第一篇

一、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的必要性和重要性

建立和完善教學(xué)檔案，教學(xué)管理者就可通過原始記載與相關(guān)數(shù)據(jù)，對(duì)學(xué)院教師的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)方法、教學(xué)進(jìn)度、教學(xué)效果以及招生就業(yè)等方面進(jìn)行對(duì)照檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，不斷完善管理制度。教師得到信息反饋后，進(jìn)行系統(tǒng)地、科學(xué)地對(duì)比分析，努力找出問題所在，能夠及時(shí)改進(jìn)教學(xué)方法，讓學(xué)生享受到更加適合職業(yè)教育的特色，能夠較快地完善教與學(xué)的過程。因此，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理，是當(dāng)前迫切需要解決的問題。

二、現(xiàn)階段教學(xué)檔案管理存在的的問題與不足

隨著高職教育體制的不斷改革和完善，很多學(xué)院對(duì)于教學(xué)檔案管理逐漸重視起來，但是由于多方面的不足和各項(xiàng)設(shè)施的不完善，學(xué)院的教學(xué)檔案管理存在一系列的問題。

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)教學(xué)檔案管理工作重視程度還不夠

很多學(xué)院對(duì)教學(xué)檔案管理沒有提到議事日程上，各系部兼職檔案人員多，精力和時(shí)間更多地投入到教學(xué)日常管理上，對(duì)教學(xué)檔案管理意識(shí)淡薄，沒有充分認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案管理的重要性和必要性，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案管理不規(guī)范，歸檔材料不系統(tǒng)不完備，甚至有些材料根本就不歸檔。歸檔的材料有很大一部分也不夠標(biāo)準(zhǔn)，比如：歸檔的材料必須是原始材料，但我們?nèi)粘Ｕ碇邪l(fā)現(xiàn)也有復(fù)印件現(xiàn)象；歸檔的材料不允許帶金屬物，但有的檔案盒里的個(gè)別材料有釘書釘。

（二）教學(xué)檔案歸檔范圍、期限和要求了解不夠深刻

從目前來看某些高職院校對(duì)教學(xué)檔案管理的歸檔范圍、期限以及歸檔流程不是很清楚。檔案工作是一項(xiàng)耐心又細(xì)心的工作，要想做好，首先做到心中有數(shù)，也就是明確教學(xué)檔案的歸檔范圍、期限以及流程。

1.教學(xué)檔案（大類）歸檔范圍包括：綜合類、專業(yè)建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、教材建設(shè)、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)及實(shí)習(xí)基地建設(shè)、課務(wù)管理、考務(wù)管理、學(xué)籍管理、畢業(yè)（課程）設(shè)計(jì)（論文）、教學(xué)評(píng)價(jià)和質(zhì)量監(jiān)控、教學(xué)研究與教學(xué)改革以及招生工作等。

2.教學(xué)檔案收集、整理歸檔一般按學(xué)年，就是第二學(xué)期末（6月底）整理前一學(xué)年的。如果按學(xué)期也就是每學(xué)期末整理本學(xué)期的材料。所有歸檔的教學(xué)文件、材料等必須是原件。做到審查手續(xù)完備、格式統(tǒng)一，項(xiàng)目填寫完整、字跡工整、不能帶有金屬物、裝訂整齊，書寫要用鋼筆或碳素筆（禁用不牢固的書寫工具）。

（三）使用效率不高

俗話說得好：“檔案貴在活，而重在于用。”目前我們的教學(xué)檔案使用率不高，只是在評(píng)估、招生時(shí)體現(xiàn)較為明顯在上級(jí)部門檢查時(shí)作為部門支撐材料。完整的教學(xué)檔案資料應(yīng)在教學(xué)管理、教學(xué)研究與教學(xué)改革等方面發(fā)揮重要的作用。教學(xué)檔案管理的目的是服務(wù)，要通過創(chuàng)新方式，為教學(xué)研究和教學(xué)改革服務(wù)，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各位教師和學(xué)生服務(wù)，這才是我們的宗旨。

三、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）強(qiáng)化教學(xué)檔案管理轉(zhuǎn)變觀念

1.思想轉(zhuǎn)變是做好教學(xué)檔案管理工作的關(guān)鍵

隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，人們對(duì)各類信息的需求越來越多，教學(xué)檔案對(duì)于學(xué)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展以及教師個(gè)人的發(fā)展起著關(guān)鍵的作用。因此要轉(zhuǎn)變思想領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，加大資金投入提供物質(zhì)條件，配備硬件設(shè)施（如檔案室、防潮、防火、防盜、電腦、復(fù)印機(jī)、防磁柜）等基本物質(zhì)保障。增強(qiáng)廣大教職工檔案管理意識(shí)，特別是一線的專兼職檔案管理人員對(duì)檔案工作的高度認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步提高專業(yè)技術(shù)水平。轉(zhuǎn)變工作方式、思維方式，把封閉守舊的思想觀念轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極創(chuàng)新的觀念。

2.創(chuàng)新教學(xué)檔案管理機(jī)制

創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作，就必須有健全完善的工作機(jī)制。制訂好規(guī)章制度，做到有章可循。把教學(xué)檔案納入到學(xué)院的整體規(guī)劃，建立目標(biāo)管理體制，促使檔案人員從管理型轉(zhuǎn)向服務(wù)型；促進(jìn)檔案工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化；完善檔案人員的崗位職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督嚴(yán)明紀(jì)律。從而形成責(zé)任心強(qiáng)、效率高、服務(wù)周到的管理機(jī)制，為教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

（二）提高教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

1.愛崗敬業(yè)

愛崗敬業(yè)就是熱愛自己的本職工作，對(duì)待工作有一種恭敬嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度。愛崗敬業(yè)作為最基本的職業(yè)道德規(guī)范，是對(duì)人們工作態(tài)度的一種普遍要求。作為一名專職或兼職檔案人員，首先要具備愛崗敬業(yè)的精神。其次要鉆研業(yè)務(wù)、深刻理解、不斷創(chuàng)新。抱著對(duì)歷史負(fù)責(zé)任的態(tài)度，科學(xué)地、規(guī)范地辦理好每一份文件每一個(gè)材料。

2.提高教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

對(duì)一個(gè)檔案人員來說，不僅要有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，同時(shí)要具有過硬的專業(yè)知識(shí)及實(shí)踐操作能力。要學(xué)習(xí)相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，具有一定的寫作能力、協(xié)調(diào)能力和數(shù)字化管理能力。要善于理論聯(lián)系實(shí)際，在實(shí)際工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、增強(qiáng)創(chuàng)新能力。要經(jīng)常參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且向其他院校學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗(yàn)。

四、總結(jié)

總之，學(xué)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重視，兼職檔案人員應(yīng)參加崗位培訓(xùn)或由檔案專業(yè)老師指導(dǎo)，要在專職檔案人員的指導(dǎo)下收集、整理材料。學(xué)院要把教學(xué)檔案管理逐步納入教學(xué)工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入教學(xué)管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)教學(xué)檔案管理工作。

作者：閆瑞鳳 單位：內(nèi)蒙古電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院

第二篇

一、深入解放思想，創(chuàng)新管理理念

1.抓學(xué)院特色檔案和精品檔案的建設(shè)

寧夏大學(xué)政法學(xué)院收集歸檔的《中國(guó)當(dāng)代回族文化研究叢書》，這套叢書是政法學(xué)院孫振玉教授主持的“211”工程建設(shè)項(xiàng)目，是課題組成員深入到全國(guó)各地，通過田野調(diào)查，獲得原始數(shù)據(jù)，然后整理出版的一套叢書。這套叢書的出版對(duì)弘揚(yáng)少數(shù)民族文化具有一定的社會(huì)影響力，也是研究少數(shù)民族歷史的寶貴資料，該文獻(xiàn)資料成為我院特色精品檔案的典范；又如政法學(xué)院開展的“教風(fēng)、學(xué)風(fēng)建設(shè)月”活動(dòng)檔案。“教風(fēng)、學(xué)風(fēng)建設(shè)月”活動(dòng)是學(xué)院結(jié)合期中教學(xué)檢查開展的一項(xiàng)系列活動(dòng)，這項(xiàng)活動(dòng)已舉辦四屆。主要包括公開課、青年教師教學(xué)技能比賽、各項(xiàng)教學(xué)檔案的檢查、學(xué)生座談會(huì)、好導(dǎo)師、好老師的評(píng)選以及學(xué)生開展的各項(xiàng)技能比賽等。我們檔案管理人員對(duì)該活動(dòng)進(jìn)行全程跟蹤并收集整理出一套特色檔案，這套檔案圖文并茂，生動(dòng)活潑，記錄了整個(gè)教學(xué)活動(dòng)的全過程，對(duì)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量的提升有了很大的促進(jìn)作用。

2.緊緊圍繞建設(shè)高水平大學(xué)的奮斗目標(biāo)，把目光投向?qū)W院高級(jí)別課題檔案的建設(shè)

為了更好地提供利用，我們根據(jù)不同級(jí)別科研課題分別建檔。另外，為了增強(qiáng)教師的主人翁意識(shí)，我院讓每位教師自己給自己建立科研檔案，教師科研檔案包括教師基本信息、教學(xué)情況、發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、出版的著作、服務(wù)地方、服務(wù)社會(huì)等方面，這個(gè)檔案可為學(xué)院教學(xué)、科研提供高效的服務(wù)。

3.以各級(jí)各類創(chuàng)新項(xiàng)目為依托，加強(qiáng)大學(xué)生科技創(chuàng)新檔案的建設(shè)

為提高學(xué)生的實(shí)踐能力和創(chuàng)新能力，培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)新意識(shí)和團(tuán)隊(duì)精神，鼓勵(lì)學(xué)生積極參加各級(jí)各類科技創(chuàng)新活動(dòng)。近五年來，寧夏大學(xué)政法學(xué)院立項(xiàng)的各級(jí)各類大學(xué)生科技創(chuàng)新項(xiàng)目101項(xiàng)。學(xué)院從學(xué)生科技創(chuàng)新項(xiàng)目的申請(qǐng)、答辯、立項(xiàng)、中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收、創(chuàng)新成果等方面入手，進(jìn)行材料的收集和整理，尤其是對(duì)授予省部級(jí)及以上獎(jiǎng)勵(lì)的大學(xué)生科技創(chuàng)新成果，如學(xué)生發(fā)表論文、學(xué)生發(fā)表的作品等方面信息進(jìn)行收集、整理后歸檔，這為今后學(xué)生的科技創(chuàng)新提供了寶貴的參考資料。

4.抓學(xué)院重大事項(xiàng)活動(dòng)檔案建設(shè)

如寧夏大學(xué)政法學(xué)院2012年新增專業(yè)社會(huì)學(xué)系成立，為此，學(xué)院不僅抓新專業(yè)申報(bào)材料、論證材料、教育部批準(zhǔn)材料等文字材料的收集、歸檔，而且加大對(duì)新專業(yè)圖片資料的收集歸檔，用圖片資料加強(qiáng)對(duì)新專業(yè)的宣傳力度。

5.強(qiáng)化對(duì)學(xué)院舉辦或承辦的學(xué)術(shù)講座、學(xué)術(shù)會(huì)議等資源的影、音資料的收集和整理，為教學(xué)科研提供豐富的電子資源庫(kù)。

二、完善管理制度，使教學(xué)檔案管理更加規(guī)范化、制度化

1.嚴(yán)格實(shí)行教學(xué)檔案管理的“三納入”“、四同步”原則

在教學(xué)檔案管理過程中，寧夏大學(xué)政法學(xué)院從教學(xué)檔案管理的實(shí)際出發(fā)，依照國(guó)家教委頒布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的相關(guān)要求，對(duì)教學(xué)檔案材料進(jìn)行了科學(xué)分類、組卷、統(tǒng)一編制檔號(hào)、編制教學(xué)檔案目錄，并按檔號(hào)排架，入庫(kù)保管。在教學(xué)檔案的收集、整理過程中，嚴(yán)格按照教學(xué)檔案管理的“三納入”“、四同步”原則，進(jìn)行教學(xué)檔案管理。“三納入”即教學(xué)檔案管理納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入各級(jí)檔案管理人員崗位職責(zé)，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一“；四同步”即檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步；下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；評(píng)審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；畢業(yè)生材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明材料同步。通過“三納入”和“四同步”使教學(xué)檔案原始材料在有序的過程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準(zhǔn)確性和完整性。

2.全員化的檔案建設(shè)網(wǎng)絡(luò)與管理模式

實(shí)行檔案全員化管理，有效提升教學(xué)檔案的收集質(zhì)量和效率。寧夏大學(xué)政法學(xué)院分別對(duì)學(xué)院、教學(xué)科研辦公室、各系和所有教師各自承擔(dān)的角色都進(jìn)行了明確的定位，其中教學(xué)科研辦公室是“領(lǐng)導(dǎo)的助手和聯(lián)系各系主任和教師的橋梁”，各系主任“是聯(lián)系各系教師的紐帶”，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)是“教學(xué)檔案管理的總指揮”。具體做法是：教科辦事先將各系檔案盒設(shè)置好，并將每位教師本學(xué)期所上課程，應(yīng)交教學(xué)材料打印好目錄，教師于開學(xué)、期中、期末分批將應(yīng)交材料放入檔案盒中，并在所交材料下面簽字，教科辦負(fù)責(zé)檢查驗(yàn)收各類教學(xué)、科研材料，對(duì)學(xué)院學(xué)生材料的收集、整理和歸檔，并將教師和各系的教學(xué)、科研材料進(jìn)行歸檔。各系主任負(fù)責(zé)期中教學(xué)檢查材料、畢業(yè)論文、聽課表、實(shí)習(xí)安排等材料的檢查驗(yàn)收，并于期末交教科辦統(tǒng)一整理歸檔。主管院長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)教科辦、各系和教師所交材料進(jìn)行跟蹤監(jiān)督檢查。

3.建立檔案管理的激勵(lì)機(jī)制

建立學(xué)院教學(xué)檔案的檢查、評(píng)比和獎(jiǎng)懲制度。如在教師教學(xué)技能比賽中，教學(xué)檔案占比賽成績(jī)15%，每缺一項(xiàng)，都減去相應(yīng)的分?jǐn)?shù)。在教師職稱評(píng)定、各種獎(jiǎng)項(xiàng)評(píng)定中采用一票否決制，讓教師從思想上重視自己在教學(xué)過程中所產(chǎn)生的檔案，使教學(xué)檔案資料的收集整理、分類歸檔、借閱移交、信息傳遞等方面都有章可循、有據(jù)可依。

三、創(chuàng)新管理手段，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)方法

為了適應(yīng)學(xué)院快速發(fā)展的需要，政法學(xué)院根據(jù)人才培養(yǎng)計(jì)劃，將所有課程根據(jù)不同專業(yè)分別按通識(shí)課、專業(yè)必修課、專業(yè)選修課等錄入計(jì)算機(jī)，然后將每門課學(xué)分、學(xué)時(shí)、任課教師等信息輸入計(jì)算機(jī)，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。2010年建成了“新驅(qū)動(dòng)電子題庫(kù)系統(tǒng)”，主要包括電子題庫(kù)系統(tǒng)、教學(xué)工作量核算系統(tǒng)和附件資料庫(kù)系統(tǒng)，并投入使用。目前學(xué)院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、辦公自動(dòng)化、課件設(shè)計(jì)等課程已形成試題庫(kù)，每學(xué)期末任課教師從試題庫(kù)抽題，形成試卷，即可在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行考試，學(xué)生考試完畢，將答好的試卷提交即可，客觀性試題由計(jì)算機(jī)自動(dòng)閱卷，并可進(jìn)行試卷復(fù)查。該系統(tǒng)現(xiàn)已使用四個(gè)學(xué)期，使用方法簡(jiǎn)單、快捷，可操作性強(qiáng)。同時(shí)利用教學(xué)工作量核算系統(tǒng)進(jìn)行教學(xué)工作量核算，核算方法簡(jiǎn)便、快捷，核算的工作量準(zhǔn)確、無誤，并且可以將數(shù)據(jù)保存在服務(wù)器上，比較安全，不容易丟失，可為老師提供快捷的服務(wù)。附件資料庫(kù)是供學(xué)院所有教師使用的，每個(gè)老師一個(gè)密碼，進(jìn)入系統(tǒng)后，可以上傳資料，如教學(xué)日歷、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、輔導(dǎo)答疑等材料，填寫完成后，上傳到附件庫(kù)即可，學(xué)院管理員打開系統(tǒng)即可看到，也可打印，既節(jié)約了成本，也提高了工作效率，充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量大、處理速度快、輸出形式多樣的強(qiáng)大功能，使檔案信息服務(wù)更完善、更便捷。豐富了檔案載體的形式，使教學(xué)檔案材料的收藏實(shí)現(xiàn)由單一到多元并存的轉(zhuǎn)變。

四、應(yīng)用“數(shù)據(jù)采礦”，全面提升教學(xué)檔案管理水平和層次

為了能夠?qū)W(xué)院發(fā)生的材料及時(shí)收集、整理歸檔，在檔案信息的收集過程中，政法學(xué)院充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行“數(shù)據(jù)采礦”。具體做法是，根據(jù)學(xué)院需求，把體現(xiàn)學(xué)院特色的有價(jià)值的資料進(jìn)行采集，建立特色檔案和精品檔案，加大了圖片檔案、錄音、錄像檔案的收集力度，突出學(xué)院教學(xué)檔案的亮點(diǎn)，拓寬了檔案載體的門類，提升了學(xué)院教學(xué)、科研檔案的質(zhì)量。

五、總結(jié)

總之，隨著我校的快速發(fā)展，學(xué)院教學(xué)檔案管理越來越顯示出了它的重要性，并在學(xué)院的發(fā)展中發(fā)揮更加重要的作用。這就要求教學(xué)檔案管理人員要根據(jù)學(xué)院實(shí)際需求，創(chuàng)新教學(xué)檔案管理的理論和實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)學(xué)院教學(xué)檔案管理的制度化、規(guī)范化和信息化。充分應(yīng)用高校現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，對(duì)文字、聲音、圖像等各種形式的信息統(tǒng)一進(jìn)行處理、存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)同一事物的多種形式表現(xiàn)，從而改變傳統(tǒng)的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現(xiàn)方式，將更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給用戶，讓“死檔案”變成“活資源”，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息，切實(shí)提升學(xué)院教學(xué)檔案的管理水平，更好地為學(xué)院各項(xiàng)工作的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

作者：武玲娥 單位：寧夏大學(xué)政法學(xué)院

第三篇

一、教學(xué)檔案的收集

一是要加強(qiáng)各方面的溝通，保證收集渠道的暢通；二是要遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律，做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合，定期收集和日常收集相結(jié)合，集中收集和查漏補(bǔ)缺相結(jié)合，確保收集的材料系統(tǒng)、準(zhǔn)確、齊全。例如，在按照教學(xué)檔案歸檔范圍廣泛收集的同時(shí)，要重視對(duì)體現(xiàn)教學(xué)特色的名師教學(xué)材料、體現(xiàn)辦學(xué)特色的實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)材料、重要教學(xué)影像材料、多媒體教學(xué)材料等進(jìn)行重點(diǎn)收集；在每學(xué)期末進(jìn)行定期收集的同時(shí)，要重視在日常教學(xué)管理過程中專項(xiàng)工作結(jié)束時(shí)，如新生登記、教學(xué)檢查評(píng)比、教學(xué)改革等材料及時(shí)進(jìn)行收集；在教學(xué)檔案利用、移交時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)缺漏，補(bǔ)齊材料。

二、教學(xué)檔案的整理

教學(xué)檔案整理就是通過分類、組合、排列、編號(hào)、編目等工作程序，以“件”為單位，將處于雜亂無章的材料進(jìn)行條理化、系統(tǒng)化，組成有序體系的過程。它是教學(xué)檔案管理各工作環(huán)節(jié)中的重點(diǎn)。教學(xué)檔案整理工作不僅是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作。做好這項(xiàng)工作，一方面要對(duì)本校的教學(xué)主旨、教學(xué)管理制度、教學(xué)組織過程、教學(xué)活動(dòng)流程等情況有全面、清晰、準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)和把握，了解其形成規(guī)律，清楚其產(chǎn)生過程，明白各材料之間的有機(jī)聯(lián)系，明確歸檔范圍，從而確保教學(xué)檔案材料能夠客觀真實(shí)地反映教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)的全過程，反映教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量；另一方面要熟練掌握教學(xué)檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，確保教學(xué)檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性。教學(xué)文件材料只有經(jīng)過了嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、細(xì)心的整理，才能為教學(xué)管理提供高質(zhì)量的服務(wù)。

三、教學(xué)檔案的管理方式與利用

1.分級(jí)管理和分類管理相結(jié)合，是目前職業(yè)技術(shù)院校教學(xué)檔案管理采用的普遍方式

分級(jí)管理，就是根據(jù)行政管理層次的劃分，在綜合檔案室統(tǒng)一管理的情況下，在教務(wù)處設(shè)立教學(xué)檔案管理部門，對(duì)教學(xué)檔案實(shí)行校、處兩級(jí)管理。綜合檔案室制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和實(shí)施細(xì)則，對(duì)教學(xué)檔案的立卷歸檔原則、歸檔要求、歸檔范圍、保管期限及歸檔流程等做出明確的規(guī)定。凡是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐過程中形成的對(duì)工作有永久或長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料，由文件形成單位立卷整理后，定期向綜合檔案室移交。綜合檔案室集中統(tǒng)一、分門別類進(jìn)行保管和利用。凡是教務(wù)處及各專業(yè)系（部）在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)教務(wù)處、各專業(yè)系（部）工作有保存價(jià)值的文件材料，由教務(wù)處集中統(tǒng)一保管和利用。

分類管理，就是根據(jù)檔案管理對(duì)象的特點(diǎn)，將教學(xué)檔案分門別類進(jìn)行管理，一般分為以下幾類：一是綜合管理類，主要包括上級(jí)主管教育部門下發(fā)的指導(dǎo)性、指令性文件，教育教學(xué)工作規(guī)劃、總結(jié)，教學(xué)質(zhì)量評(píng)估材料，規(guī)章制度，會(huì)議記錄，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；二是學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類，主要包括專業(yè)設(shè)置、學(xué)科及專業(yè)建設(shè)論證審定材料，實(shí)驗(yàn)室、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)場(chǎng)建設(shè)材料等；三是招生與就業(yè)類，主要包括招生計(jì)劃、總結(jié)，新生錄取材料及新生名冊(cè)，畢業(yè)生就業(yè)去向統(tǒng)計(jì)、就業(yè)總結(jié)，畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料等；四是學(xué)生學(xué)籍類，主要包括在校生花名冊(cè)、學(xué)籍變更材料、學(xué)生成績(jī)總冊(cè)、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料等；五是課堂教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)類，主要包括各專業(yè)教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃，各級(jí)各類教育教學(xué)評(píng)比、競(jìng)賽材料，實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)計(jì)劃、總結(jié)等；六是教材建設(shè)，主要包括自編、主編的教材及教學(xué)參考書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、習(xí)題集等。

從教務(wù)處教學(xué)檔案管理看，主要是各專業(yè)學(xué)期授課計(jì)劃、教學(xué)工作進(jìn)程安排、課程安排、教師任課安排、教案、評(píng)教評(píng)學(xué)材料，教師工作量登記、試卷及分析等。處級(jí)教學(xué)檔案可不分類，按條目進(jìn)行管理。采用分級(jí)管理與分類管理相結(jié)合的管理模式，不僅有利于教學(xué)檔案的利用，而且緩解了案卷數(shù)量增加對(duì)檔案庫(kù)房的壓力，優(yōu)化了檔案的室藏內(nèi)容。

2.網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)管理，是職業(yè)技術(shù)院校教學(xué)檔案管理的發(fā)展方向

隨著人們對(duì)檔案利用需求的不斷增加，以及信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，以服務(wù)為目的的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)教學(xué)檔案管理模式，已勢(shì)在必行。比如，檔案管理系統(tǒng)、成績(jī)管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)的建立，不僅提高了工作效率，節(jié)約了人力物力，同時(shí)，也建立起了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，拓寬了教學(xué)檔案的服務(wù)渠道，提高了教學(xué)檔案的利用廣度、深度和利用效率。管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展，給檔案管理者提出了更高的思想要求、檔案業(yè)務(wù)能力要求、掌握利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的要求。

作者：郭桂玲 單位：石家莊鐵路運(yùn)輸學(xué)校