一、固定資產(chǎn)投資項目的主要特點
1.項目檔案管理專業(yè)性強，檔案文件材料整理要求高
固定資產(chǎn)投資項目的主要內(nèi)容是基本建設工程，包括儀器設備的采購、引進，非標設備儀器的研制。建設項目是一項復雜的系統(tǒng)工程，項目檔案是在建設項目立項、設計、施工、設備采購、安裝、竣工驗收等一系列專業(yè)活動過程中形成的，內(nèi)容涉及專業(yè)較多，形成的載體也呈多樣化，有紙質(zhì)、聲像、電子文件等，這就要求檔案管理人員要熟悉項目的運行過程，了解項目建設的內(nèi)容，根據(jù)不同階段不同內(nèi)容、按其不同的專業(yè)，采用不同的方法進行文件材料的歸類、整理和組卷。
2.項目檔案價值高，保存利用意義大
項目檔案是建設過程中形成的真實的歷史記錄，是一種不可再生的寶貴資源，也是企業(yè)發(fā)展的重要物質(zhì)基礎。項目檔案不僅在資政維權過程中能夠發(fā)揮鎖定證據(jù)、驗證效果的作用，更是企業(yè)保障研制、投產(chǎn)運行、使用維修、管理、評估等工作的重要依據(jù)，做好項目檔案管理，確保檔案的完整意義重大。
二、對建設項目實施全過程管理的措施
1.建章立制，規(guī)范管理
及時做好項目檔案文件材料的收集工作，需要依靠所有參建單位、相關部門及人員的協(xié)調(diào)合作，同時還需要通過完善各項規(guī)章制度規(guī)范各項工作的運行和操作。一是建立合同管理制度。在簽訂勘察設計委托、工程施工招標、設備制造采購等合同時，在合同條款中應將當事雙方就文件形成、收集與管理的職責及要求加以描述，明確各自的責任，便于監(jiān)督和管理。二是建立項目檔案管理制度。依據(jù)上級部門頒發(fā)的關于固定資產(chǎn)投資項目檔案管理規(guī)范和有關檔案管理的法律法規(guī)，結合本單位項目管理實際情況，制定本單位項目檔案管理制度，將項目檔案管理工作納入項目建設管理程序中，與項目建設同步，建立切合實際的項目檔案管理體制和工作程序，加強對項目檔案管理工作的領導，保證項目檔案管理工作的順利開展。
2.緊抓源頭，控制過程
固定資產(chǎn)投資項目從立項、設計、施工直到竣工，建設周期較長，企業(yè)從項目立項審批、開工后就應組建項目管理領導小組，由企業(yè)主管項目建設工作的廠(院、所)領導擔任組長，檔案部門和項目管理部門的領導擔任副組長，該小組主要職能是負責項目建設和項目檔案工作的管理、組織及協(xié)調(diào)，從源頭抓起，著重做好項目檔案的全過程管理。
(1)項目前期策劃階段。在項目前期立項時，應把項目檔案歸檔工作列入企業(yè)年度工作計劃一同下達，并實施考核。檔案管理人員應從項目立項起就開始介入，并全過程參與。要針對項目建設周期、節(jié)點等情況制定檔案工作計劃，同時建立項目檔案管理人員網(wǎng)絡，對項目檔案的歸檔范圍及工作要求進行事先交底，同時開展檔案業(yè)務指導和培訓，提高他們的檔案意識和業(yè)務水平，從源頭抓起，避免項目檔案管理工作脫節(jié)和滯后。
(2)項目過程控制階段。項目檔案工作與建設進度同步，應掌握項目建設進度情況，檔案部門要參加項目建設工作協(xié)調(diào)會，參加設備開箱、項目驗收等工作。在檢查落實建設項目實施的過程中，檢查落實檔案管理工作的情況。在過程檢查時，發(fā)現(xiàn)問題應及時予以糾正和整改，避免項目檔案在竣工驗收時“突擊”收集、整理“補課”的弊端。
(3)項目竣工檢查階段。著重對竣工檔案進行嚴格檢查，第一，按歸檔范圍檢查各階段各專業(yè)檔案內(nèi)容是否齊全；第二，檢查項目檔案與項目建設內(nèi)容是否一致，歸檔文件材料中有關責任人的簽章手續(xù)是否有遺漏、是否匹配；第三，檢查歸檔文件材料是否為原件，歸檔文件材料質(zhì)量是否符合檔案管理要求；第四，整理、分類和目錄編制是否規(guī)范。從項目檔案完整性、準確性、系統(tǒng)性三方面進行系統(tǒng)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，以保證項目檔案的質(zhì)量，做好項目檔案的末端控制。
三、加強學習，提高技能
隨著計算機和網(wǎng)絡技術的應用，檔案載體的多樣化和檔案管理要求的不斷提升，對檔案工作者的素質(zhì)要求也提到了一定的高度。檔案工作者要與時俱進，加強學習，更新知識，提高業(yè)務技能，掌握項目檔案工作要求，具備對歸檔文件材料完整性和準確性的判別能力，杜絕被動接收歸檔的現(xiàn)象，提高歸檔案卷質(zhì)量，確保項目檔案完整、準確、系統(tǒng)。加強項目檔案管理是確保項目檔案質(zhì)量的重要手段，我們要運用有效的措施和手段，實施項目檔案全程管理，確保項目檔案的完整，最大限度地發(fā)揮項目檔案的價值，為企業(yè)科研、生產(chǎn)和管理服務。
作者：謝美鳳 單位：中船第九設計研究院工程有限公司