一、系統(tǒng)剖析在高校資產(chǎn)檔案管理實踐中的重要意義

一方面，資產(chǎn)檔案管理作為資產(chǎn)管理活動的映像反映，要求我們客觀地記錄、反映高校資產(chǎn)管理活動的真實狀況;另一方面，我們可以從系統(tǒng)性的檔案管理活動出發(fā)，反溯資產(chǎn)管理實踐中的不足，尋找解決問題的方法，提高資產(chǎn)管理活動的水平。此外，系統(tǒng)性還要求我們將檔案管理中的每個子系統(tǒng)放在整體中去分析其作用及相互關系，分析出影響檔案管理的關鍵因素，反溯出資產(chǎn)管理中的關鍵環(huán)節(jié)，從而促進資產(chǎn)管理和資產(chǎn)檔案管理水平的提高。

二、系統(tǒng)性視閥下高校資產(chǎn)檔案管理的主要因素

從系統(tǒng)論的視角來剖析高校資產(chǎn)檔案管理活動，可以將其整體分為主客體二大因素系統(tǒng)，每個系統(tǒng)下又可分為若干個子系統(tǒng)。主體系統(tǒng)主要解決“誰”，即由“誰”來主導完成檔案管理工作的問題;客體系統(tǒng)則主要解決“什么”和如何完成檔案管理工作的問題。

(一)高校資產(chǎn)檔案管理的主體系統(tǒng)

主體既指事物的主要部分，也指具有認識和實踐能力的人。一般而言，事物的主體似乎是明確的，而就高校資產(chǎn)檔案管理來說并非如此，其管理主體問題一直沒有得到很好的解決。在理論探討方面，筆者通過中國知網(wǎng)檢索發(fā)現(xiàn)，截止2013年底，僅檢索到高校資產(chǎn)檔案管理相關論文20余篇，未見有文獻對此作出明確闡述;在管理實踐中，很多高校并沒有明確專門的部門或個體負責這項工作，造成大量的資產(chǎn)檔案，特別是資產(chǎn)使用檔案無序保管，開發(fā)利用率低下，需要我們以系統(tǒng)性的方法加以剖析，明確責任主體。

1．組織系統(tǒng)。高校學校層面與資產(chǎn)檔案管理密切相關的部門主要是檔案和資產(chǎn)二個部門。那么誰應當是責任主體呢?這個問題在許多學校沒有得到很好的解決。資產(chǎn)管理檔案是學校檔案的一部分，按照檔案法規(guī)的要求，學校的檔案管理部門應當負責起管理責任;而按系統(tǒng)性分析，資產(chǎn)檔案管理活動是具體的資產(chǎn)管理活動的映像反映，那么資產(chǎn)管理部門也應當是資產(chǎn)檔案不可分離的管理主體之一。也就是說，資產(chǎn)檔案管理應當是二元主體，關系到資產(chǎn)和檔案管理兩個組織系統(tǒng)，兩個責任主體。由于高校檔案管理的內(nèi)容十分龐雜，量大而人員不足，而資產(chǎn)管理專業(yè)性十分強，資產(chǎn)檔案管理的主體工作需要依靠資產(chǎn)管理部門完成，應根據(jù)二者的職能進行合理分工。檔案管理部門主要承擔組織、協(xié)調(diào)、指導職責，而資產(chǎn)管理部門則在檔案管理部門的指導下，主要負責資產(chǎn)檔案資料的收集、篩選、整理、歸檔和開發(fā)利用工作，從而形成二元主體的組織系統(tǒng)。

2．人員系統(tǒng)。明確了高校資產(chǎn)檔案管理的組織系統(tǒng)，那么相關部門的工作人員自然應當承擔所在單位的資產(chǎn)檔案管理職責。學校檔案館(室)應明確專人負責資產(chǎn)檔案的組織、協(xié)調(diào)、指導工作;資產(chǎn)管理部門應有專人負責資產(chǎn)檔案資料的收集、篩選、整理和開發(fā)利用;各二級單位的資產(chǎn)管理員應在兼職檔案員的指導協(xié)助下完成本部門的資產(chǎn)檔案收集與管理工作。

(二)高校資產(chǎn)檔案管理的客體系統(tǒng)

客體是主體認識和實踐的對象。高校資產(chǎn)檔案管理的客體系統(tǒng)指該檔案管理實踐中除主體系統(tǒng)外的客觀事物。按性質可分為三大體系。

1．內(nèi)容體系。即高校資產(chǎn)檔案的全部內(nèi)容范疇。包括三個方面:一是資產(chǎn)形成檔案，指在資產(chǎn)產(chǎn)生過程中產(chǎn)生的檔案資料，如各種論證報告、批文、合同書、安裝調(diào)試記錄等。二是資產(chǎn)使用檔案，指在資產(chǎn)使用、運行過程中產(chǎn)生的檔案資料，如各種操作規(guī)范(標準)、使用記錄、保管記錄、維修記錄等。三是開發(fā)利用檔案，指對資產(chǎn)檔案中的相關信息進行挖掘、加工，為教學、科研和管理服務過程中產(chǎn)生的檔案資料。資產(chǎn)檔案的內(nèi)容體系實際上是資產(chǎn)從形成、使用、運行、滅失到信息利用的全部過程在檔案管理中的映射，是高校資產(chǎn)檔案管理的核心部分。

2．運行體系。指對高校資產(chǎn)檔案管理活動進行干預和調(diào)節(jié)過程中形成的檔案資料。包括資產(chǎn)檔案管理部門、崗位的工作職責，資產(chǎn)檔案管理制度、運行機制、監(jiān)測考評體系等。也包括檔案管理過程中形成的各種工作計劃、總結、會議記錄等。3．保障體系。指高校各部門為資產(chǎn)檔案管理提供支持、幫助過程中形成的資料。如學校支持檔案管理的政策、經(jīng)費、人力和技術保障等等。

三、高校資產(chǎn)檔案管理子系統(tǒng)在實踐中的相互關系

盡管我們用系統(tǒng)論的方法將高校資產(chǎn)檔案管理體系分成主客體二大系統(tǒng)，其下又分為若干個子系統(tǒng)，每個子系統(tǒng)間有其內(nèi)在的邊界，但它們之間并不是割裂的，而是相互關聯(lián)、相互支持、相互影響的，共同構成完整的管理體系。

(一)主客體的關聯(lián)性

對一件事物而言，主客體之間總是相互伴生、相互關聯(lián)的，高校資產(chǎn)檔案管理亦是如此。高校資產(chǎn)檔案管理部門、崗位和人員的存在或變化是為完成資產(chǎn)檔案管理工作這個客體實踐服務的;主體在認知和行為能力方面的變化會直接影響客體質量。反之，客體的變化，會對主體的素質和能力提出新的要求。只有主客體協(xié)調(diào)一致，才能促進事物和諧，可持續(xù)發(fā)展。

(二)主體要素間的依存性

如果我們將高校資產(chǎn)檔案管理主體的組織系統(tǒng)和人員系統(tǒng)視為二個要素的話，它們之間應是一種依存關系。從要素產(chǎn)生的角度看，設置一定的資產(chǎn)檔案管理組織或崗位，是因為有一定的檔案管理工作任務，需要有相應的人員去完成;人員職責也要根據(jù)組織或崗位目標與工作任務來安排，二者相互依存。從事物發(fā)展的角度看，資產(chǎn)檔案管理組織、崗位和工作任務發(fā)生變化，人員也應隨之調(diào)整，否則會出現(xiàn)有崗無人或有人無崗的情況，影響工作的開展。

(三)客體系統(tǒng)中的整體性

客體系統(tǒng)中的幾個部分是根據(jù)高校資產(chǎn)管理實踐工作性質的不同所作的人為劃分，實際上它們是相互支持、相互影響、密不可分的。一方面，這幾個部分缺一不可。內(nèi)容體系不明，我們會迷失工作目標;運行體系不暢會導致工作程序混亂;保障體系不力，工作就會失去支持。另一方面，整體水平的高低，不是取決于水平最高的那部分，而是決定于水平最低的那部分，“短板”決定整體水平。

四、高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中存在的問題及優(yōu)化建議

(一)主客體邊界不清

由于大多數(shù)高校對資產(chǎn)檔案管理工作重視程度不高，對其主客體的作用認識不夠，建設投入不力，造成主客體邊界不清。主要表現(xiàn)為三種現(xiàn)象:一是部分高校至今沒有設立專門的資產(chǎn)檔案管理部門或崗位，造成主體缺失，客體質量十分低下;二是雖有具體的責任部門或崗位，但客體建設不力，作用不明顯;三是系統(tǒng)性不強，用政策代替制度，用人員代替崗位，用運行中的做法代替崗位職責，用部分成果代替整體水平，造成整體水平低下。要改變這一現(xiàn)狀，需要各高校的檔案管理工作者加大宣傳，游說力度，讓學校領導充分認識到資產(chǎn)檔案的巨大作用，支持相關部門進一步明晰責任主體，完善客體體系建設，促進水平的整體提高。

(二)主客體不協(xié)調(diào)

這種不協(xié)調(diào)主要體現(xiàn)在主體建設不適應客體要求上。從近年監(jiān)測的數(shù)據(jù)來看，各高校的資產(chǎn)動輒數(shù)以億計，這些資產(chǎn)在形成、使用、運行過程中會產(chǎn)生海量的檔案信息，需要有專門的部門組織人手去管理。但從各高校的管理來看，很少有學校設置專門的資產(chǎn)檔案管理部門或崗位，專職人員職數(shù)幾乎為零，從而造成大量的資產(chǎn)檔案信息缺失、變形或掩藏。建議各高校應以年度為時間單位，對學校的資產(chǎn)檔案管理工作進行評估，根據(jù)評估結果及時設置、調(diào)整崗位和人員職數(shù)。

(三)子體系水平參差

部分學校為了人才培養(yǎng)工作評估或特定的目標，比較重視內(nèi)容體系建設，而忽視了運行體系或保障體系的建設，造成“短板”現(xiàn)象時有出現(xiàn)，整體水平下降或后續(xù)發(fā)展無力。建議各高校根據(jù)學校的實際情況，建立系統(tǒng)的資產(chǎn)檔案管理績效考評體系，全面考核資產(chǎn)檔案建設水平，發(fā)現(xiàn)“短板”，立即整改，促進資產(chǎn)檔案管理水平的整體提高。

作者：劉春霞 周曉蘭 單位：黃岡職業(yè)技術學院國有資產(chǎn)管理處 黃岡林業(yè)學校