面的結(jié)合，因此，要充分考慮內(nèi)外部環(huán)境的影響，要切合實際進(jìn)行變革。

　　總之，在行政管理系統(tǒng)改革過程中，要始終把握一個至關(guān)重要的原則，那就是，改革是否有利于促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。因為，改革只是一種手段，促進(jìn)企業(yè)更加科學(xué)、規(guī)范的運作，取得更大的經(jīng)濟效益才是行政管理系統(tǒng)改革的根本目的。