1石油企業采辦合同的含義及特點

采辦合同注重效率，節約成本采辦合同可以選擇多種不同的采辦方式達成，采辦合同要在確保采辦質量的同時，努力降低采辦成本。采取競價的方式獲得較低的采辦價格，以最低成本取得符合要求的工程或貨物。也可以應用多種采辦方式的組合，提高采辦效率和質量，控制采辦成本。制定嚴密的合同條款，改進貨物的采辦、運輸、收發、保管等方面的工作，減少各個環節的損耗，節約采辦費用，減少合同執行成本。

2石油企業采辦合同管理中存在的問題

采辦合同的管理涉及:合同的起草、審查、談判、會簽、批準、簽署、履行、編號、備案、統計、歸檔等全過程及相關的供應商管理、招投標管理等。我們把該過程分為采辦合同簽訂前、簽訂過程中及簽訂之后三個階段來探討。在這三個階段中存在著諸多問題:

2.1采辦合同簽訂前的階段

對合同相對方資質的審查不嚴格，存在相對方根本沒有從事該項業務的資質，或者資質等級不符合要求;合同文本起草未征求相關業務部門的意見，技術條款缺失或者不完善;合同條款的設置不完整等。

2.2采辦合同簽訂階段

對招評標過程的把控不嚴格、合同談判的過程安排不當，沒有最大化的實現公司利益;合同文本談判完成后，沒有組織專業人員，如財務、稅收、法律、安全環保等人員進行審查和會簽，造成各種潛在風險的存在;合同簽署時合同相對方的合同簽字人并沒有獲得相應的法人授權;合同專用章管理不嚴格，沒有經過審查會簽的合同，加蓋了公司合同專用章。

2.3采辦合同簽訂后的階段

這個階段的問題主要在于對已簽署合同編號、歸檔工作的缺失。合同編號是為了查閱方便，合同的歸檔工作也很有必要，既可以作為合同執行的依據又可以作為合同糾紛證據留存，而且還可以滿足企業內外部審計需求。

3石油企業采辦合同管理中的對策

3.1加強制度建設

解決采辦合同管理中各個環節的問題，重點在于不斷完善和優化采辦合同管理制度。小平同志講“制度好，可以使壞人無法任意橫行;制度不好，可以使好人無法充分地做好事，甚至會走向反面”。要想使采辦合同管理規范化、科學化、法律化，根本上要從制度建設入手，制定切實可行的合同管理制度，從制度層面規范和完善采辦合同管理各個環節。

3.2在合同管理的全流程中設置關鍵控制點

(1)根據采辦合同的特點，抓好供應商管理，把好資格審查關及事后供應商評價關，保障合同相對方主體資格合格的前提下，獲得優質供應商，提高采辦效率。加強供應商管理理念和監控力度，完善供應商的評選體系及數據庫，與優秀的供應商構建戰略伙伴關系。建立采購管理全流程概念，用最佳的評標策略選擇最適合項目的優秀供應商。在項目的采辦工作中，優秀的供應商是采辦工作順利開展的保障。

(2)在招評標過程中，審查相關法律文件，規范招評標過程，實現招評標過程的公平、公正，獲取優質服務。根據采辦對象的特點，選擇合適的采辦方式，當采辦的金額較大，技術要求高，或者所要求的是勘探、開發、生產所需的各種專業性服務時，多采用招標方式進行采辦。對于金額小，技術規格比較單一的采辦對象，可采用詢價的采辦方式。并以公平公正高效的原則組織和進行招投標工作，組織相關專家進行技術和商務方面的綜合評審，最終確定中標供應商及簽署采辦合同。

(3)合同的起草及談判中的要求:合同要靠準確明細的文字作為載體，起草合同文本時要準確體現雙方的真實意思。合同要包含《合同法》規定的基本條款，如合同主體的名稱或者姓名和住所;標的;數量;質量;對價;履行期限、地點和方式;合同主體的其他權利和義務;違約責任;適用法律和爭議解決方式等。另外，石油企業的采辦合同專業化程度高，交易類型、交易方式和交易條件有共同規律，分散制作文本的風險大、效率低。實行采辦合同文本的標準化既有助于提高合同簽訂的效率，也有利于整合石油企業的資源、減少關聯交易矛盾、防范法律風險。在采辦合同的談判過程中，應成立技術談判小組，負責對技術需求進行有效澄清，避免因技術要求不清楚，不規范，在合同簽訂后而進行變更。

(4)合同的審查及簽署中要注意:應組織專業人員對合同初稿及其修改進行商務、技術、財務、資金、質量健康安全環保、法律等審查，防范風險;合同的簽署，要審查合同簽字人的授權，未經授權或超越授權范圍的人不得簽署合同。

(5)合同的檔案管理及合同專用章管理中要注意:在合同簽署和履行過程中，應妥善保管相關合同檔案，遵守公司對合同檔案的管理、存檔期限的相關規定;加蓋合同專用章要符合審批程序，不得將合同專用章用于合同簽訂外的其他用途。

3.3提高采辦合同管理人員的專業素質

(1)加強合同法律知識培訓。合同管理工作的水平與合同管理人員和簽約談判人員的業務素質的高低有直接關系。可以通過組織實施合同管理法律知識技能的學習和培訓，使合同管理人員和簽約談判人員掌握合同法律知識和簽約技巧，提高他們的簽約能力，培養他們能夠運用相關法律知識實現對合同的管理。

(2)參與技術澄清工作，熟悉公司業務流程。采辦合同的特點決定了采辦合同經辦人員，除了具有商務、法律知識，還必須熟悉油氣勘探開發生產的業務流程，掌握一些常規專業技術知識。采辦合同人員要積極參與到業務流程中去，不斷地熟悉石油行業的行業特色及運作流程，這樣才能做好采辦合同工作，切實的為油氣勘探開發生產工作服務。

(3)優化工作考核指標，鼓勵采辦合同人員的工作積極性。可以根據企業實際情況，設立相關的持證上崗和績效考核制度，這不但能調動從事采辦、合同管理人員的工作積極性，也可以防止采辦工作中的非職業行為，杜絕腐敗。

作者：翟芳 單位：中海石油( 中國)有限公司