本文作者：劉云昌 單位：內蒙古大學圖書館

固定資產是高等學校圖書館國有資產的主要組成部分,是開展教學、科研、讀者服務工作的重要物質基礎。隨著國家對高等學校的投資力度加大,高校對圖書館建設的投入也日益增加,這無疑為圖書館基礎建設帶來了勃勃生機,從而使高校圖書館的固定資產在種類、數量、結構上都與過去產生了極大的反差。面對新的形式和要求及所產生出的問題,就迫使我們針對所反映的實際問題,提出相應的解決辦法,出臺新的管理標準、管理制度、管理手段。隨著辦公自動化、信息化程度的加強,固定資產的淘汰、更新速度呈快速上升趨勢,原有的管理方式和新形勢下管理方式之間的矛盾日益突出,管理和使用好圖書館的固定資產,防止圖書館固定資產的無端流失和完好無損地合理使用,提高辦館質量,強化服務效率,都有著十分重要的意義。因此,就如何改變高校圖書館固定資產的管理現狀及在管理過程中所反映出的問題,已經成為高校圖書館當前管理工作中的一項重要任務。

一、圖書館固定資產管理中存在的問題

1•高校圖書館在機構改革和崗位聘任

調整過程中,造成了人員變動頻繁,崗位相對不夠穩定,交接工作手續不清,導致了部分人員業務不熟,工作連續性差,給后續的管理工作帶來了較大的難度,導致了有些人員對固定資產管理的重要性認識不足,相應的業務難以勝任,同時又缺乏有效系統的嚴格管理,工作敷衍了事,短期行為嚴重,管理者與使用者權限不明,責任不清,隨意性強,采購、管理使用三者之間工作脫節,沒有協調性,造成了管理出于形式,各自為政。只有上級在檢查、評估、考核時,匆忙核對數據,簡單應付,對自檢中發現的問題,也不能及時分析解決處理。在固定資產發生轉移、接收、調撥、修理、維護時的手續不健全,對于新增的固定資產,沒有按照要求建立檔案,即使建檔的固定資產,也有一部分數據資料不準確,對固定資產的編號、種類、名稱、產地、規格、技術數據、金額、數量、使用部門、放置地點、購置年限、啟用時間、三保期限、修理次數、供貨商名稱沒有按照規定填寫、登記、傳遞全部的資料信息,形成了條塊分割,帳目與實物不符,部分電子設備在使用過程出現了有殼無芯的現象。

2•制度建設薄弱,管理體系不健全

制度建設薄弱,管理體系不完整,管理不到位,責任不明確,缺乏有效的制約機制和嚴格的獎懲措施,任意處置的情況相當普遍。長期以來高校圖書館在固定資產管理方面,沒有一套好的完整管理制度,也沒有配備專職的管理人員,而兼職管理員就不可能將主要精力投向固定資產的管理,重使用輕管理現象是客觀存在的,職能部門與使用部門脫節,加之各部門由不同的領導分管,職能部門就無法發揮作用,自然就造成了采購、管理與使用的真空,結果必然是一個部門主管、別的部門都管不了的管理失控,就難以保證圖書館固定資產的安全和完整,有多少資產心中無數,破損的計算機修理不及時,造成了部分設備不能配套,實際資產與帳面不符。保養修理不到位,使用不規范,保管措施不利,浪費嚴重,也是圖書館固定資產管理一大弊病之一,從而使一個簡單的工作變的復雜繁瑣,失去了其實際效果。

二、解決高校圖書館固定資產管理的方法

1•提高管理意識是做好管理工作的前提,通過分析和掌握高校圖書館固定資產管理的現狀,有助于改變現有的固定資產管理模式。現代化技術的發展,打破了圖書館固定資產過去原有的范疇,其內涵得到了極大的擴展。為了適應新的形勢和要求,管理人員必須認真學習新知識,提高業務水平,更新觀念,要有創新思維,加強責任意識,注重責任監督。在高校圖書館固定資產管理中引入責、權、利的觀念,使用固定資產必須做到:誰使用,誰管理,誰負責,相關責任人應該徹底摒棄計劃經濟時形成的固定資產管理的思維模式,重視固定資產價值與使用價值的雙重管理,注重投入和產出,既講社會效益,也要考慮經濟效益。提高固定資產的利用率,用小的投入換取最大的效益。

2•建立健全以崗位責任制為中心的管理制度是做好高校圖書館固定資產的重要保證,制定合理規范的固定資產管理辦法、細則,在分類歸口分級管理模式中實行“統一領導”,有效地克服各自為政的管理弊端,一定要形成既有分類歸口,又有統一管理的新辦法,使固定資產管理規范化、制度化、科學化。高校圖書館固定資產管理應根據本館的實際情況,從實際出發,健全固定資產管理網絡,確保人員到位,成立圖書館固定資產管理小組,明確固定資產管理人員,設立館長固定資產管理責任制,并推行到部室、個人,確保責任到位,任務到位,對于部分電器設備必須制定操作規程和維護保養規定,指派懂技術、熟業務的專業人員負責,定期檢查及時維護,提高設備的完好率、使用率,延長設備使用壽命。堅決杜絕破壞性操作及違章操作的行為出現。嚴格執行固定資產的報廢、轉讓、贈送、報損等規定,并履行其手續。采購設備完成的同時,要把采購設備的合同、設備的名稱、型號、數量、種類、有關技術參數、招標書、購置發票,及供貨商的名稱、地址、電話、負責人、供貨時間,設備啟用時,三保憑單、生產地點一并交付固定資產管理部門檢查、驗收、登記。建賬過程中,要依據上述資料,如實填寫,不能遺漏,同時設置總帳、分類賬、設備調撥賬,并且做好設備代碼標注,對部分設備還要設立維修帳。做到三帳合一,賬賬相符,賬物相符。

3•利用現有的圖書館條形碼管理系統,研制和開發固定資產的管理數據庫,把固定資產的采購、編碼、驗收、調撥、贈送、報廢、報損、注銷全部納入自動化管理的軌道,從而實現快速、準確的數據采集,減少工作時間,提高工作效率。一張條形碼可以取代普通標簽上的資產名稱、資產型號、資產編號、資產分類號等多重信息,其功能讀取簡單,操作方便,可以修改,獲取內容多,正確率高,涵蓋項目廣,檢索方便等優點。在固定資產的信息采集時,要逐項、逐條、逐件把所涉及有關的數據完全無誤地錄入計算機管理系統,同時在計算機管理中應設置多個檢索點,以方便不同用途查劃使用。

(1)按名稱、型號設立檢索點,其檢索范圍包括:同一名稱的資產有多少同型號資產,有多少具體分布存放地點,并且反映出其它相關的詳細數據。(2)按使用部室(存放地、負責人)設立檢索點,其檢索范圍包括此地存放同一名稱、不同型號的各類資產有多少,責任人是誰,同時反映出其詳細數據。(3)按購置經費、設立檢索點,其檢索范圍包括各類經費用于采購固定資產的種類、數量、金額、時間及有關接收、贈送、調入設備數據資料。(4)按固定資產的類別,設立分類檢索點,這有利于查找同類別的固定資產數量及使用狀態。(5)明細檢索點(條形碼查詢),有利于查詢單件(臺)設備最詳細數據資料。同時把低質易耗品領用也納入計算機管理,實行先修理、后更換,交舊領新的管理制度,并且各檢索點,應備有編輯、打印功能。