一、文書工作和檔案管理工作的關系

文書工作的主要任務是負責對來自不同渠道的各種文件進行收發、登記、傳閱、督辦，并對相關信息資料予以整理、保管，并對所有材料按不同類別、不同來源進行歸檔。而檔案管理工作的主要任務是對前述所有文件、相關信息資料進行接收、分類、整編、保管，使之日后得到有效利用。文書工作為檔案管理工作和企業后續的經營管理工作提供有力支持和科學依據。其次，文書工作與檔案管理工作二者既是緊密聯系的，又是相互促進的。文書工作質量的高低及其效果如何，對檔案管理工作的質量和效果起著決定性作用。

如果文書工作階段所提供的不是全面、完整、可靠的文件資料，就不可能有日后全面、完整、有據可依的檔案。從另一個角度說良好過硬的檔案管理工作會促使文書工作更加科學化、規范化、系統化。檔案管理工作的過程是要通過審查需要歸檔文件資料是否齊全、完整來發現文書提供的文件材料是否系統、規范、齊全、完整等，這對于做好文書工作無疑是一種促進和考驗。

二、文書工作人員的檔案意識與能力素質直接影響檔案基礎管理工作水平

文書工作人員在文件處理過程中，從工作初期就要具有高度的檔案工作意識，始終與檔案工作聯系在一起，把檔案工作看作是自己工作的下一個重要環節。文書管理工作表面上看是一些具體的日常事務性工作，而其實際工作內容卻是一項專業性很強的工作。文書工作從業人員所需要具有的專業知識和其自身所必須具備的良好的個人素質、工作能力和工作態度直接或間接的影響著后續檔案管理工作質量的優劣、高低。

如果一個文書工作人員不熟悉本單位的業務流程，不了解文件材料的相互關聯，就很難做好文件的立卷和歸檔工作。因此，文書工作的從業人員首先必須在認真學習和掌握好《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式》及《歸檔文件整理規范》等相關國家政策和法律、法規的同時，還要依照本單位工作的實際情況努力學習、掌握好相關業務知識，努力提高自己的業務能力和工作水平、不斷增強工作責任心，認真履行文書處理工作條例，以嚴肅、認真的態度檢查經手的每一份文件、資料，對于來自不同渠道的每份文件、附件等都務必做到規范、齊全、完整，確保各種文件資料達到立卷歸檔的要求，做到每一項工作都有據可查，發現材料缺少要及時查找和追要。

對于一些重要文件的附加材料，如重要講話、領導批示、會議紀要等，更要及時收集，加以整理，并確保文件資料齊全、完整。正是因為文書工作從業人員所具備的這種較高的檔案工作意識，為后續的檔案歸檔、立卷工作提供了方便，并為檔案管理工作打下了堅實的基礎。文書工作人員的定期立卷、歸檔工作對檔案管理工作中的作用意義重大。立卷歸檔是文書處理工作的一項重要工作內容。它既是公文處理的最后一個環節，同時又是檔案管理工作的開始。

所以文書工作人員在平時工作中就應重視收集，從公文撰寫開始到公文制發、傳閱、督辦，到最后的歸檔管理，都要進行全過程監督、管理，確保不疏漏和每一個環節的完整。文件資料辦理完畢，應及時收集圍繞文件形成過程所有相關材料，做好所有需要歸檔材料的前期基礎性工作，按文件形成所需的附件和相關資料，及時地將文件對號入座，確保文件材料系統、規范、齊全、完整。這樣，為后續的檔案歸檔、立卷工作能夠順利完成提供有力的保證。

三、文書工作通過辦公自動化在“文檔一體化”中發揮樞紐作用，影響和決定檔案信息化建設水平

文檔一體化是文書工作人員實現從公文撰寫、制發、收發、登記、傳閱到檔案歸檔管理的全過程辦公自動化（OA）管理、無紙化辦公。“文檔一體化”是在協調、理順文書管理工作和檔案管理工作兩個環節的基礎上，運用計算機輔助管理的有利條件，合理調整歸檔文件的整個工作流程，利用OA管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，使文書工作中文件的收發、登記、傳閱、督辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、最大限度的利用文書處理工作取得的成果，大大簡化了繁瑣的文件整理歸檔工作，避免了重復錄入和掃描等工作，從而達到文件處理簡單化、完成案卷系統化、查找利用標準化，最大限度的提高了工作效率和節約了開支，減輕了檔案人員的工作量，使檔案管理人員有更充足的時間進行開發、利用檔案。文書的信息化工作能力和素質，決定文檔電子化、一體化能否順利運轉，在某種程度上決定了企業檔案管理信息化水平。

作者：韓敏華 單位：山東百年電力發展股份有限公司