1.集思廣益，多部門(mén)參與調(diào)研工作。檔案信息化建設(shè)以檔案部門(mén)為主，但僅依靠檔案部門(mén)單打獨(dú)斗來(lái)搞檔案信息化也不可能收到好的效果。對(duì)于檔案信息化建設(shè)涉及的范圍廣、覆蓋的檔案種類(lèi)多且數(shù)據(jù)量大、內(nèi)容復(fù)雜的建設(shè)單位來(lái)說(shuō)，在前期調(diào)研中，將檔案部門(mén)、信息部門(mén)以及涉及的主要業(yè)務(wù)部門(mén)都納入進(jìn)來(lái)，是很有必要的。只有調(diào)動(dòng)各相關(guān)部門(mén)的積極性，集合眾人的智慧和經(jīng)驗(yàn)，才能真正把檔案信息化這件大事辦好。

2.選準(zhǔn)目標(biāo)，確定納入考察范圍的軟件公司。各軟件公司從成立到不斷發(fā)展的過(guò)程中各有技術(shù)優(yōu)勢(shì)和市場(chǎng)評(píng)價(jià)。在調(diào)研之前，應(yīng)多方面了解國(guó)內(nèi)比較知名的檔案軟件服務(wù)商的情況，包括其產(chǎn)品類(lèi)型、技術(shù)特點(diǎn)、資質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等級(jí)、規(guī)模大小、用戶評(píng)價(jià)等。納入考察視野的軟件公司不能過(guò)多也不能過(guò)少。過(guò)多則良莠不齊，浪費(fèi)人力物力；過(guò)少則可選范圍窄，也不利于形成競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

3.選擇典型，借鑒成功的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。選擇典型，一方面是要選擇檔案信息化建設(shè)開(kāi)展比較好的建設(shè)單位，另一方面是要選擇技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)相對(duì)成熟的軟件公司，要把這兩種典型性結(jié)合起來(lái)考慮。檔案信息化建設(shè)開(kāi)展比較成功的建設(shè)單位，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，可以給我們提供很好的借鑒；同時(shí)，調(diào)研的過(guò)程也是考察各軟件公司實(shí)力的過(guò)程。負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施的軟件公司每完成一個(gè)成功的項(xiàng)目，自身的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新能力也不斷得到檢驗(yàn)、積累和提升。選擇與這樣成功案例多、項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)豐富、技術(shù)先進(jìn)而穩(wěn)定的軟件公司合作無(wú)疑更具有保障性。

4.選擇同類(lèi)，最大限度地發(fā)揮同類(lèi)優(yōu)勢(shì)。選擇同類(lèi)，就是選擇行業(yè)性質(zhì)、檔案管理模式、檔案種類(lèi)、信息化實(shí)施內(nèi)容相近的建設(shè)單位進(jìn)行調(diào)研。上述情況類(lèi)似，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)就必定有很多相同或相通之處，調(diào)研中了解到的信息對(duì)我們來(lái)說(shuō)也就更熟悉、更具體、更有價(jià)值，很多做法實(shí)踐起來(lái)也就更具有可操作性，有些甚至完全可以拿來(lái)為我所用；另一方面，有同行業(yè)項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的軟件公司對(duì)于我們來(lái)說(shuō)也更具有考察價(jià)值。

5.認(rèn)真對(duì)待，對(duì)要交流的問(wèn)題做充分準(zhǔn)備。調(diào)研工作對(duì)于深化我們對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)、逐步明確自身檔案信息化思路以及選擇合作的軟件公司都有很重要的作用，所以要認(rèn)真對(duì)待，不能走過(guò)場(chǎng)。在調(diào)研之前，檔案部門(mén)、信息部門(mén)甚至有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)多學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)相關(guān)知識(shí)，同時(shí)對(duì)自身的檔案管理現(xiàn)狀和未來(lái)信息化管理的需求要有一定的認(rèn)識(shí)。在此基礎(chǔ)上還應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備調(diào)研提綱，詳細(xì)列出要了解和交流的重點(diǎn)問(wèn)題。問(wèn)題應(yīng)盡量全面，業(yè)務(wù)和技術(shù)并重。要帶著問(wèn)題去，帶著答案回。

6.把握全局，提問(wèn)時(shí)不糾結(jié)于細(xì)節(jié)。在調(diào)研過(guò)程中，除去情況介紹、系統(tǒng)演示，現(xiàn)場(chǎng)答疑解惑的時(shí)間其實(shí)很有限。為了充分利用這有限的時(shí)間，提問(wèn)時(shí)應(yīng)從全局考慮，不能單單以某個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)為主；各業(yè)務(wù)部門(mén)在提問(wèn)時(shí)也應(yīng)抓住重點(diǎn)，不能糾纏于細(xì)節(jié)。總之，提問(wèn)要盡量全面，重點(diǎn)問(wèn)題必須問(wèn)到，一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，可以留在技術(shù)交流階段再做深入探討。不能因?yàn)閱?wèn)題單一浪費(fèi)了珍貴的學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)，也不能因?yàn)楝嵥閱?wèn)題浪費(fèi)了交流雙方寶貴的時(shí)間。

7.廣泛收集信息，爭(zhēng)取獲得成型的經(jīng)驗(yàn)材料。檔案信息化建設(shè)過(guò)程實(shí)際也是以信息化促進(jìn)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程。在可能的情況下，對(duì)被調(diào)研單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中形成的規(guī)章制度、電子文件歸檔范圍等有珍貴參考價(jià)值的文件材料進(jìn)行收集是很有必要的。如果被調(diào)研單位樂(lè)于提供，我們后續(xù)的實(shí)施工作就有了捷徑可走。

8.善始善終，認(rèn)真總結(jié)調(diào)研情況和體會(huì)。經(jīng)過(guò)實(shí)地考察和交流，對(duì)各典型單位檔案信息化建設(shè)情況有了一定了解，對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)也不斷加深，對(duì)本單位檔案信息化建設(shè)的思路也逐漸明確。調(diào)研結(jié)束后，應(yīng)把所見(jiàn)所聞以及存在于頭腦中的感受和體會(huì)進(jìn)行梳理，參考交流時(shí)的筆錄，形成完整的調(diào)研情況總結(jié)和調(diào)研報(bào)告。這些對(duì)后續(xù)工作的開(kāi)展無(wú)疑具有參考價(jià)值，也可以說(shuō)是下一步工作的基礎(chǔ)。前期調(diào)研工作是整個(gè)檔案信息化建設(shè)邁出的第一步，也是檔案信息化建設(shè)過(guò)程中具有重要意義的一步。即將開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的單位必須重視調(diào)研工作，慎重選擇調(diào)研對(duì)象，認(rèn)真完成調(diào)研任務(wù)。只有打好這第一步的基礎(chǔ)，以后的信息化之路才更有可能走得順利、走向成功。

本文作者：趙偉 單位：本鋼檔案館