摘要：信息技術的廣泛應用改變了人們的生活方式,促使了各個行業的變革,檔案作為國民經濟和社會發展的重要基礎性戰略信息資源,具有重要的社會價值和經濟價值。本論文首先論述了檔案信息化管理的必要性，重點論述了應該如何實現檔案管理信息化管理。
關鍵字：檔案管理 檔案信息化 檔案數字化
Abstract: with the wide application of information technology has changed people's way of life, make each industry change, archives of national economic and social development as a fundamental strategic information resources, have important social value and economic value. This paper first discusses the necessity of the archive information management, discusses how to realize the information management of archives management should be.
Keywords: digital archives archives management of archives information
檔案管理工作是各級行政機關單位的一項重要工作。隨著經濟和社會的發展，基層行政機關檔案管理工作也發生了質的飛越，從紙制檔制向電子檔案的過渡，由單一保管模式到如今的多元化保管模式的轉變，檔案人員素質和專業水平的整體水平日益提高。如何適應信息化發展需要,借助信息化手段進行有效管理和充分利用是一個至關重要的問題。
一、檔案信息化管理的優越性
1.1信息化檔案管理新特點
目前我國大多數機關、企業的檔案信息主要都是以紙制的實物形式保存的，而隨著檔案內容的進一步拓展，檔案的內容、及存在形式已經發生了質的變化，已經遠遠超出了傳統檔案的范疇。尤其是在我國實施了《電子簽名法》之后，出現了具有法律效力的、完全脫離了紙制形式的電子文件。檔案的內容及存在形式由紙制等實物形式擴展到以電子產品為依托的電子文件等虛擬形式，從文字、圖片等靜態資料擴展到音頻、視頻等動態資料。
1.2檔案信息化管理的優越性
由于檔案的特殊性，檔案必需要長期保存，為避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，提高存儲環境，且不計算每年大量投入保管文檔的經費，我們還不得不有的文檔損失擔憂，因為這些檔案是沒有備份的。但由于檔案需反復查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用上都帶來管理上的極大困擾。而檔案信息化管理則可以解決這個問題，信息化是當今世界社會和經濟發展一大趨勢。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。可以說，實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件就是現代信息技術。
二、如何實現檔案管理信息化管理
2.1更新觀念，增強檔案管理現代化意識
管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理現代化首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變為開放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發展的需要。
2.2配備統一的信息化設備
檔案管理信息化管理就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，就是將紙質檔案信息轉化為數字化信息，毫無疑問，要實現這一點，必須依靠網絡，前提是必須配備統一的信息化設備。
實現計算機管理系統在檔案部門的全覆蓋。要為企業發展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用現有的計算機檔案管理系統可以實現：對檔案信息自動編目以及檢索、對檔案進行自動全文存儲以及檢索、檔案業務及工作管理、計算機輔助立卷、檔案的自動標引，以及對文檔信息系統的一體化管理等。
采用高容量載體對檔案信息進行存儲。隨著單位的檔案數量的逐步增加，檔案部門有時也面臨比較大的庫房壓力，以及對于之前檔案的自然老化以及不可避免的損害難題，這就需要運用大容量的載體對檔案信息進行存儲。我們可以運用計算機的磁盤存儲系統和光盤存儲系統，特別是光盤存儲系統進行檔案的存儲，通過以上方式可以有效解決檔案信息存儲難的問題。此種方式在解決存儲容量的同時也能使相關 工作部門提高工作效率。
2.3建立規范的管理機制
為明晰檔案信息管理工作的相關責任，保障網絡以及檔案數據的安全運行，應從實際出發，結合實際建立規范的管理機制，這其中主要包括對檔案管理制度以及管理標準的管理。
2.3.1對檔案管理制度進行改革
相關檔案管理部門應根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的具體要求，制定適應當前形勢的檔案信息管理制度。一是完善檔案管理業務的整個流程以及相關的技術規范，對電子檔案工作這具體環節和步驟進行細化并仔細研究;二是制定必要的相關措施，保證對檔案特別對電子文件和電子檔案的安全和完整，可以適當做一下檔案信息的備份工作，著重加強對電子檔案的還原系統的研究。
2.3.2統一檔案管理標準
標準規范化是檔案信息管理的一個重要環節。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，。如果沒有相關標準，檔案數據庫中的信息資源就無法正常建立;如果檔案部門沒有統一的標準去規范行為，而是各搞一套，自成體系，那么也將導致檔案信息網絡無法暢通，更不要談到檔案信息的資源共享了。
2.4檔案資源數字化
檔案資源數字化是檔案信息資源建設的一個重要方面，也是檔案信息化建設迫切性所在。 隨著檔案管理水平的提升和信息技術的發展，企業檔案信息化建設一定會日益完善、規范。檔案管理信息化將是一個更新的理念和層次，數字檔案館將是企業重要的信息資源中心和管理系統，將成為信息時代企業發展與競爭的信息源泉和核心內容，未來的檔案信息資源服務將更加方便、快捷、準確，在隨時隨地進行網絡信息資源共享的基礎上，為企業提供更高層次和更具價值的信息服務。
三、結束語
企業檔案信息化是適應企業檔案管理發展的必然要求，是一個綜合性很強的系統工程，是一項任務煩重的工作，信息化的實現不是檔案部門一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要整個公司的管理人員的積極參與與配合。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案部門只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時刊發展的需要，更好地服務社會。
參考文獻：
[1] 陳登玉; 對做好新形勢下辦公室工作的思考; 辦公室業務;2012年第3期.
[2] 姚嵐;新時期醫院人事檔案管理的現狀與對策[J];辦公室業務;2012年07期
[3]曹麗華;開展機關檔案室“星級達標”工作的幾點體會[J];云南檔案;2006年05期
[4]何佩婷．網絡環境對檔案刨新管理的影響[J]．企業技 術開發(學術版)，2Ol1(1)．
論文指導 >
SCI期刊推薦 >
論文常見問題 >
SCI常見問題 >
