一、傳統(tǒng)與現(xiàn)代檔案的原始憑證性比較
現(xiàn)代化檔案管理最主要的就是單位下發(fā)文件以后，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞到檔案室進(jìn)行歸檔管理，由檔案室在電腦上存儲。基層單位現(xiàn)在主要的文件使用格式就是Word系統(tǒng)進(jìn)行編輯資料，然后交到檔案室以后，由檔案管理人員在檔案管理專用的紫晶系統(tǒng)上進(jìn)行掛接，轉(zhuǎn)換成檔案資料，以后進(jìn)行查找。為了防止進(jìn)行修改，現(xiàn)在一般的電腦存儲，頂多改變存儲格式，常用的就是PDF或者是JPG這兩種格式。但是電子文件由于都是通用的文件編輯格式，可以修改不留痕跡，鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。
即使是用數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護(hù)，保證文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，但是在電子技術(shù)日益發(fā)展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對的困惑。但是，傳統(tǒng)檔案管理就可以避免這類事情的發(fā)生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領(lǐng)導(dǎo)批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進(jìn)入檔案，正式歸檔。
二、現(xiàn)代檔案和傳統(tǒng)檔案管理各有優(yōu)缺點(diǎn)
現(xiàn)代檔案如發(fā)生電腦零部件老化、系統(tǒng)升級換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現(xiàn)代化檔案管理不占用空間，節(jié)省人力、物力、成本等，這個是傳統(tǒng)檔案所不能比擬的。傳統(tǒng)檔案所占用的空間、人力、財力等，都很大。但是有一點(diǎn)，是代替不了的，就是手稿。新都區(qū)檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當(dāng)時的新繁縣大豐公社搞試點(diǎn)時主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領(lǐng)一個工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊干部反復(fù)研究，充分聽取群眾意見，根據(jù)中央第二次鄭州會議精神，制訂了一系列制度、條例、規(guī)定。
例如：《大豐人民公社的管理體制(草案)》、《關(guān)于新繁縣崇義鄉(xiāng)大豐人民公社財務(wù)制度的十條規(guī)定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關(guān)于改進(jìn)供給制的八條規(guī)定》、《關(guān)于分級管理的體制的初步意見》、《關(guān)于財權(quán)下放的分級管理的初步意見》。這些發(fā)黃的紙上，有對人民公社體制問題的意見，對財務(wù)制度的規(guī)定，干部守則，各種條例、報告、會議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發(fā)黃了的資料還靜靜地躺在新都區(qū)檔案館里很好地保存著。
三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對傳統(tǒng)與現(xiàn)代的影響
逐漸老去的一批檔案管理人員，他們在接受現(xiàn)代化檔案管理方面，自己很想學(xué)好新知識、新技術(shù)，但是因為年齡等各方面的原因，確實也有些力不從心。但他們工作幾十年，兢兢業(yè)業(yè)，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，能做到幾十年對每一份文件了如指掌，并在同時努力接受新的知識，跟上時代的步伐。唯一不足之處就是對計算的操作的熟練程度及新的系統(tǒng)的升級接受度要慢一些。
新的檔案管理人員對于計算機(jī)操作接受度高，掌握新的知識也比老同志快，從網(wǎng)上傳來的文件他們能很快的放進(jìn)去，但是要讓他們踏踏實實地坐下來像老同志一樣的工作，要讓他們?nèi)ヒ环菀环莸氖占?，就有點(diǎn)困難了。大學(xué)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)生基本上都是到政府機(jī)關(guān)和國有單位，起碼來說現(xiàn)階段不會到基層的小單位。所以從這個方面來說，我覺得是一個應(yīng)該比較現(xiàn)實的問題，就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理的步伐。
四、總結(jié)
總之，現(xiàn)代檔案和傳統(tǒng)檔案管理各有優(yōu)缺點(diǎn)?，F(xiàn)代化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理既有相同之處，也有不同之處，在現(xiàn)在的條件下，對于傳統(tǒng)檔案管理的收集、立卷、歸檔是不能代替。但隨著時間的前進(jìn)，從檔案管理重點(diǎn)和管理方式上來必將會來一次重大的改變、從人才和技術(shù)力量上來一次大的變革，我們?nèi)绾螒?yīng)對，對于我們檔案管理人員來說是一個極大的挑戰(zhàn)。
作者：馬春榮 單位：成都市新都區(qū)人民醫(yī)院辦公室