1及時轉變二級教學管理理念

我國高職院校很大一部分是中職升格組成的,然而在他們完成形式轉變的同時,管理手段卻仍然延續過去中職校的教學管理模式。以往的教學管理體制強調計劃性和一致性,忽視了各個系部具體的專業教學要求和各系部主動性、創造性的發揮,院校一級管理部門過分注重權威,對教學管理工作管理全面,權力未充分下放,強調布置任務,整天忙于事務性工作;而二級管理部門僅僅是任務執行者,責大權小,只能被動地執行一級管理部門布置的事務性工作,應接不暇,缺乏以服務為中心的高職院校二級教學管理意識,缺乏主動性和創新性,如此狀況容易造成兩者相互推諉扯皮,缺乏合作意識。這種傳統教學管理理念顯然不能完全符合高職教育教學管理的需求。因此,必須把教學管理理念由原來的中專學校一級教學管理理念徹底轉變為高職院系二級教學管理理念,明確院系二級教學管理的應用模式。院級教學管理部門應當實行分權管理,權力下放,自己行使宏觀管理權,將集中的權利相對地分散,合理分配。同時,要轉變職能,由過去的過程型管理轉向目標型管理,提高系部教學管理靈活性、自主性和創新性,增強管理服務意識。系部則需將以往院級布置的教學目標具體和細化,同時強調過程的管理和落實,形成學院統籌協調、系部管理為主的院系二級管理新模式。

2建立健全科學化、規范化教學管理制度

高職教學管理工作包括了教學計劃制定與落實、成績管理、學籍管理、師資管理、考試安排與管理、選課管理、教材管理、教學檔案管理、教學基本建設管理等十多個方面的內容,內容龐雜,工作量大[2]。如果沒有系統性、且行之有效的規章制度,就不可能使得系部人、財、物得到合理配置,共同為教學管理目標服務,教務管理工作也不可能達到科學化、現代化、規范化。然而目前高職校教學管理制度的形成多是自下而上,缺乏科學的論證過程,多數是以現有的制度為藍本,或借鑒其他高校成型的經驗和制度文件,然后稍加修改,就形成了自己學校的教務管理制度,但事實上并不適應各所學校自身辦學條件,或是不能滿足學院內系部的不同需求,往往在制度與制度之間或制度本身在運行中的某個環節中出現問題。以筆者所在學院為例,近兩年開始開展院級選修課教學工作,但是工作開展伊始并未出臺相應選修課管理制度,使得此項工作一度混亂,二級教學管理部門執行時無據可依,經過一年多的摸索后一級教學管理部門才初步出臺相應的院級選修課管理制度,使得選修課管理才逐步規范。因而,必須從實際辦學環境出發,在每一關鍵的教學活動環節都構建科學的、經論證后可行的教學管理制度和規范,讓各系部在進行教學管理工作時能有據可依。筆者建議,應隨著教學管理工作的發展,由教務處組織并發起,各系部教學管理人員參與討論,針對一些新出現的教學工作環節,例如院選課、赴臺學生及參軍學生學籍管理等制定具體可行的管理制度規范,同時對于舊的教學管理制度,例如重修管理工作、教學檢查規范等進行及時調整。

3加強科學化意識,提升現代化教學管理手段

在實行院系二級管理體制的前提下,教學管理者要打破思維定勢,解放思想,不斷地增強和提高管理技能,用現代化的科學管理手段指導教務管理工作,不斷學習各種新知識新技能,從而應對教務管理過程中出現的新情況。從筆者所在學院來看,自2002年開發出第一套結合自身辦學特色的教務管理信息系統軟件以來,隨著教學管理手段發生的變化,這套管理系統從基于CS(Client/Server)模式的網絡版發展到基于BS(Brower/Server)模式的WEB版,方便了師生,也大大提高了工作效率。但從全院二級管理的角度出發,一級管理平行部門的溝通欠缺,造成一個系部往往面對著多一級管理部門下達的工作,甚至產生了重復性工作,例如就業辦與教務處先后均下達了畢業生信息核對的工作任務、繼續教育部技能鑒定結果未能與教務信息平臺上學生的證書情況直接掛鉤、教務處作出的學籍處理未及時在財務系統上反映出來等等問題,最終導致各項工作的執行力弱化,工作效率低,甚至表現出機械照搬、相互推諉的態度。因此筆者認為,應當重視起院級部門未考慮到,而系部又無力解決的一些操作性問題,即使是在院系二級管理體制下,一級管理部門也必須增進溝通,同時加強教學管理現代化手段建設,比如將目前的教務信息平臺進一步升級完善,逐步實現教務管理工作的無紙化、信息化和網絡化,以切實提高管理效率。建立現代化的管理信息系統,通過新型的現代化管理手段使得教務管理中教學計劃、教材選用、學籍管理、成績管理、課程表的編排等管理工作均得以有效實現,同時使得各校區教學資源得以共享,讓教務管理人員能夠快速準確地處理相關信息,實現高效有序的教學管理,從而節省大量的人力、物力和財力,使得更多的管理人員參與到深化教育教學改革的實踐中,進一步推進教務管理的科學化、規范化。

4注重院、系兩級教學管理工作者的溝通與協調

從教學管理整體工作來看,實行院系兩級管理體制,將教學管理重心下移,增加了管理層次。從管理學理論來說,管理層次的增加,有可能導致信息傳遞和溝通不暢的問題[3]。因此,只有協解好教學管理過程中產生的各種矛盾,才能真正調動所有人的主動性、積極性,防止由管理矛盾造成內耗,使得學院各方面齊心協力、和諧運作,從而提高工作效率。而教務處作為學院決策的主要引導者,是學院決策者與二級教學系部之間的傳導紐帶,正因為教務管理工作事務性強、內容紛繁復雜,所以溝通和協調顯得尤為重要。而從教學工作人員角度看,作為高校教務管理隊伍中最基層的工作人員———教務處的教務員和系部的教學秘書,其協調職能是十分重要的,尤其是高職院校教學秘書,是院系之間、領導與教師之間、教務處與系部、教師與學生之間的橋梁和紐帶,發揮著承上啟下、溝通左右、傳遞信息和協調關系的重要作用[4]。在日常的教學管理和教學資源調配中,難免會遇到一些沖突和矛盾,這就要求教學秘書靈活應變、積極配合,特別是在教務處與各位教師之間的上傳下達過程中,教學秘書應及時、有效地傳遞信息及利用各種現代化手段,以保證良好、和諧的教學秩序,并營造較好的教學管理氛圍。此外,應該在教務處、系部與系部之間、教師之間,多建立一些溝通渠道,并定期組織一些工作研討和反饋,把日常教學管理工作中發現的問題和解決方案與各系部共享,同時也把系部遇到的一些困難和建議向學院及教務處反映,以達到學院教學管理工作質量的整體提高。

總之,在高職教育高速發展的今天,應當摒棄過時的教學管理理念,與時俱進,不斷深化二級教學管理體制改革,建立健全科學、規范的教學管理制度,轉變教學管理方式,加強科學化意識,提升現代化教學管理手段,加強教學管理隊伍建設,注重學院兩級教學管理工作者的溝通與協調,使院系上下所有人員齊心協力,最大程度地發揮院系二級教學管理作用,為建設示范性高職院校打下夯實基礎。