央企辦公室精細化管理的必要性及實施策略分析

　　【摘 要】在任何一個企業(yè)，辦公室都是企業(yè)有序運轉(zhuǎn)的中樞，是企業(yè)對外聯(lián)絡(luò)的窗口。辦公室工作效率的高低會影響到企業(yè)各項工作的開展，而央企辦公室要想提高自身管理效率，就需要實施精細化管理，這是時代發(fā)展的必然趨勢。文章闡述了精細化管理的主要內(nèi)涵，圍繞央企辦公室精細化管理的必要性及實施策略進行簡要分析。

　　【關(guān)鍵詞】辦公室;精細化管理;必要性

　　《辦公室業(yè)務(wù)》是中央檔案館、國家檔案局所屬中國檔案出版社主辦，面向國內(nèi)外公開發(fā)行的文秘類雙月刊，一直堅持面向辦公室人員、服務(wù)辦公室工作的宗旨，憑借“實際、實用、實在”的特點，在激烈的市場競爭中站穩(wěn)了腳跟，成為我國最有影響的文秘期刊之一。

　　0 引言

　　當前，我國央企辦公室管理模式還存在一定的問題，導(dǎo)致干部的執(zhí)行力不高，使得各部門之間缺乏有效的溝通。我國要建設(shè)成服務(wù)型政府，就需要改善央企辦公室的管理模式，實施精細化管理。基于此，圍繞精細化管理在央企辦公室中的實施意義及實施措施進行分析具有重要的意義。

　　1 精細化管理的主要內(nèi)涵分析

　　精細化管理指社會分工的精細化，也指服務(wù)質(zhì)量的精細化，它是一種理念，更是一種文化，是在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上實現(xiàn)管理模式的不斷深入。現(xiàn)代管理學(xué)指出，科學(xué)化的管理主要有以下幾個層次：第一是規(guī)范化，第二是精細化，第三為個性化。

　　精細化管理的內(nèi)涵體現(xiàn)在以下4個方面：{1}精確定位。即對每個單位或部門都需要做到定位準確，使各系統(tǒng)的工序規(guī)范清晰。{2}精益求精。指提高工作標準，盡可能做到盡善盡美。{3}細化目標。指對任務(wù)進行分解，然后將各項指標落實到個人。{4}細化考核。要做到對員工的及時考核，并保證考核的定量非常準確，而且要及時兌現(xiàn)獎懲。這種管理模式的實質(zhì)就是追求標準化、規(guī)范化的運營管理。

　　在精細化管理模式中，永遠要追求效率，杜絕浪費，該模式的靈魂在于不斷創(chuàng)新、不斷改進。其要求管理者做到盡職盡責(zé)，實現(xiàn)工作的日清日結(jié)，及時檢查當天的情況，以便及時發(fā)現(xiàn)問題。

　　2 實施精細化管理的必要性分析

　　2.1 精細化管理是順應(yīng)時代發(fā)展的必然趨勢

　　如今，全球經(jīng)濟一體化使得各國之間的聯(lián)系越來越密切，彼此間的依附力逐漸增強，尤其是全球性經(jīng)濟危機的出現(xiàn)，更是彰顯了各國聯(lián)系的緊密程度。這種密切的關(guān)系一方面會給我國政府部門帶來發(fā)展機遇，另一方面也給我國央企辦公室?guī)硇碌奶魬?zhàn)。此外，隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的來臨，信息化水平在國家及企業(yè)發(fā)展中起著舉足輕重的作用，尤其是各種新興媒體的出現(xiàn)，極大地拓寬了人們的信息獲取渠道，改變了人們的工作方式及生活方式，較大地改變了各企業(yè)的管理方式。而精細化管理的核心在于不斷創(chuàng)新、不斷改進，那么在社會不斷發(fā)展的背景下，央企辦公室也需要與時俱進，改變自己的管理模式。因此，央企辦公室精細化管理是時代發(fā)展的必然趨勢。

　　2.2 有助于降低企業(yè)的運行成本

　　對于任何一個企業(yè)而言，降低成本、提高效能都非常具有實際價值。從企業(yè)層面來看，成本是企業(yè)運營中十分重視的方面，只有當企業(yè)在行業(yè)中的成本處于領(lǐng)先地位，才能使企業(yè)形成一個有效的競爭力。而精細化管理能夠降低企業(yè)的運行成本，因為其主要是從細節(jié)入手，通過運用最新的管理技術(shù)，促使央企的人力、物力及財力等資源得到充分利用，以此降低企業(yè)的生產(chǎn)成本。

　　2.3 有助于解決企業(yè)各部門之間的銜接配合問題

　　在企業(yè)管理中，辦公室經(jīng)常會與其他部門相互配合，以共同完成某項任務(wù)或者經(jīng)營目標。而精細化管理強調(diào)一種系統(tǒng)化的管理概念，即在完成某個項目時，先要有一個系統(tǒng)性的思維，然后才可以實施精細化管理，否則就會導(dǎo)致企業(yè)各部門的不協(xié)調(diào)。

　　如今，在一些央企辦公室管理中，各部門在銜接配合上存在一定的問題，表現(xiàn)在以下兩個方面：{1}企業(yè)各部門的分工過細，這樣使得一些部門缺乏必要的溝通，出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象。{2}當企業(yè)出現(xiàn)新問題時，部分央企會采取成立新的部門來負責(zé)解決該問題，并沒有從企業(yè)全局管理考慮，所以導(dǎo)致企業(yè)各部門的分工與合作存在障礙。

　　但是，精細化管理強調(diào)整體的配合，所秉承的也是系統(tǒng)性的管理理念，這就有助于提升央企辦公室的管理效率。

　　3 精細化管理實施策略分析

　　辦公室具有指導(dǎo)、管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)及監(jiān)督等職能，在央企辦公室中，諸如公文的后處理及文稿的撰寫、網(wǎng)絡(luò)OA、辦公用品、機要保密等都屬于辦公室的管理范疇，這些工作都需要人力、物力、財力加以支撐。辦公室的工作面廣，對工作質(zhì)量有著較高的要求，為此，必須實現(xiàn)精細化管理，否則就會影響辦公室的工作效率。對此，央企辦公室精細化管理可從以下5個方面著手。

　　3.1 加強對辦公室員工的培訓(xùn)

　　在央企辦公室管理中，辦公室人員工作能力的高低、專業(yè)素質(zhì)的強弱等，會直接影響到辦公室的管理效率。因此，央企要想實現(xiàn)信息化、精細化管理，就需要加強對員工的培訓(xùn)，提高他們的綜合素質(zhì)能力。因此，在今后的發(fā)展中，需要制訂一個長期的培訓(xùn)計劃，對企業(yè)人力資源進行開發(fā)，將辦公室員工培養(yǎng)成“優(yōu)質(zhì)資源”。在教育與培訓(xùn)的過程中，需要注意以下幾點：{1}要投入一定的培訓(xùn)資金，安排員工前往其他企業(yè)參觀學(xué)習(xí)。{2}要鼓勵員工加強自我學(xué)習(xí)，要多讀書、多思考，并在企業(yè)內(nèi)部開展主題讀書活動，以提高員工的文化修養(yǎng)。{3}要有計劃、有步驟地向員工宣傳企業(yè)的標準與制度，并鼓勵員工分享自己的工作心得。通過培訓(xùn)與教育，提高他們的工作能力，為辦公室的精細化管理打下良好基礎(chǔ)。

　　3.2 做好辦公室的清潔工作

　　臟亂差的環(huán)境會給人一種壓抑的感覺，會讓人覺得這個企業(yè)的管理非常混亂。因此，辦公室管理需要從“清潔工程”開始，切不可將這項工作看做是小事，事實上干凈整潔的辦公環(huán)境能夠提高工作人員的辦公效率，使他們的身心愉快，更具工作動力。辦公室的衛(wèi)生清理工作可從整理、整頓、清掃、習(xí)慣等方面開展，不僅是清理辦公室環(huán)境，而且讓辦公室人員都改變自己的工作及生活習(xí)慣，使他們認識到保持辦公室干凈衛(wèi)生的重要性。