本文作者：祖慶芝 張慧麗 單位：徐州醫學院檔案館 鹽城衛生職業技術學院

檔案利用是實現檔案工作目的的一個關鍵環節，也是檔案部門賴以存在和發展的重要基礎，這在醫學院校的檔案館顯得尤為重要。隨著醫學科學的快速發展，醫學科技檔案的數量和種類不斷增加，質量的不斷提高，這就對醫學科技檔案的利用效率提出了更高的要求。所謂檔案利用效率，是被利用檔案與庫存檔案，檔案有效能量與檔案原有數量，檔案利用服務單位勞動量與檔案利用服務單位勞動時間的比率。因此，檔案利用效率的高低受經濟、社會發展的制約，醫學科技檔案的利用效率，也受醫學科技進步和發展的制約，同時又反作用于醫學科學的發展，最終推動醫學科技的進步。

一、當前醫學科技檔案利用率低的原因分析

1．人們的檔案意識不強

醫學科技檔案大部分來自于醫療實踐中，一些專業技術人員的檔案形成意識和利用意識非常淡薄，他們不了解檔案究竟有什么利用價值。多數人有“自留自方便”的想法，尤其是一些基礎學科室的科研人員，他們十分珍惜自己的勞動成果，舍不得也不愿意把這些科研材料歸檔，更不愿意向檔案部門移交，個人封檔現象十分普遍。這就造成了本專業，或者個人在一下次工作中無法利用這些檔案資料，因而要浪費時間、精力，去重新收集原始數據，不同程度地影響了科研和工作的進展。

2．醫學科技檔案管理體制不健全

首先檔案工作得不到應有的重視。有些醫學院校領導認為檔案工作可有可無。沒有把檔案館基本建設、檔案專項經費、檔案工作者待遇等問題納入學校議事日程，使得檔案館硬件軟件建設滯后、檔案工作者積極性不高，從而影響了檔案館社會功能的發揮以及社會對檔案館的認知程度。其次管理制度不健全，缺乏責任追究制度，有的醫學院校仍未建立檔案館甚至綜合檔案室，科技檔案材料仍散在各處室。有的單位雖然建立了檔案室，但檔案沒有集中統一管理。另一些單位檔案管理人員仍處在“重藏輕用”的被動、單一、封閉狀態，坐等利用者上門，主動介入的服務意識較差。

3．指導性利用不夠

所謂指導性利用，就是為尋求規律指導當前醫學科研和臨床醫療工作而進行的檔案利用。目前這種類型檔案利用還很少，究其原因：一是可利用的檔案是否具備指導醫學科研和臨床醫療工作的信息；二是檔案指導性利用的利用者很少。作為醫學檔案利用服務部門和醫學檔案利用服務工作者不能只是停頓在“你利用我提供”的層次上，要善于研究利用者，科學預測利用趨勢，按照利用者的需求，大力開發檔案資源，努力提高檔案質量，積極提供主動利用服務。

二、提高醫學科技檔案利用效率的建議

根據以上分析，經濟社會發展和醫學科技的進步以及醫學科技檔案的特點要求，提高醫學科技檔案利用效率勢在必行，然而目前科學技術檔案利用的現狀不容樂觀。針對醫學科技檔案利用存在的問題，作者提出如下建議，供同仁們參考并批評指正。

1．更新觀念，增強檔案利用效率意識

更新觀念首先要從思想上轉變觀念，實現由重保管到重利用的轉移，真正做到“重利用”。正確處理好利用與保密之間的關系，確立開拓性服務意識，徹底消除“等客”的現象，采取有效的辦法向社會推薦自己，讓社會充分了解檔案資源，盡最大努力開發檔案的有效能量，變“死”材料為“活”資料，變“潛”價值為“顯”的價值，變歷史的作用為現實作用。根據醫學形勢發展的需求，根據科研進展的需要，來提供必要的、原始的、真實數據和記錄，充分發揮醫學科技檔案在實際工作中的利用價值。

2．機制創新，提高檔案利用服務質量

醫學科技檔案的利用服務創新，首先必須建立全新的服務機制。有先進的服務手段與服務方式，實現多樣化服務。現在已有的服務方式包括：醫學檔案的信息加工，醫學檔案的咨詢，科技文件的閱覽、借閱等。這不僅對檔案利用效率的提高起到了促進和保障作用。而且也會對廣大師生用戶產生強烈的吸引力。提高高校教師，特別是一線教師、科研人員對檔案的認識，增強工作效率，提升工作質量。

3．手段翻新，加強檔案利用基礎建設

必須采取新的手段，加強檔案利用的基礎建設。一是優化利用服務的環境。優雅、安靜、整潔的檔案利用環境能吸引廣大的利用者；合理、寬敞的檔案利用場所能容納眾多的利用者；提供周到的服務，如可以進行打字、復印、翻拍等服務業務，可以方便利用者。二是必須有豐富的利用資源，隨著現代化發展和醫學科技的進步，廣大的醫療工作者對檔案信息資源的需求越來越大，要求也越來越高，單純的僅靠單位工作過程中形成的檔案，遠遠不能滿足要求。急需挖掘反映目前國內外處于領先地位的并且專業水平高、具有創新成果的檔案資料，作為提供的利用資源來滿足利用者。三是運用現代化的服務手段。提高醫學科技檔案的利用效率，充分運用現代化的利用手段是十分必要的，現代化利用手段主要表現為數字化信息技術的應用。利用電腦操作檢索檔案，通過網絡傳輸檔案資源信息，讓所有的利用者都能在網上直接利用檔案等，這極大地提高了檔案利用效率。四是建立科學的檢索體系。用不同方式，不同的角度，按照準、快、全、穩的具體要求，編制檔案檢索工具，確立功能齊全的科學的檢索體系。例如：醫學科技檔案應按照不同專業、不同學科、不同類別，編制檢索工具，將各學科檔案信息的內容、形式、特征以及其他情況介紹給利用者，最大限度地提供所需信息，增強利用者對檔案信息的了解和再利用。五是加強高素質的檔案利用服務者隊伍的建設，充分發揮利用服務者的主觀作用，這也是提高、檔案利用效率的根本措施。

4．編研常新，充分挖掘檔案利用價值

重視編研工作要充分挖掘檔案利用價值，它是變被動服務為主動服務，變一般性服務為高層次服務的具體實踐。在新形勢下，我們要確立新的檔案工作理念，調整檔案工作重心，在醫學教學和醫學科研過程中，檔案工作者要主動挖掘檔案情報，開發檔案信息，通過具體實踐，研究開發一批實用性強、指導性強、利用價值高的檔案編研成果。要按照新形勢下的醫學發展的要求，根據原有的實際情況，有計劃地提出一些編研課題，為醫學科研服務，要針對各個學科和專業的實際，突出編研特色，增強編研效果，提高編研利用效率。