一、合同管理職能的特殊性

合同管理簡單說就是指企業為實現合同目的，結合本企業實際，對本企業一系列可能產生法律后果的“合同行為”進行審查、控制、監督的過程。合同管理職能就是指企業從事合同管理的機構在合同運行過程中所應承擔的職責和所應發揮的作用。與企業其它管理職能相比，合同管理有自己的特殊性。

1.合同管理主體的特殊性。

合同管理的主體是指企業內部按照職權分工做出合同管理行為的各有關部門。企業其它管理職能的主體通常只是一個部門。而合同管理主體是以合同管理部門為核心構建的一個系統性、綜合性整體，通常不是一個部門。

2.合同管理客體的復雜性。

合同管理的客體，也就是企業合同管理主體的管理行為所指向的對象，即企業的“合同行為”。企業的合同行為是指企業內部相關部門為了企業的利益，以企業的名義，依照職權實施的與合同關系相關的磋商締約、實際履行、履行異動（變更、解除、轉讓等）、維權救濟等一系列行為的總稱。所有的合同行為都涉及到多個職能部門、多個相關崗位、多個時間接點，是一個動態與靜態結合的過程。企業其它管理職能行為相對簡單，涉及到上述情況的行為相對較少。

3.合同管理行為與法律后果的緊密性。

企業合同管理直接作用于合同行為。合同運行過程中的各種合同行為其實質是民事法律行為，是企業為實現合同目的不斷設立、變更、處分自己民事權益的過程，隨時產生法律后果。企業其它管理職能通常只及于企業內部，不對外產生法律后果。

二、合同管理職能的主要內容

根據合同管理的內在邏輯，將合同管理職能進行歸納和劃分，有助于合同管理的專業化運作。合同管理職能就是管理主體對合同行為進行計劃、組織、領導（指導）、控制的過程。

1.計劃職能。

計劃職能是管理者為實現組織確定的目標對工作進行的規劃和安排。合同管理的計劃職能主要表現為制定合適的合同管理制度。企業在制定合同管理制度時要根據企業現在所面臨的法律環境和現在所處的合同管理發展階段，確定企業合同管理的總目標和階段性目標，梳理合同管理業務，編制合同管理各個子項目的實施計劃，安排相應的組織保障、資源保障，確保合同管理各子項目的順利實施。合同管理制度要適度超前，體現對合同行為的引導。如果只是拘泥于現狀則不利于合同管理水平的提高，如果過度超前則會給合同管理帶來太大的阻力，不利于工作的開展。

2.組織職能。

組織職能是管理者為實現管理目標和計劃而對各種管理要素的相互關系進行合理安排的過程。合同管理的組織職能主要表現為建立有效的授權管理體系，即給所有的合同行為設計組織結構、分配權力、明確責任、配置資源、建立有效的信息溝通網絡等。有效的授權管理體系應當同時包括合同簽訂授權管理體系和合同履行授權管理體系。合同行為是不同合同業務部門發起的跨部門、分階段實施的行為體系，組織協調難度較大。實際工作中要避免只注重合同簽訂授權體系的管理而忽視合同履行授權體系的管理；要授權給真正負責從事這項業務的相關人員，做到權責明確和權責相適應。企業的各級領導應當通過“合同管理”對合同行為進行指導與審核，少直接參與具體的“合同行為”。

3.領導（指導）職能。

合同管理的領導（指導）職能主要是指對合同管理體系內相關成員的合同相關行為進行引導和施加影響的過程，使合同管理體系內的相關個體或者群體能夠自覺地為實現合同管理相關目標而努力。這個職能通常由兩方面組成。一是縱向的領導職能，主要指合同管理主體的部門負責人對本部門內部涉及合同事務的相關人員進行的指揮、激勵、考核等管理行為。二是橫向的指導職能，主要指合同管理部門的合同管理員對合同業務部門相關人員從事的合同行為進行的指導，即對合同磋商締約、實際履行、履行異動（變更、解除、轉讓等）、維權救濟等一系列行為（包括這些行為的準備階段）所進行的指導。

4.控制職能。

控制職能是指在管理計劃的執行過程中，由于管理環境的變化及其影響，使人們的活動或行為與組織的要求或者期望出現偏差，管理者采取糾偏措施，使管理計劃能按預定計劃進行，或者適當調整管理計劃從而達到預期目的。合同管理的控制職能主要表現為合同管理部門對合同的審查、檢查和評價。合同審查主要包括合同的主體審查、合法合規性審查、商業性審查和表述性審查四個方面。主體審查是合同審查的前提。主體審查的內容主要包括合同當事人的民事主體、合同代理人、經營資質的符合性、信用審查與履行能力等問題。合法合規性審查內容主要是合同效力、合同內容、合同訂立程序與流程是否符合法律法規要求與企業內部相應的規章制度要求。商業性審查主要審查合同中約定的實現雙方合同目的的條款、明確雙方權利義務的條款、解決爭議的條款等是否清晰、明確、全面，是否具有可操作性，是否有利于實現企業權益最大化。表述性審查可能不直接涉及法律問題，但表述不精準的合同條款可能產生不利的法律后果，甚至有損企業利益。表述性審查應當做到使合同體例嚴謹、內容齊備、表達精準、版面美觀等。合同管理部門通過對合同行為定期或者不定期的檢查和評價，開展持續性的合同糾偏，促使合同管理水平循序漸近、螺旋式提升。

三、加強合同管理部門的職能建設

企業合同管理職能建設工作的關鍵是加強合同管理部門的職能建設，加強合同管理部門的職能建設應當注意以下要點：

1.合同管理要有正確的思維定位。

合同管理的宗旨是為企業實現合同目的。在合同談判和合同審查中要特別注意自己代表的是一方合同當事人，而不是處于“居中裁判”的地位。必須明白所代表的企業在合同談判中所要追求的合同目的，在法律障礙與合同目的之間尋找平衡，要促成交易而不能破壞交易。不要片面地追求所謂的合同條款上的平等，應當充分考慮企業的短期利益和長期利益、局部利益和全局利益的關系，追求一個效益、效率、權益、風險和企業形象的最佳組合。

2.合同管理部門業務要向縱深發展。

傳統的合同管理部門僅僅滿足于合法合規性審查、項目談判和應對必要的訴訟等傳統業務，法務人員缺乏對企業管理運營的興趣，在企業職能部門中常常處于邊緣化的位置。我們要突破傳統法律思維局限，不只是關注傳統法律事務范圍內的事情，更多地關注與企業緊密相關的其它邊際法律事務。服務要盡可能包括但不限于法律，服務形式要多樣化，積極介入制度合法合規性審查、流程設計、合同信息化管控、紀檢監察事務法治化運作等新領域，以傳統法律事務推動邊際法律事務的開展，以邊際法律事務帶動傳統法律事務的深化。

3.正確認識合同管理行為與合同行為的關系。

合同行為主要由合同業務部門和財務部門完成，合同管理部門通常不是合同行為的直接參與者。合同管理職能的作用就是創造對合同行為相對的“體外監督”條件。與紀檢監察部門的“體外監督”不同的是，合同管理更多地側重于過程的控制與監督，即通過審查、蓋章等方式對合同行為的運行過程發揮“控制職能”。所以合同管理部門要以“事前防范合同風險，事中控制合同風險”為工作重點，以“事后補救合同風險”為補充，扎實做好合同管理工作。

四、結論

企業合同管理職能具有自己的特殊性。合同管理職能就是管理主體對合同行為進行計劃、組織、領導（指導）、控制的過程。做好合同管理部門的職能建設對于合同管理職能的發揮具有關鍵作用。

作者：倪玉榮 單位：太鋼礦業分公司